سالن سخنرانی آماده شده است. یک روز قبل برای تست میکروفون و صدا مراجعه کرده‌اید و احتمال می‌دهید همه چیزهایی که به امکانات صوتی و تصویری سالن مربوط می‌شود بدون مشکل باشند. در طول چند هفته‌ای که قبل از سخنرانی زمان داشتید آمادگی نسبی به دست آورده‌اید. سخنرانی، نطقی طولانی و مفصل است که در حوزه کسب وکار و حرفه شما رقم می‌خورد؛ پس تاثیر زیادی روی آینده شغلی شما خواهد گذاشت. به عنوان یک کسی که سابقه این دست سخنرانی‌ها را دارد به خوبی می‌دانید که ارائه دادن سخنرانی با تکیه بر حافظه برای یک سخنرانی دو سه ساعته کار ساده‌ای نیست. از طرف دیگری هم در استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی تردید دارید؛ چون باور دارید که رسالت یک سخنران روخوانی از روی متن حاضر آماده‌ای نیست. در چنین شرایط انتخاب اصلح چیست؟ به اصول سخنرانی‌های کوتاه‌تر پایبند باشیم و مفهوم سخنرانی را با تکیه بر آن چه که به خاطر مانده است ارائه دهیم یا دست به دامن متن و نوشته‌ها شویم؟
بر خلاف تصور برخی که استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی را از اصل نهی می‌کنند و مخالفت زیادی با این روش دارند، همه انواع سبک‌های سخنرانی با هر روش ارائه‌ای که پیش از این در دانشگاه زندگی خوانده‌اید به یادداشت‌های کوچکی نیاز دارند که سرنخ سخنران برای مدیریت بحث باشند. در سخنرانی‌های کوتاه چند دقیقه‌ای نه، اما حتما شما هم در سخنرانی‌های طولانی‌تر سخنران را دیده‌اید که با یادداشت یا برگه‌های کوچکی روی صحنه می‌رود و شروع به سخنرانی می‌کند.
هر نوع سیستمی که برای استفاده موثر از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی استفاده می‌کنید فرقی ندارد. اصولی که در ادامه می‌خوانید به شما امکان مدیریت همزمان متن، توجه به مخاطبان، استفاده از امکانات بصری و پرداختن به زبان بدن را می‌دهد.
اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی
منظور از یادداشت به هیچ وجه کل متن سخنرانی نیست. یادداشت ویژگی‌های خاص خود را دارد. مثلا حاوی گلچینی از بخش‌های کلیدی است تا سخنران با نیم نگاهی به آن به بیراهه نرود و از مسیر اصلی منحرف نشود.
مزایا استفاده از یادداشت توسط سخنران
استفاده از یادداشت چیزی شبیه به ضمانت است. ضمانتی که هر لحظه شما را در طول سخنرانی بیمه می‌کند. توجه به متن، سخنرانی را از هر لحاظ گارانتی می‌کند و مشکلات فراموش کردن متن سخنرانی را برای همیشه برطرف می‌کند. بنابراین همراه داشتن یک برگه کاغذ به عنوان یادداشت برای سخنران اعتبار می‌‌آورد.
جدا از این اعتبار، همراه داشتن کل متن سخنرانی هر لحظه سخنران را به نگاه کردن به متن و از روی آن خواندن ترغیب می‌کند. مزیت بعدی در استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی، مدیریت بهتر آنها است. با وجود یادداشت‌ها سخنران هرگز بیم جا به جا کردن برگه‌ها و گم کردن خطی که به دنبال آن بود را ندارد. لرزش دست‌ها از استرس یا هول شدن روی صحنه سخنرانی رخدادی طبیعی است که باعث دستپاچه شدن سخنران می‌شود.
تهیه و مدیریت یادداشت‌ها در سخنرانی
برای نوشتن یادداشت‌ها عجله نکنید. نیازی نیست روی هر تکه کاغذ هر یک از نکات را بنویسید. خیلی از اوقات تعداد زیاد یادداشت‌هایی که در برگه‌های کوچک کاغذی نوشته شده‌اند بیش‌تر از کاغذ بزرگ سخنران را دستپاچه می‌کند.
