نوشته‌ها

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

مروری بر کتاب اسلاید: شناسی برای طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

اگر بخش‌های بصری هسته اصلی و مرکزی یک سخنرانی نباشند، بدون شک از بخش‌های جداناشدنی و غیرقابل انکار یک نطق موفق هستند که در نبود آن‌ها قطعا یکی از پایه‌های سه پایه سخنرانی می‌لنگد! در گذشته تا کنون اسلایدها به عنوان بخشی حیاتی برای تحت تاثیر قرار دادن مخاطب شناخته می‌شدند و همیشه این جلوه‌های بصری و غیرمتنی هر سخنرانی بوده که انگیزه بینندگان را برای گوش فرا دادن به سخنران بیش‌تر کرده است. اگرچه اسلایدها یکی از بخش‌های دلپذیر برای مخاطبان بوده‌اند ولی به همان نسبت طراحی حرفه‌ای پاورپوینت و مدیریت بخش‌های بصری برای خود سخنران مشکل‌آفرین، رعب‌آور و پر از دلشوره  است.

به جز مسئله سلیقه، خلاقیت و خوش‌فکری خود سخنران، پشت صحنه امر پر ماجرا طراحی اسلایدهای سخنرانی در واقع هنر یا علمی است که به صورت دقیق و حساب شده به تحلیل بخش‌های مختلف یک پاورپوینت و سایر ملحقات آن در طول ارائه می‌پردازد.

کتاب اسلاید: شناسی یک منبع متنی کامل و کلاسیک برای یادگیری مهارت‌های ارائه یک سخنرانی، با تمرکز ویژه بر بخش بصری آن است. احتمالا مطالعه و مرور این منبع خارجی زبان برای بسیاری از سخنرانان غیرممکن و یا وقت‌گیر باشد. به همین منظور تصمیم گرفتیم بعد از مرور مختصری بر این کتاب، خلاصه‌ای از نکات کلیدی آن را برای طراحی حرفه‌ای پاورپوینت با شما به اشتراک بگذاریم.

 اصول طراحی حرفه‌ای پاورپوینت در کتاب اسلاید: شناسی

تمام بخش‌های طراحی و ارائه یک پاورپوینت مطابق با آن چه که در کتاب اسلاید: شناسی می‌خوانیم عبارتند از:

  • طراحی اسلایدهای جدید
  • ایده‌پردازی پیش از طراحی اسلایدها
  • ایجاد نمودارها
  • نمایش داده‌ها
  • طراحی اسلایدها به سبک طراحان حرفه‌ای
  • استفاده از عنصر بصری از جمله رنگ‌ها، تنظیم پس‌زمینه و متون
  • تنظیم حرکت اسلایدها
  • ارائه حرفه‌ای اسلایدها

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

۷ عنصر ضروری در طراحی و ارائه پاورپوینت‌ها

اگر بخواهیم بخش‌های مختلف این کتاب را در کنار هم بگذاریم و از ساختار آن نتیجه‌گیری کنیم، برای طراحی حرفه‌ای پاورپوینت به نتایج زیر دست می‌یابیم:

لزوم داستان‌سرایی و عدم قرار دادن متن داستان در اسلایدها

هر یک از داستان‌ها یا نقل قول‌ها در سخنرانی یک نکته کلیدی هستند که می‌توانند در انتها بحث حاصل شوند. نحوه صحیح سخنرانی با پاورپوینت این است که عناوین را در نظر بگیریم و هیچ متن اضافی را وارد اسلایدها نکنیم.

رعایت فروتنی در روایت اسلایدها

در طراحی حرفه‌ای پاورپوینت، بخش دیگری که باید در نظر داشته باشیم استایل روایت مطالب است. به صورت معمول در طول سخنرانی، این که از خودمان یک قهرمان یا نابغه بسازیم یا سعی کنیم خود را مثل یک ستاره مطرح کنیم به ندرت جواب می‌دهد.

روایت توام با خشوع و فروتنی در طول یک طرح، یک پروژه یا یک سخنرانی آموزشی احساس نزدیکی و صمیمیت بیش‌تری بین سخنران و مخاطبان ایجاد می‌کند.

