تنوع در سخنرانی لازم است؛ اما گاهی سخنرانان حق دارند اگر از خسته‌کننده بودن برخی از بخش‌ها برای مخاطبان با وجود تنوعی که در سخنرانی ایجاد می‌کنند گلایه کنند. داده‌ها یکی از همان بخش‌های به شدت خسته‌کننده و یکنواخت است که سخنران را برای مدیریت بحث مستاصل میکند. البته همه این مشکلات نه به خاطر خود سخنران، بلکه به خاطر ذات داده‌ها و آمار و ارقام در سخنرانی است. داده‌ها را نه می‌توان از ساختار سخنرانی حذف کرد و نه می‌توان با استفاده از ترفندهایی مثل طنز در سخنرانی یا صمیمیتی که بداهه‌گویی به دنبال دارد مدیریت کرد. همه چیز باید از روی اطلاعاتی کامل موثق و از پیش تعیین شده روخوانی شوند. با این حال طبق معمول هیچ چیز در سخنرانی و فن بیان بدون راه حل نمانده است و تجربه سخنرانان دیگر چراغ راه ما خواهد بود تا با استفاده از تکنیک‌های ارائه قابل فهم داده‌ها ، این بخش از سخنرانی را از حالت خشک و روتین قبلی خارج کنیم.
برای ارائه قابل فهم داده‌ها در سخنرانی نرم‌افزارهای زیادی وجود دارد. شاید بسیاری از سخنرانان داده‌ها را در برنامه‌هایی نظیر اکسل یا ابزارهای پاورپوینت منظم کنند و برخی نیز از تصاویر آماده حاوی گراف یا جداول استفاده نمایند. هر نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید مهم این شیوه ارائه داده‌ها است؛ طوری که:
- داده‌های ستونی به خوبی توضیح داده شوند
- زیرمجموعه‌ها را در داده‌ها تفسیر کنید
- برای فهم بهتر داده‌ها توضیحات عمیق و بازتری ارائه دهید
- برچسب یا نشانگر را درست نزدیک داده‌ها قرار دهید
- به “چرا” و “چگونه‌ها” که با دیدن گراف، جدول یا هر ابزار دیگری در ذهن مخاطب ایجاد می‌شوند پاسخ مناسبی بدهید
- انرژی شما مکمل بحث هنگام ارائه داده‌ها باشد
بر همین اساس، آموزش امروز دانشگاه زندگی را جهت یادگیری تکنیک‌های ساده ارائه قابل فهم داده‌ها در سخنرانی ترتیب داده‌ایم.
تکنیک‌های کلیدی برای ارائه قابل فهم داده‌ها در سخنرانی
داده‌ها بخش‌های مبهم زیادی دارند. درک مفاهیمی که در قالب داده‌های جدول یا نمودار نمایش داده می‌شوند زمان بیش‌تری می‌طلبد. از طرفی هم هر نمودار یا جدولی به خودی خود قابل فهم نیست و معمولا برای تفسیر آن به راهنما مشخصی نیاز داریم. از آن جا که صحنه سخنرانی و زمانی که برای ارائه سخنرانی در اختیار داریم محدود است پس تفسیر داده‌ها مستقیما بر عهده خود سخنران خواهد بود.
تکنیک‌هایی که در ادامه می‌خوانید کمک می‌کنند تا هم شما و هم مخاطبان تجربه بهتری از آنالیز داده‌ها در طول سخنرانی داشته باشید.
توضیح شفاف ستون و محورهای موجود در نمودار
هیچ یک از نمودارها توضیحات خاصی ندارند. معمولا زیر ستون‌ها متنی نوشته نمی‌شود و نهایتا سخنران با نمایش آن‌ها می‌گوید: در این نمودار مقایسه متغیر A و متغیر B را با هم مشاهده می‌کنید.
اولین نکته این است که سخنران دریابد خیلی از نمودارها و داده‌ها صرفا با دیدن درک نمی‌شوند؛ خصوصا اگر داده‌های ثابت یا استاتیک باشند.
بر حسب داده‌ها و زمان کلی سخنرانی لازم است ستون و داده‌ها تشریح شوند:
- مقادیر و کمیت‌هایی که هر یک از ستون یا خطوط نشان می‌دهند را یادآوری کنیم (مثل نرخ باروری در مقایسه با نرخ امید به زندگی هنگام تولد)
- پیش از شروع توضیحات داستانی درباره این که چرا این دو کمیت را مقایسه کرده‌اید ترتیب دهید (مثل پیشینه جهان سوم و جهان غرب)
- می‌توانید پیش از شروع بررسی، از مخاطبان بخواهید نتیجه مقایسه دو متغیر را پیش‌بینی کنند
زمانی که هر سخنران برای ارائه قابل فهم داده‌ها به این شکل صرف میکند خیلی کم‌تر از چیزی است که فکرش را بکنید. گاهی کم‌تر از یک دقیقه کافی است تا مخاطب درک بهتری از همه داده‌هایی که با آن‌ها رو به رو می‌شود داشته باشد.
