همیشه اولین‌ها حرف اول را می‌زنند و به این اولین‌ها هستند که موجب شکل‌گیری تصویر ذهنی اطرافیان از ما می‌شوند. اگر سخنرانی را یک دیدار گروهی در نظر بگیریم که خیلی از اوقات برای بسیاری از شرکت‌کنندگان این دیدار، دیدار اول با سخنران است قطعا ملاقات اول مهم‌تر از هر ملاقات دیگر خواهد بود. پیش از شروع سخنرانی اگرچه بخش زیادی از مخاطبان در ارتباط با پیشینه سخنران تحقیق می‌کنند اما تنها این خود سخنران یا مجری سخنرانی است که می‌توانند اولین چشم‌انداز از سخنرانی و سبک سخنرانی یک سخنران را ترسیم کنند. این رو نحوه معرفی سخنران، چه توسط خود سخنران باشد و چه قرار باشد فرد دیگری از سخنران دعوت کند، هنگام نوشتن متن سخنرانی اهمیت می‌یابد.
معرفی سخنران از آن بخش‌های لحظه آخری است که معمولا نادیده گرفته می‌شود. خیلی وقت‌ها برای معرفی سخنران متنی از پیش آماده نمی‌شود و اگر هم متنی وجود داشته باشد حاوی جملات و کلمات تکراری است که در عمل اطلاعاتی به دانسته‌های مخاطب اضافه نمی‌کند. اما بد نیست بدانید که معرفی سخنران به تنهایی یعنی طی کردن یکی از پله‌های دشوار سخنرانی که می‌تواند بار مسئولیت سخنران را حین سخنرانی سبک کند. اصلا به واسطه نحوه معرفی سخنران است که اولین رشته‌های اعتماد نسبت به سخنرانی که اولین بار می‌بینیم شکل می‌گیرد.
چه متن سخنرانی را خودتان تنظیم می‌کنید و خودتان هم ارائه می‌دهد و چه سخنران توسط فرد دیگری به مخاطبان معرفی می‌شود نکاتی که در ادامه می‌خوانید برای پیشبرد سخنرانی ضروری است.
نحوه معرفی سخنران هنگام نوشتن متن سخنرانی
خیلی از اوقات سخنرانی صرفا جلسه معارفه است. مثل معارفه کارمندان در اولین روز ریاست یا معارفه با دانشجویان در اولین روز سال تحصیلی که هر کدام به خودی خود ساختار سخنرانی دارند. اصلا به همین دلیل است که گاهی لازم است سخنران به طراحی سخنرانی برای معرفی خود بپردازد و در اولین دیدار خود با مخاطبان بهترین خاطره را در ذهن آن‌ها ثبت کند.
آن چه از تحلیل فن بیان سخنرانان بزرگی مثل فن بیان آبراهام لینکلن عاید ما می‌شود این است که اکثر آن‌ها از روش‌های نامحسوسی برای معرفی خود و شروع سخنرانی استفاده کرده‌اند. روش‌هایی که در ادامه می‌خوانید برداشتی آزاد از سبک و نحوه معرفی سخنران در سخنرانی‌های بزرگ دنیا است.
برای معرفی خود به سوالات سه‌گانه پاسخ دهید!
وقتی که قرار باشد پیش از شروع سخنرانی، سخنران و سوابق او معرفی شوند اولین هدف تهیه متنی است که مخاطبان از شنیدن آن هیجان‌زده و حتی غافلگیر شوند. بدین منظور قبل از هر چیز باید به سوالات سه‌گانه زیر پاسخ دهید:
- موضوع سخنرانی چیست؟
- چرا این موضوع برای مخاطبان حاضر در سخنرانی مهم شده است؟
- سخنران چه طور استحقاق ارائه این سخنرانی را پیدا کرده است؟
توجه به این سه سوال و پاسخ به آن‌ها هنگام معرفی سخنران انگیزه مخاطبان را برای توجه به سخنرانی بیش‌تر می‌کند.
برای معرفی خود به اندازه کافی تمرین کنید!
همان طور که گفته شد گاهی خود سخنران است که به معرفی سوابق خود می‌پردازد و گاهی هم فرد دیگری وظیفه معرفی سخنران را بر عهده می‌گیرد. هر کدام که باشد فرقی ندارد؛ نحوه معرفی سخنران مهم است و نمی‌توان با این ادعا که “معرفی کردن تمرین نمی‌خواهد” یا “معرفی کردن بخش مهمی نیست و باقی سخنرانی مهم‌تر است” این بخش را نادیده گرفت.
در کنار یک شروع قدرتمند و انگیزشی در سخنرانی هیچ چیز به اندازه یک معرفی مختصر اما جامع و آگاهی‌بخش نمی‌تواند مسیر یک سخنرانی را تغییر دهد. سر سری عبور کردن از این بخش و دست کم گرفتن آن اعتبار سخنران را تضعیف می‌کند.
