نوشته‌ها

انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

مروری بر انواع مقیاس زمانی برای یک سخنرانی به یادماندنی

تا به حال به ارتباط بین گذر ثانیه ها و سخنرانی هایتان توجه کرده اید؟ در ظاهر قضیه شما هستید و مخاطبانتان که لحظه به لحظه در حال ارتباط گرفتن با یکدیگر، هم کلامی و گپ و گفت هستید. کلمات تبدیل به جملات می شوند و لحظه ها کم کم به دقیقه و ساعت نزدیک می شوند. اما عمر اثرگذاری این ارتباط چه قدر است؟ چند روز؟ چند هفته؟ به سال می رسد؟ همین میزان اثرگذاری تبدیل به یکی از شاخصه های کیفی سخنرانی سخنرانان شده است و آن را تحت عنوان “انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی” تحلیل و بررسی می کنند.

مقیاس زمانی در سخنرانی را می توان مثل مکالمه های روزمره ای که با دیگران دارید و تاثیرگذاری آن روی خودتان، ارزیابی کنید. مثلا تا چه حد تحت تاثیر سخنان استاد خود قرار گرفته اید؟ این تاثیرگذاری طولانی مدت بوده یا عمر آن تنها چند ساعت بوده است؟ سخنران برای این که طول تاثیرگذاری سخنانش فراتر از ساعت ها باشد چه می کند؟ خود شما برای این که بازه زمانی را که شنونده شما را به خاطر دارد و از همچنان تحت تاثیرتان باقی می ماند را چه طور تعیین می کنید؟

همه این سوالات بهانه ای شد تا نگاهی به مسئله جدید و قابل بحث انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی داشته باشیم. همراه با دانشگاه زندگی بمانید.

انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

سرعت متداول و رایج حرف زدن در حدود ۱۵۰ کلمه در هر دقیقه است. این نسبت را اگر بخواهیم به ثانیه تبدیل کنیم چیزی در حدود ۲٫۵ کلمه در هر ثانیه خواهد بود. این آمار نشان می دهد که وقفه یا مکث در سخنرانی ما بین هر کلمه تنها یک صدم ثانیه است و این زمان باید با کنترل سرعت صحبت کردن در سخنرانی تعدیل گردد.

 انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

در یک دهم ثانیه، تمام درک مثبت یا منفی مخاطب از شما شکل می گیرد. همین مدت زمان کوتاه برای برقراری یک ارتباط صمیمی و گرم و یا یک ارتباط تملق آمیز و مصنوعی کفایت می کند. ادراک مخاطب از شما می تواند چهره ای باشد که عدم صداقت از آن می بارد و یا صدایی رسا باشد که حقایق را بازگو می نماید.

 انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

مقیاس اول: تک ثانیه ابتدایی

زمانبندی و وقت شناسی در سخنرانی حرف اول را می زند. بخشی از این زمانبندی به وقفه ها یا مکث هایی اختصاص دارد که شما به کار می برید. وقفه هایی در حدود یک ثانیه و در حد یک ویرگول، تا وقفه های طولانی تر که گاه آزاردهنده می شود.

دشمن خونی این وقفه ها همان کلمات پرکننده، تکه کلام ها و اِ گفتن ها در سخنرانی می باشد که عادت خیلی از ما شده است. هر کسی کلمه خاصی را در این زمان به کار می برد. هر چه که باشد نشانگر سردرگمی و تشویش ذهنی سخنران است. البته این وقفه ها تا حدودی قابل قبول است. مثلا شنونده درک می کند که شما برای تعویض اسلایدها به زمان نیاز دارید. هر چه قدر که نظم و انسجام مطالب و اسلایدها بیشتر باشد این زمان کم تر خواهد شد. این یک ثانیه ها احتمالا حضور ذهن مخاطب را بر هم نمی زند و می توان توقع یک ارتباط مستقیم و یکپارچه را داشت.

 انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

مقیاس دوم: ده ثانیه ای

ارتباط چشمی موثر زمانی به وجود می آید که شما به جمعیت خیره شوید و به دنبال پیدا کردن یک مخاطب همراه بگردید. سپس وقتی که او را پیدا کردید ده ثانیه نگاهتان را روی او نگه دارید و در این مدت دو جمله مختصر را بازگو کنید. ارتباطی که از این کم تر باشد هم به نظر غیرصمیمی است و هم منجر به اثرگذاری روی مخاطبانی که نگاه هایشان به نگاه شما گره خورده است نمی شود. در مقابل نگاهی که طولانی تر باشد مخاطب را خسته می کند.