برجسته کردن زیرمجموعه داده‌ها
سخنران پیوسته تلاش میکند داده‌های پیچیده‌ای را که ماه‌ها، هفته‌ها یا روزها برای جمع‌آوری و ارائه آن‌ها زحمت کشیده است را توضیح دهد؛ اما مخاطبان همچنان بابت ابهامات موجود گنگ هستند. این روزها دیگر همه سخنرانان به این حقیقت پی برده‌اند که نمی‌توان داده‌ها را ابا جزئیات توصیف کرد؛ اما در عوض می‌توان زیرمجموعه‌ای از آن‌ها را با دقت گزینش نمود:
مثال اول: فرض کنید در حال توضیح آماری از رخدادها، تاریخ‌ها و وقایع میان کشورها در این بازه زمانی هستید. اگر بحث خود را به شکل ارائه کنید در واقع پیش زمینه‌ای برای مخاطب با استفاده از زیرمجموعه‌ها به وجود آوردید:
- سال‌های 1964 تا 2003: کشور ویتنام و ایالات متحده آمریکا
- سال 1960 تا 2003: کشورهای کره جنوبی، اوگاندا و عربستان صعودی
نگاهی عمیق‌تر برای تحلیل عمیق‌تر موضوع
سخنرانان معمولا درگیر سطح ابتدایی از تفاسیر می‌شوند که در نگاه اول به هر نمودار یا جدولی به دست می‌آید. تفاوت زمانی حاصل می‌شود که نگاهی ژورنالیستی به تمام داده‌ها داشته باشیم.
به نمودار زیر دقت کنید. اگر قرار باشد این نمودار را به عنوان تفاوت‌های سطح درآمد مردمان ملل مختلف نشان دهیم چه طور باید توضیحات عمقی خود را ارائه دهیم؟
- مثال اول: مقایسه درآمد و جمعیت از روی نمودار
- مثال دوم: تولید ناخالصی داخلی در مقایسه با نرخ بقا کودکان
برچسب‌گذاری در نزدیک‌ترین مکان به داده‌ها
بسیاری از نمودارهایی که در سخنرانی‌ها ارائه می‌شوند فاقد توضیحات یا برچسب هستند. این امر دو دلیل می‌تواند داشته باشد:
- این که سخنران تصور میکند قادر است توضیحات کامل و جامعی را برای فهم نمودار ارائه کند و از این رو به برچسب نیازی ندارد
- مخاطب با دیدن این برچسب‌ها گمراه می‌شود
این در حالی است که عدم استفاده از برچسب‌ها یا همان تیکت‌های کوچک در کنار نمودارها باعث می‌شود مخاطب مدام چشمانش را به جلو و عقب و چپ و راست ببرد و به دنبال عنوان هر یک از محورها بگردد.
برای ارائه قابل فهم داده‌ها حتما برچسب‌ها را در نزدیک‌ترین موقعیت ممکن به محورها قرار دهید. به علاوه لازم است محتوا داخل برچسب‌ها با آن چه که به صورت کلامی در آن لحظه بیان می‌شود هماهنگی و قرابت داشته باشد.
پاسخ به تمام علامت‌های سوال ذهن مخاطبان با تفسیر نمودار
سخنران به سرعت داده‌ها را مرور میکند و یکی پس از دیگری از اسلایدها گذر می‌نماید. این وسط مخاطب مانده است وهزاران علامت سوالی که با دیدن گراف‌ها در ذهنش به وجود آمده است: چرا این مقدار بالا/پایین/ زوج/ منفی و …شد؟ چرا به این دیتا در این مرحله نیاز داریم؟ و…
مسلما هیچ سخنرانی نمی‌تواند به تمام سوالات تمام مخاطبان خود پاسخ دهد؛ اما با یک آینده‌نگری هوشمندانه می‌توان حین تدوین و انتخاب داده‌ها “چرا” یا “چگونه”های ذهن مخاطبان را پیش‌بنی کرد؛ مثلا:
- چرا ویتنام در ده 1990 با سرعت بیش‌تری رشد کرده است؟
- چرا سیر حرکت چین در نمودارها همواره به سمت راست و بالا بوده است؟
پیش‌بینی سوالات دو مزیت بزرگ برای سخنران دارد:
- این که سخنران توانسته حس کنجکاوری مخاطب را به خوبی ارضا کند؛ در حالی که با همان سرعت همیشگی سخنرانی کرده و هیچ مخاطبی با پرسیدن سوالات احتمالی خود سرعت و روند سخنرانی را مختل نکرده است
- نشان می‌دهد که خود شما به عنوان سخنران برداشت کاملی و بی‌نقصی از موضوع سخنرانی داشته‌اید
ارائه پرانرژی داده‌ها تا لحظه آخر
حرکات و زبان بدن سخنرانی ابزار کمکی خوبی برای ارائه قابل فهم داده‌ها در سخنرانی است؛ مثلا:
- سخنران تا پایان کار به اندازه گراف و محورها دستانش را حرکت دهد و هرگزاز فعالیت متوقف نشود
- نمایش افت و خیرهای نمودار با حرکات دست‌ها در سخنرانی به صورت باز یا بسته
باز هم ممنون جالب بود
بزرگوارید