برای معرفی خود، ترجیحا به حفظیاتتان تکیه کنید
هر چند که استفاده استادانه و حرفه‌ای از یادداشت‌ها را در سخنرانی حتی به سخنرانان توصیه می‌کنیم اما اگر برای معرفی خود به حفظیاتتان تکیه کنید خیلی بهتر است. به طور کلی بخش معرفی سخنران بیش‌تر شبیه یک توصیه‌نامه یا تضمین‌نامه برای مخاطبان است. چه بهتر که این توصیه‌نامه را بدون استفاده از کاغذ و یادداشت و با تکیه بر حافظه خودتان ارائه دهید.
در معرفی خود، مثبت و مشتاقانه عمل کنید
رفتار و حالات یک سخنران سرنخی برای مخاطب است تا از همان حالات و رفتار الهام گرفته و مشابه با آن رفتار کند. اگر خود شما به عنوان سخنران نسبت به موضوع مشتاق و مثبت‌اندیش باشید مخاطب هم همین حالت را دنبال می‌کند. کلمات، تُن صدا، نحوه ایستادن، حرکات دست در سخنرانی و تماس چشمی همه و همه باید این اشتیاق را از سخنران به مخاطب منتقل کنند. شما چه طور از مشتاق بودن خود مطمئن می‌شوید؟
برای معرفی سخنران، سخنران را کاملا بشناسید!
گاهی ممکن است شما فقط نقش تهیه‌کننده یک متن سخنرانی را داشته باشید و در این متن بخواهید معرفی‌نامه مختصری از سخنران را بگنجانید. خود شما به عنوان اولین مخاطب باید برای شناخت سخنران در تهیه و نگارش متن سخنرانی مشتاق باشید. اولین قدم پرس‌وجو و سپس جستجو در گوگل برای مشاهده سوابق و پیشینه آن فرد است.
اشتباهات تلفظ را هنگام معرفی سخنران به حداقل برسانید
اگر شما معرف سخنران در یک سخنرانی هستید و قرار است بعد از معرفی وی، او را روی صحنه دعوت کنید بدترین اتفاقی که ممکن است رخ دهد تلفظ اشتباه نام سخنران و عنوان سخنرانی می‌باشد.
در معرفی سخنران دقیق عمل کنید
نوشتن متن سخنرانی برای معرفی سخنران کار دشواری است. در تهیه متن دقت داشته باشید مبادا سخنران مجبور باشد بعد از خوانده شدن سوابق، به اصطلاح اشتباهات بپردازد.
در معرفی خود، عنوان سخنرانی را هرگز تغییر ندهید!
عنوان سخنرانی یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی است که قطعا برای تنظیم آن وقت زیادی صرف شده است. بسیاری از سخنرانان روی عناوین سخنرانی و مطرح کردن موضوع آن دقیق و حساس هستند. هر واژه‌ای که در عنوان سخنرانی به کار برده شده حاصل بازی با کلمات می‌باشد و قطعا استراتژی مشخصی پشت آن وجود داشته است. تحت هیچ شرایطی و زمانی که مشغول معرفی خود یا معرفی سخنران هستید عنوان سخنرانی را تغییر ندهید.
هنگام معرفی خود از ذکر جزئیات سخنرانی خودداری کنید!
گاهی بیش از حد پرداختن به موضوع سخنرانی هنگام معارفه باعث می‌شود بخش‌های اصلی سخنرانی مثل قسمت‌های جذاب آن فاش شود و بدین ترتیب جذابیت خود را برای مخاطب از دست دهند. بلافاصله بعد از معرفی خود، می‌توانید به معرفی سرفصل‌ها بپردازید.
در معرفی خود، به ذکر سوابق مرتبط با سخنرانی بپردازید
یکی از اشتباهات رایج در سخنرانی و هنگام معرفی سخنران، پرداختن به ویژگی‌های غالبا بیوگرافیک به عنوان سوابق می‌باشد. اطلاعاتی نظیر سن، محل تحصیل، مدرک تحصیلی و…که به موضوع مورد بحث در سخنرانی ارتباطی ندارد و برای مخاطبان نیز مدرک قابل‌توجهی نیستند.
فرض کنید قرار است اطلاعاتی درباره سوابق خود در سخنرانی با موضوع تحول در کسب وکار ارائه دهید. سوابق کاری مرتبط با موضوع در این سخنرانی می‌تواند اطلاعاتی نظیر سابقه فعالیت شما در یک صنف مشخص، دستاوردهای شما به عنوان نوآوری در کسب وکار و احیانا کتاب‌هایی باشد که در این مدت از شما چاپ شده اند.