به یاد دارید آخرین سخنرانی یا گفتگویی را که در آن سخنران بدون توجه و در نظر گرفتن زمان مقرر، به حرف زدن ادامه داده است و نسبت به زمان بی اهمیت بوده است؟ از این اتفاق چه حسی داشتید؟ خوشحال بودید که می توانید خیلی بیشتر از دانسته های گوینده استفاده کنید یا از این که با عدم زمانبندی اصولی و وقت ناشناسی مخل برنامه ها و قرارهای دیگر شما بوده است عصبانی شده اید؟ سالن را ترک کردید و سخنران را به حال خود گذاشتید یا این که با خودخوری فراوان برای به پایان رسیدن سخنرانی لحظه شماری نمودید؟
وقت تنها منبع ارزشمند حقیقی است که در زندگی به سرعت برق و باد می گذرد، جایگزینی ندارد و به محض از دست رفتن، برای همیشه از دست می رود! اطراف ما آدم هایی وجود دارند که حتی صدم های ثانیه هم در زندگی روزمره آن ها تاثیرگذاری دارد و برای تک تک لحظات برنامه ریزی می کنند. اگر قرار باشد به خاطر حضور آن ها در یک سخنرانی، برنامه هایی که با دقت برای تک تک این ثانیه ها چیده شده اند تبدیل به بی برنامگی شوند، باز هم مخاطبان ما برای نشستن روی صندلی ها تمایلی از خود نشان می دهند؟
به همین دلایل و هزاران دلیل دیگری که شاید مطرح کردن آن از حوصله بحث ما خارج باشد هر سخنران باید با زمانبندی اصولی پیش برود و به قوانین وقت و وقت شناسی حین سخنرانی پایبند باشد. به همین منظور 5 نکته کلیدی را گردآوری کردیم که احتمالا برای پایان و جمع بندی به موقع بحث ها به دردتان بخورد.
زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی
از خودتان می پرسید این زمانبندی، جا به جا شدن ثانیه ها یا عقب و جلو شدن در حد چند دقیقه مگر چه تاثیری می تواند روی سخنرانی داشته باشد؟ پاسخ ما به این سوال نسبی است؛ اما این نسبت در اغلب موارد وجود دارد و معمولا کیفیت سخنرانی ها به زمانبندی اصولی که توسط سخنران اعمال می شود بستگی دارد.
از این رو در یک سخنرانی، هر سخنران باید:
- تصور کند که همیشه مخاطبان برای رسیدن به قرار ملاقات بعدی خود عجله دارند
- بداند مخاطب همیشه می تواند بر اساس ترجیح های خود، محل را ترک کند
- بداند مخاطب همیشه کاری فوری و اورژانسی برای انجام دادن بعد از زمان مقرر دارد
عواقب عدم پایبندی به زمانبندی های معین شده
معمولا قبل از هر رویدادی، برای هر بخش از قبل زمان بندی صورت می گیرد. به محض این که این زمانبندی به هر دلیلی توسط سخنران رعایت نشود اتفاقات زیر قابل پیش بینی خواهد بود:
- مخاطبان شروع به پچ پچ می کنند و کم کم برای بلند شدن آماده می شوند
- استرس و نگرانی برای دیر رسیدن به قرار ملاقات بعدی در چهره افراد مشخص می شود
- مهم تر از همه کم تر کسی دیگر به سخنران گوش می دهد!
از عادات سخنرانان حرفه ای تنظیم تمام فاکتورهایی است که تا حد امکان از وقوع این اتفاقات ناگوار جلوگیری می کنند.
پایان سخنرانی: زود از موعد یا در موعد مقرر؟
یک قانون نانوشته در سخنرانی وجود دارد و آن استفاده 90 تا 100 درصدی از زمان مشخص شده برای حرف زدن و تبادل اطلاعات توسط سخنران است. به دلیل مشکلاتی که عدم زمانبندی اصولی به دنبال دارد اکثر سخنرانان ترجیح می دهند پیش از موعد مقرر سخنرانی را به پایان برساننند. مثلا تنها از 20 دقیقه یا نیم ساعت یک سخنرانی یک ساعتی استفاده می کنند.
توصیه ما این است بلافاصله بعد از تکمیل شدن 90 درصد سخنرانی کم کم بحث را جمع کنید و برای ختم جلسه آماده شوید.
