همه چیز تقریبا برای شروع یک سخنرانی حرفه ای آماده است. لباس شایسته بر تن کرده اید، برنامه غذاییتان از شب گذشته کاملا تحت کنترل بوده است، متن سخنرانی به طور کلی آماده شده است و حتی اگر وقت نداشته اید با استفاده از ترفند های آماده سازی سخنرانی آن را جمع و جور کرده اید تا بتوانید یک سخنرانی درست و درمان را در روز مقرر ارائه دهید. شاید به نظر همه چیز تحت کنترل باشد اما هنوز هم چیزهایی وجود دارد که شما نمی‌توانید آن ها را پیش بینی کنید. کم کم به ساعات شروع جلسه نزدیک می شوید. دیگر وقت سخنرانی فرا رسیده است. شروع به سخنرانی می کنید. با این که تقریبا کهنه کار شده اید اما هنوز هم برای شروع هیجان دارید. تازه گرم صحبت شده اید که ناگهان میکروفون قطع و وصل می شود. بخش مهمی از سخنرانی شما به خاطر قطع و وصلی میکروفون تقریبا از دست رفته است اما این تازه اول ماجرا است! انگار برق های سالن هم قطع شده اند و تهویه از کار افتاده است! شما می مانید و سالن سخنرانی و جمعیتی کم طاقت که تقریبا با این اوضاع پیش آمده سخنرانی را تمام شده می دانند!
در چنین مواقعی چه باید کرد؟ کسی که مشغول سخنرانی است و با برنامه ریزی فراوان قصد داشت فن سخنوری خود را با به رخ بکشد باید جلسه سخنرانی ترک کند و تمام زحمات و هزینه ها نادیده گرفته شود؟
قطعا نه! بخشی از مهارت های سخنوری و سخنرانی مدیریت بحران و حوادث پیش بینی نشده است که از کنترل شما خارج هستند و ممکن است هر لحظه شما را درگیر کنند. از این رو هر سخنران نه فقط به متن سخنرانی و مهارت خود بلکه باید به چیزهایی که در اطراف او و در محل سخنرانی رخ می دهد به صورت کامل توجه داشته باشد.
چک لیستی که در ادامه می خوانید مجموعه ای از مهم ترین مواردی هستند که لازم است حتما در سالن سخنرانی چک شوند. همراه دانشگاه زندگی باشید.
مواردی که باید حتما در سالن سخنرانی چک شوند
اخیرا در یکی از سخنرانی های مهمی که توسط یکی از مقام های عالی رتبه کشور برگزار شد برای لحظاتی قطع برق شد. این قطعی برق همهمه زیادی در سالن سخنرانی ایجاد کرد و تقریبا نظم حاکم مختل شده بود. شاید این سخنرانی و قطع برق برای سخنرانی یک مقام مسئول چندان اهمیتی نداشته باشد و به دلایل مختلفی مثل نقص فنی متوقف شود اما برای یک سخنران تازه کار که قصد دارد با شیوه سخنوری و فن یان خود را مطرح کند این آغاز داستان بی اعتمادی مخاطبان به شما است.
اگر به عنوان یک سخنران باور داشته باشید که هیچ چیز به شانس بستگی ندارد و در صورت بی توجهی همه برنامه ریزی ها از بین می روند آن گاه یک سخنران واقعی هستید. پس کار ها را به دیگران نسپارید و خودتان با چک لیستی که معرفی می کنیم دست به کار شوید:
گنجایش سالن سخنرانی
قبل از هر چیز مدیر برنامه ها باید به سالن سخنرانی و گنجایش آن توجه کند. مدیر برنامه باید لیست مشخصی از افراد مدعو داشته باشد و ظرفیت سالن را با مخاطبانی که پیش بینی می کنید هماهنگ سازد. این هماهنگ سازی از دو جهت حائز اهمیت است:
- سالن کوچک و ایستادن افرادی که برای سخنرانی شما هزینه پرداخت کرده اند جو را متشنج می کند.
- سالن خیلی بزرگ برای ارتباط برقرار کردن با جمعیتی که به صورت پراکنده می نشینند مناسب نیست.