بنابراین در مقیاس زمانی دوم، در طول ده ثانیه باید بتوانید پیام اصلیتان را به مخاطب انتقال دهید.اما چه جملاتی را در این ده ثانیه انتخاب و بازگو کنیم؟

 انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

پیشنهاد ما گلچین کردن جملات نابی که حاوی پیام اصلی هستند می باشد. این جملات می توانند یک نقل قول ویژه باشند یا پیام کلیدی بحث را به شکلی به یادماندنی بازگو کنند.

مقیاس سوم: یک دقیقه ای

یک دقیقه یکی از بهترین انواع مقیاس زمانی سخنرانی برای ایجاد تاثیرگذاری روی مخاطب است. اگر سخنران یک دقیقه زمان در اختیار داشته باشد و بخواهد با این یک دقیقه، سخنرانی به یادماندنی داشته باشد احتمالا بتواند داستان سرایی کند!

داستان های یک دقیقه ای زیادی را می توان روایت کرد. از روایت خرید کردن شما در صبح یک روز ابری در یکی از خیابان های شهر تا تنشی که بین شما و راننده در ترافیک خیابان های تهران به وجود آمده است. اما چرا یک دقیقه؟

تجربه نشان داده است همین یک دقیقه برای انتقال احساسات بدون هرگونه نقد و نظرات اضافی کفایت می کند. به زبان دیگر سخنران می تواند در یک دقیقه یک داستان را جمع بندی کند؛ بدون این که مخاطب بخواهد با اظهار نظر خود بحث را به درازا بکشاند. اگر در ابتدا سخنرانی قرار دارید همین یک دقیقه می تواند برای معرفی خودتان به مخاطب کفایت کند؛ بدون این که آن ها را خسته کرده باشید.

مقیاس چهارم: ده دقیقه ای

ده دقیقه برای خیلی از شنوندگان، بالاتر از این است که بتوان بدان لقب سخنرانی کوتاه را نسبت داد؛ اما قطعا کم تر از آن است که بتوان طی آن یک مطلب را به تفصیل بررسی کرد، نتیجه گیری نمود و بعد از آن به پرسش و پاسخ با مخاطبان پرداخت. بنابراین اگر قصد دارید در یک سخنرانی ده دقیقه ای باید با برنامه ریزی از قبل عمل کنید. احتمالا دو روش زیر برای سخنرانی ۱۰ دقیقه ای به شما کمک خواهد کرد:

  1. سخنرانی به سبک Ignite که سخنران را از شاخ و برگ دادن اضافی به مطلب باز می دارد ( چون اسلایدها با ترتیب قبلی و به صورت خودکار عبور می کنند)
  2. سخنرانی به سبک همایش های TED. در این سبک سخنرانی، هر فرد تنها ۱۸ دقیقه برای ارائه اطلاعاتش زمان دارد.

 انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

مقیاس پنجم: یک ساعته

یک ساعت، طول طبیعی و منطقی یک سخنرانی به سبک سمینارهایی است که اکنون در نقاط مختلف دنیا در حال برگزاری است. در مقایسه با انواع مقیاس زمانی دیگری که بررسی شد، سخنران در یک ساعت می تواند خیلی عمیق تر و گسترده تر به یک موضوع خاص بپردازد. در عین حال زمان هم برای پرسش و پاسخ بدون نگرانی از کمبود وقت فراهم است.

در توصیف سخنرانی هایی که قرار است در یک ساعت تاثیرگذاری لازم را داشته باشند آمده است: یک ساعت هم برای مخاطبان بی قراری که تاب نسشتن طولانی روی صندلی ها را ندارند مناسب است، اما برای آن دسته از سخنرانانی که مقیاس زمانی یک تا ده دقیقه جوابگو اهداف آن ها نیست.

 انواع مقیاس زمانی در سخنرانی عمومی

مقیاس ششم: ده ساعته

سخنرانی های ده ساعته در زمره سمینارهای یک روزه قرار می گیرند. یک برنامه کامل و فشرده با کنفرانس های متعدد. در این نوع سخنرانی و سخنرانی های یک تا هفت روزه، سخنان سخنران باید از ویژگی “فراخوانی به واکنش” برای مخاطب برخوردار باشد. لذا تاثیرگذاری شما باید طی برنامه ای مدون و در چند روز صورت گیرد. سخنرانی های یک روزه، بهترین نوع سخنرانی برای دریافت بازخوردهای واقعی از مخاطبان و ایجاد فضای انتقادی در سخنرانی خواهد بود.