برای زمانبندی اصولی به 5 نکته زیر دقت کنید:
مطالعه و تسلط کامل به برنامه زمانی سخنرانی
در وضعیتی که همه برای خروج از سالن عجله دارند و به شدت بابت تجاوز از زمان مشخص شده همهمه به وجود آمده دیدن چنین سخنرانی در حال گفتن این جمله کاملا طبیعی به نظر می رسد: فکر می کردم زمان بیشتری در اختیار داشتم!
این مشکل که قطعا بزرگ ترین مشکل در عدم پایبندی به زمانبندی اصولی می باشد ناشی از ضعف رابطه سخنران و برنامه ریزهای جلسه است.
ویرایش متن سخنرانی مطابق زمانبندی
با گذشت از مرحله قبل سد بزرگ تری مقابل سخنران قرار می گیرد که نمی داند با وجود برنامه ریزی و زمانبندی هایی که از قبل صورت گرفته چه طور می تواند این مطالب را ارائه دهد. از یک طرف بحث کنترل سرعت حرف زدن در سخنرانی وجود دارد و از طرف دیگر بار مطالب. به هر حال سخنران نمی داند مثلا برای یک ساعت سخنرانی چه حجم مطالبی را باید آماده سازد.
بدین منظور بد نیست از راهنما مدیریت بحث در گفتگو استفاده کنید و حتما مطالب را پیش از سخنرانی (برای مبتدی ها) مقابل آینه مرور کرده و زمان بگیرید. دقت داشته باشید که در هماهنگ کردن زمان و محتوا باید دو فاکتور مهم را در نظر بگیرید:
- زمان برای سوال و جواب مخاطبان: این که مخاطبان پایان بحث سوال بپرسند
- زمان برای استراحت: زمان استراحت به زمان سخنرانی و نوع گردهمایی ها بستگی دارد. در سخنرانی هایی که فول تایم یا تمام وقت برگزار می شوند حداقل 2 ساعت در روز برای استراحت در نظر گرفته می شود
اجرا و ارائه موثرتر
تا زمانی که تجربه کافی را در سخنرانی کسب نکنید تخمین این که برای 30 دقیقه زمان، چند صفحه متن باید تهیه کنید کمی دشوار است. به همین دلیل توصیه ما موثرتر کردن نوع اجرا (اجرا موثر) برای زمانبندی اصولی می باشد:
ایستاده سخن بگویید و بلند حرف بزنید
در این تله که با آرام حرف زدن یا تکیه کردن به امکانات اسلایدها و کامپیوتر می توانید بنشینید و راحت باشید خود را گرفتار نکنید!
استفاده از مخاطب آزمایشی
حتی یک نفر هم کافی است تا به عنوان مخاطب زنده بتواند درباره ارتباط چشمی موثر در سخنرانی یا سرعت حرف زدن شما نظر بدهد. در نهایت می توانید با گفتن این جمله “آیا سرعت حرف زدن من مناسب شما است؟” بازخوردهای مثبت و امیدبخش در سخنرانی دریافت کنید.
استفاده از لباس مناسب سخنرانی
برای یک سخنران لباس های راحت به همان اندازه ای که تکنیک های کاهش اضطراب در سخنرانی به آرامش بیشتر او کمک می کنند موثر خواهد بود.
شروع سخنرانی در وقت مقرر
اطراف ما پر است از سخنرانانی که آخر سخنرانی با گفتن “فقط 5 دقیقه دیگر” سعی دارند مخاطبان را بیشتر روی صندلی ها نگه دارند اما از طرف دیگر هنگام شروع 10 دقیقه تاخیر داشته اند. درست است؟
سخنرانی را به موقع شروع کنید تا بعدا برای مطالبی که مانده اند وقت کم نیاورید!
اندازه گیری زمان دقیق تر برای سخنرانی
در سخنرانی های 15 دقیقه ای نه؛ اما در سخنرانی های طولانی تر می توان با یک سری از تکنیک ها دقیقا متوجه شد چه میزان از مطالب، چند دقیقه زمان می برد. مثلا اگر شما برای یک سخنرانی 50 دقیقه و از ساعت 12:05 تا 12:55 زمان در اختیار دارید، برنامه زیر می تواند الگو برای تنظیم وقت باشد:
- 12:05: شروع سخنرانی و مقدمه
- 12:15: معرفی موضوع بحث
- 12:30: جزئیات و جمع بندی
- 12:50: استفاده از ابزارهای جانبی نظیر فیلم های مرتبط
- 12:58: سوال و جواب ها
از این زمان بندی به نسبت حجم مطالب و زمان کلی که در اختیارتان قرار می گیرد استفاده کنید.