موقعیت درب سالن
درب سالن باید استاندارد باشد. قطعا در سالن های بزرگ تر به محل درب ورودی و خروجی به خوبی توجه می شود. کسانی که وارد سالن می شوند قطعا باید از بالا و رو به رو سخنران ظاهر شوند. این موضوع به جهت ورود و خروج افراد ما بین سخنرانی و یا احیانا ورود مخاطبانی که دیرتر به جلسه رسیده اند ضروری است. این به خودی خود نوعی مدیریت بحران در زمان های قطعی برق یا بروز هر گونه حوادث غیرمترقبه در سالن می باشد.
موقعیت صندلی ها
سالن سخنرانی باید شکل هندسی معقولی داشته باشد. برخی از سالن ها درازای زیاد و عرض کم تری دارند. موقعیت صندلی ها هم اهمیت زیادی دارد. معمولا صندلی ها باید با ارتفاع متفاوتی از هم قرار بگیرند. نصب بنر و تجهیزات سالن هم نباید مزاحمتی برای مخاطبان ایجاد کند.
آرامش سالن
محیطی که برای سخنرانی انتخاب می شود باید در عین بزرگی و توجه به تعداد مخاطبان موقعیت ساکن و آرام داشته باشد. اگر محل برگزاری سخنرانی در ساختمانی است که همزمان چند سخنرانی دیگر در آن برگزار می شود باید به این موضوع توجه کنید که تداخل سخنرانی ها مزاحمتی ایجاد نکند.
معمولا در سخنرانی های کوچک تری که در هتل ها و سالن های غیراختصاصی برگزار می شوند باید این نکته را در نظر داشت. به سر و صدای بیرونی هم توجه داشته باشید. صدای ترافیک و همهمه دیگران در خارج از سالن سخنرانی مشکل ساز می شود.
تجهیزات سالن
اگر قرار است از کامپیوتر شخصی خود استفاده کنید حتما اتصالات و تجهیزات موجود را باید چک کنید. سخنرانی های خیلی بزرگ تر نیاز به تجهیزات ایمنی هم دارند. غیر از این موارد برق اضطراری در سالن های سخنرانی ضروری است. در سخنرانی بهتر است به آب و هوا هم توجه داشته باشید. مثلا در فصل گرما به خاطر استفاده بیش تر از تجهیزات تهویه هوا امکان قطعی برق بیش تری وجود دارد.
میکروفون و سیستم صدا
یکی از مسائلی که برای خود سخنران دردسر ساز می شود بی توجهی عواملی است که مسئول تجهیز سالن هستند. به یاد داشته باشید که بالاترین کیفیت صدا را در هیچ سالنی تجربه نخواهید کرد. از این رو باید با کمک کارشناسان از کیفیت سیستم صدا اطمینان پیدا کنید.
نوردهی صحنه
محل اصلی ایستادن شما جایگاه یا استیج است. در این محل هرگز نباید نور مستقیمی به چشمان شما بتابد. در سخنرانی های معمولی و غیررسمی بهتر است محل ایستادن شما با استفاده از فلاش نور کاملا روشن شود و باقی سالن تا پایان سخنرانی تاریک بماند.
با این که این روش باعث افزایش اعتماد به نفس سخنران حین سخنرانی می شود اما دیدن مخاطبان هر از چند گاهی برای خود سخنران خوب است.
بررسی سایر موارد موجود روی صحنه
معمولا در استیج مواردی مثل سیم برق، سیم تجهیزات، گل و دستگاه‌های مدیریت نور سالن دیده می‌شود. بررسی این موارد و محل قرارگیری آن‌ها روی صحنه از سایر مواردی است که باید در سالن سخنرانی بدان توجه شود.
تریبون سالن
اگر از آن دسته سخنرانان وابسته به تریبون هستید و تریبون به شما قدرت بیش تری در سخنرانی می دهد حتما از آن استفاده کنید. اما قبل از هر چیز مواردی مثل ارتفاع، تابش نور سالن به این بخش و محل قرارگیری میکروفون را در تریبون بررسی کنید. با استفاده از تریبون امکان مطالعه یادداشت هم ساده تر می شود و مجبور نیستید حتما نکات خاص را به خاطر بسپارید.
با ما همفکری کنید
با پیش بینی این موارد تا حدودی آینده نگر شده اید و حداقل می دانید که بسیاری از موارد ضروری را پیش از سخنرانی چک کرده اید. مطمئن باشید با رعایت این نکات احتمالا از تمام حوادثی که در سخنرانی ممکن است رخ دهد در امان می مانید. با این حال دعوت می کنیم شما هم چک لیست خود را قبل از سخنرانی تهیه کنید و موارد اساسی آن را با ما در میان بگذارید.