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

۵ نکته برای زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

به یاد دارید آخرین سخنرانی یا گفتگویی را که در آن سخنران بدون توجه و در نظر گرفتن زمان مقرر، به حرف زدن ادامه داده است و نسبت به زمان بی اهمیت بوده است؟ از این اتفاق چه حسی داشتید؟ خوشحال بودید که می توانید خیلی بیشتر از دانسته های گوینده استفاده کنید یا از این که با عدم زمانبندی اصولی و وقت ناشناسی مخل برنامه ها و قرارهای دیگر شما بوده است عصبانی شده اید؟ سالن را ترک کردید و سخنران را به حال خود گذاشتید یا این که با خودخوری فراوان برای به پایان رسیدن سخنرانی لحظه شماری نمودید؟

وقت تنها منبع ارزشمند حقیقی است که در زندگی به سرعت برق و باد می گذرد، جایگزینی ندارد و به محض از دست رفتن، برای همیشه از دست می رود!  اطراف ما آدم هایی وجود دارند که حتی صدم های ثانیه هم در زندگی روزمره آن ها تاثیرگذاری دارد و برای تک تک لحظات برنامه ریزی می کنند. اگر قرار باشد به خاطر حضور آن ها در یک سخنرانی، برنامه هایی که با دقت برای تک تک این ثانیه ها چیده شده اند تبدیل به بی برنامگی شوند، باز هم مخاطبان ما برای نشستن روی صندلی ها تمایلی از خود نشان می دهند؟

به همین دلایل و هزاران دلیل دیگری که شاید مطرح کردن آن از حوصله بحث ما خارج باشد هر سخنران باید با زمانبندی اصولی پیش برود و به قوانین وقت و وقت شناسی حین سخنرانی پایبند باشد. به همین منظور ۵ نکته کلیدی را گردآوری کردیم که احتمالا برای پایان و جمع بندی به موقع بحث ها به دردتان بخورد.

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

از خودتان می پرسید این زمانبندی، جا به جا شدن ثانیه ها یا عقب و جلو شدن در حد چند دقیقه مگر چه تاثیری می تواند روی سخنرانی داشته باشد؟ پاسخ ما به این سوال نسبی است؛ اما این نسبت در اغلب موارد وجود دارد و معمولا کیفیت سخنرانی ها به زمانبندی اصولی که توسط سخنران اعمال می شود بستگی دارد.

از این رو در یک سخنرانی، هر سخنران باید:

  • تصور کند که همیشه مخاطبان برای رسیدن به قرار ملاقات بعدی خود عجله دارند
  • بداند مخاطب همیشه می تواند بر اساس ترجیح های خود، محل را ترک کند
  • بداند مخاطب همیشه کاری فوری و اورژانسی برای انجام دادن بعد از زمان مقرر دارد

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

عواقب عدم پایبندی به زمانبندی های معین شده

معمولا قبل از هر رویدادی، برای هر بخش از قبل زمان بندی صورت می گیرد. به محض این که این زمانبندی به هر دلیلی توسط سخنران رعایت نشود اتفاقات زیر قابل پیش بینی خواهد بود:

  • مخاطبان شروع به پچ پچ می کنند و کم کم برای بلند شدن آماده می شوند
  • استرس و نگرانی برای دیر  رسیدن به قرار ملاقات بعدی در چهره افراد مشخص می شود
  • مهم تر از همه کم تر کسی دیگر به سخنران گوش می دهد!

از عادات سخنرانان حرفه ای تنظیم تمام فاکتورهایی است که تا حد امکان از وقوع این اتفاقات ناگوار جلوگیری می کنند.

پایان سخنرانی: زود از موعد یا در موعد مقرر؟

یک قانون نانوشته در سخنرانی وجود دارد و آن استفاده ۹۰ تا ۱۰۰ درصدی از زمان مشخص شده برای حرف زدن و تبادل اطلاعات توسط سخنران است. به دلیل مشکلاتی که عدم زمانبندی اصولی به دنبال دارد اکثر سخنرانان ترجیح می دهند پیش از موعد مقرر سخنرانی را به پایان برساننند. مثلا تنها از ۲۰ دقیقه یا نیم ساعت یک سخنرانی یک ساعتی استفاده می کنند.

توصیه ما این است بلافاصله بعد از تکمیل شدن ۹۰ درصد سخنرانی کم کم بحث را جمع کنید و برای ختم جلسه آماده شوید.

برای زمانبندی اصولی به ۵ نکته زیر دقت کنید:

مطالعه و تسلط کامل به برنامه زمانی سخنرانی

در وضعیتی که همه برای خروج از سالن عجله دارند و به شدت بابت تجاوز از زمان مشخص شده همهمه به وجود آمده دیدن چنین سخنرانی در حال گفتن این جمله کاملا طبیعی به نظر می رسد: فکر می کردم زمان بیشتری در اختیار داشتم!