برای تهیه یادداشت و برای هر نوع سخنرانی، سعی کنید کل متن و بخش‌های کلیدی را با توجه به راهنما زیر حداکثر در 5 نوت یا یادداشت جمع‌آوری کنید:
- هر یک از برگه‌ها باید یک طرفه باشد و فقط در یک سمت آن مطلب نوشته شود
- برگه‌ها برای این که به راحتی در دست جا به جا شوند بهتر است در سایر 4 × 6 تهیه شوند
- از پنج کارت، یک کارت به مقدمه و توضیحات مقدماتی مربوط به معرفی سخنران و بحث مورد بحث اختصاص دارد
- روی هر کارت تعداد محدودی کلمه درج می‌شود. کوچک نوشتن کلمات و تلاش برای جای دادن واژه‌های بیش‌تر یادداشت را به کل متن سخنرانی شبیه می‌کند
- سه کارت یا برگه حاوی نکات کلیدی سخنرانی است
- کارت آخر صرفا برای نتیجه‌گیری است
درج مطالب در برگه یا یادداشت‌ها
هر برگه یا کارتی که تهیه می‌کنید تنها حاوی کلمات کلیدی است؛ نه کل یک عبارت یا بحث. کلماتی که از یک پاراگراف انتخاب می‌شوند باید به گونه‌ای باشند که سخنران در صورتی فراموشی متن مربوطه بلافاصله بعد از دیدن آن جمله را به یاد آورد.
یکی از استثناهایی که در درج کلمات کلیدی قابل توجه است نقل قول‌هایی هستند که به صورت مستقیم از منبع مورد نظر باید ذکر شوند. برخی از نقل قول‌ها باید به همان شکلی که ذکر شده‌اند بیان شوند. مثلا اگر قرار باشد یک جمله از زبان رئیس جمهور خطاب به مخاطبان بگویید بهتر است که این جمله بدون کم و کاستی و عینا نقل شود. در چنین مواقعی می‌توان یک کارت یا برگه به کل برگه‌ها اضافه کرد.
نحوه به دست گرفتن یادداشت‌ها در سخنرانی
یادداشت‌ها در سخنرانی چیزی نیستند که لازم باشد توسط سخنران پنهان شود. در واقع اگر سخنران بخواهد همزمان نوت یا یادداشت‌ها را از دید مخاطب مخفی نماید و جوری وانمود کند که کاملا بدون نیاز به متن به موضوع تسلط دارد سردرگم و مضطرب می‌شود.
برخی توصیه می‌کنند زمانی که یادداشت به همراه دارید کم‌تر روی زمین و خارج از صحنه راه بروید؛ چون در این صورت لرزش‌های ناگهانی و ناخواسته بیش‌تر به چشم مخاطب می‌آید.
برای راحتی بیش‌تر سعی کنید در تمرینات برای کسب آمادگی قبل از سخنرانی، یادداشت را در یک دست نگه دارید و از دستی که آزاد است برای زبان بدن بهره بگیرید. به علاوه بهتر است با کشش طبیعی عضلات دست خود کاغذها را نگه دارید و سعی نکنید شکل دست‌ها در حالتی غیرطبیعی باشد؛ چون در این حالت احتمال افتادن یادداشت‌ها وجود دارد و مجبور می‌شوید برای برداشتن آنها خم شوید!
انتخاب کلمات کلیدی با تکنیک “سکانس یادآوری”
تکنیک “سکانس یادآوری”، روشی برای انتخاب کلیدواژه از میان تمام کلماتی است که یک متن دربردارد. در این روش علاوه بر این که یک کلمه می‌تواند نماینده کلمات دیگر باشد به مخاطب کمک می‌کند سکانس اصلی سخنرانی را یک بار دیگر به خاطر آورد.
فرض کنید درباره حوادث قرن و بمباران‌های شیمیایی تاریخ صحبت می‌کنید. اگر کلمه “فوکوشیما” باعث شود مخاطب سریعا به یاد متلاشی شدن نیروگاه هسته ای که به دنبال آن زلزله و سونامی عظیمی در سال 2011 و در ژاپن رخ داد بیفتد پس قطعا فوکوشیما یه سکانس یادآوری مناسب است.
بعد از تهیه کردن کلیدواژه‌ها نوبت به شماره‌گذاری برگه‌ها می‌رسد. هر یک از یادداشت‌ها از یک تا پنج شماره‌گذاری و بر اساس اولویت چینش می‌شوند. کارت‌ها را هر بار قبل از تمرین یک بار زیر و رو کنید و دوباره در ذهن مرور نمایید.
نحوه نوشتار کلمات روی یادداشت‌ها
نوشتار کلمات باید با فونت بزرگ و خوانا باشد. کلماتی که درج می‌کنید اگر انگلیسی هستند با حروف بزرگ نوشته شوند. در صورتی که نورپردازی سالن مانع از این می‌شود که به راحتی متن را بخوانید از خودکارهای خاص یا جوهر قوی برای پرینت متن استفاده کنید.
سخن آخر:
تمرین کافی مانع از دستپاچه و گم کردن کارت‌ها می‌شود. به عنوان مثال اگر درباره جنگ جهانی دوم سخنرانی می‌کنید و کارت اول مربوط به بمباران‌های صورت گرفته در خلال جنگ است حتما می‌دانید که بعد از موضوع مباران اتمی هیروشیما، بمباران اتمی ناکازاکی و فرانسه و تلفات جنگی مطرح می‌شود.