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

این مشکل که قطعا بزرگ ترین مشکل در عدم پایبندی به زمانبندی اصولی می باشد ناشی از ضعف رابطه سخنران و برنامه ریزهای جلسه است.

ویرایش متن سخنرانی مطابق زمانبندی

با گذشت از مرحله قبل سد بزرگ تری مقابل سخنران قرار می گیرد که نمی داند با وجود برنامه ریزی و زمانبندی هایی که از قبل صورت گرفته چه طور می تواند این مطالب را ارائه دهد. از یک طرف بحث کنترل سرعت حرف زدن در سخنرانی وجود دارد و از طرف دیگر بار مطالب. به هر حال سخنران نمی داند مثلا برای یک ساعت سخنرانی چه حجم مطالبی را باید آماده سازد.

بدین منظور بد نیست از راهنما مدیریت بحث در گفتگو استفاده کنید و حتما مطالب را پیش از سخنرانی (برای مبتدی ها) مقابل آینه مرور کرده و زمان بگیرید. دقت داشته باشید که در هماهنگ کردن زمان و محتوا باید دو فاکتور مهم را در نظر بگیرید:

  1. زمان برای سوال و جواب مخاطبان: این که مخاطبان پایان بحث سوال بپرسند
  2. زمان برای استراحت: زمان استراحت به زمان سخنرانی و نوع گردهمایی ها بستگی دارد. در سخنرانی هایی که فول تایم یا تمام وقت برگزار می شوند حداقل ۲ ساعت در روز برای استراحت در نظر گرفته می شود

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

اجرا و ارائه موثرتر

تا زمانی که تجربه کافی را در سخنرانی کسب نکنید تخمین این که برای ۳۰ دقیقه زمان، چند صفحه متن باید تهیه کنید کمی دشوار است. به همین دلیل توصیه ما موثرتر کردن نوع اجرا (اجرا موثر) برای زمانبندی اصولی می باشد:

ایستاده سخن بگویید و بلند حرف بزنید

در این تله که با آرام حرف زدن یا تکیه کردن به امکانات اسلایدها و کامپیوتر می توانید بنشینید و راحت باشید خود را گرفتار نکنید!

استفاده از مخاطب آزمایشی

حتی یک نفر هم کافی است تا به عنوان مخاطب زنده بتواند درباره ارتباط چشمی موثر در سخنرانی یا سرعت حرف زدن شما نظر بدهد. در نهایت می توانید با گفتن این جمله “آیا سرعت حرف زدن من مناسب شما است؟” بازخوردهای مثبت و امیدبخش در سخنرانی دریافت کنید.

استفاده از لباس مناسب سخنرانی

برای یک سخنران لباس های راحت به همان اندازه ای که تکنیک های کاهش اضطراب در سخنرانی به آرامش بیشتر او کمک می کنند موثر خواهد بود.

شروع سخنرانی در وقت مقرر

اطراف ما پر است از سخنرانانی که آخر سخنرانی با گفتن “فقط ۵ دقیقه دیگر” سعی دارند مخاطبان را بیشتر روی صندلی ها نگه دارند اما از طرف دیگر هنگام شروع ۱۰ دقیقه تاخیر داشته اند. درست است؟

سخنرانی را به موقع شروع کنید تا بعدا برای مطالبی که مانده اند وقت کم نیاورید!

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

اندازه گیری زمان دقیق تر برای سخنرانی

در سخنرانی های ۱۵ دقیقه ای نه؛ اما در سخنرانی های طولانی تر می توان با یک سری از تکنیک ها دقیقا متوجه شد چه میزان از مطالب، چند دقیقه زمان می برد. مثلا اگر شما برای یک سخنرانی ۵۰ دقیقه و از ساعت ۱۲:۰۵ تا ۱۲:۵۵ زمان در اختیار دارید، برنامه زیر می تواند الگو برای تنظیم وقت باشد:

  • ۱۲:۰۵: شروع سخنرانی و مقدمه
  • ۱۲:۱۵: معرفی موضوع بحث
  • ۱۲:۳۰: جزئیات و جمع بندی
  • ۱۲:۵۰: استفاده از ابزارهای جانبی نظیر فیلم های مرتبط
  • ۱۲:۵۸: سوال و جواب ها

از این زمان بندی به نسبت حجم مطالب و زمان کلی که در اختیارتان قرار می گیرد استفاده کنید.