طراحی سخاوتمندانه اسلایدها

یکی دیگر از عناصری که شاید هرگز بدان توجه نکرده باشید سخاوت در طراحی اسلایدها است؛ خصوصا وقتی که امکان به اشتراک گذاری یا استفاده مخاطبان از اسلایدها بعد از سخنرانی وجود دارد. مخاطبانی که رو به رو شما هستند توقع دیدن هر آن چیزی را دارند که به نفع آن‌ها تمام می‌شود؛ نه چیزهایی که برای خودتان و تبلیغ کسب وکارتان است.

با توجه به همین نکته، از این پس مطالب را با دست و دل‌بازی بیش‌تری در اسلایدها بگنجانید. در برخی از موارد، بخشی از اسلایدها توسط سخنران خالی می‌ماند تا با تعامل و مشارکت خود مخاطب تکمیل شود. اگرچه این ترفند برای جذب همکاری شنوندگان مفید به نظر می‌رسد اما مثل این است که بخشی از دانسته‌های خود را از مخاطبان دریغ کرده‌اید. از این رو:

  • هرگز پر کردن هیچ اسلایدی را بر عهده مخاطبانتان نگذارید
  • هیچ سوالی که در طول سخنرانی برای دیگران به وجود آمده است را بی‌جواب نگذارید
  • مانع مخاطبان برای عکسبرداری از اسلایدها نشوید

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

صداقت در طراحی اسلایدها

یکی از بخش‌های کلیدی این کتاب که منحصرا به طراحی حرفه‌ای پاورپوینت می‌پردازد، صداقت نویسنده در نوشتار آن است. مطابق با این کتاب، هر سخنران برای طراحی فوق‌حرفه‌ای و اختصاصی یک سخنرانی یک ساعته با حدود ۳۰ اسلاید، به ۳۶ ساعت تلاش وقفه‌دار نیازمند است. اما چرا این قدر طولانی؟

مطابق با آن چه که در راهنما کامل انتخاب و تنظیم تعداد اسلایدها در سخنرانی گفته شد هر سخنران برای جذب اعتماد مخاطبان خود ملزم به رعایت صداقت است. استخراج داده‌ها از منابع مختلف، ویرایش تصاویری که می‌خواهند به صورت اختصاصی در اسلایدهای شما قرار گیرند و تنظیم بخش‌هایی از یک فیلم آموزشی یا گزارشی به زمان زیادی نیاز دارد. اگر قرار باشد با مخاطبان خود صادق باشید قطعا به این صداقت در طراحی اسلایدها نیز نیاز دارید.

لزوم برقراری ارتباط فرد به فرد با اسلایدها

یکی از اهداف طراحی اسلایدها، تحکیم و تعمیق ارتباط فرد به فردی است که در طول سخنرانی با مخاطبان به وجود می‌آید. فرض کنید قرار است یک پاورپوینت نسبت به اقدامات ماه اخیر در حوزه کاری خود تهیه کنید. چنین پاورپوینتی برای ارتباط فرد به فرد قطعا به بخشی به عنوان مستندات نیاز دارد که صحت مطالب شما را تصدیق کند، به تصاویر تازه و اختصاصی نیاز دارد که توسط خود شما طراحی شده است و دیدگاه شما را در ارتباط با هر موضوع بیان کند.

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

زیبایی اسلایدها

در طراحی حرفه‌ای پاورپوینت آن چه که کم کم رنگ می‌بازد موضوع سخنرانی است. در واقع وقتی که از نرم‌افزارهایی نظیر پاورپوینت یا پرزی در سخنرانی استفاده می‎شود عواملی چون توجه به فرایندهای ارائه، استفاده مؤثر از ابزار طراحی پاورپوینت و وفادار بودن به یک سبک ثابت هستند که به گوینده ارزش می‌دهند.

از این رو باید به زیبایی اسلایدها به عنوان رکن اساسی در طراحی پاورپوینت دقت داشت و به نکات زیر نیز توجه کرد:

  • تم یا زمینه‌های پیش‌فرض پاورپوینت پاسخگو هر نیازی نیستند، تنوع کمی دارند و ساختارهای منعطفی ندارند
  • فونت های پیش فرض Calibri و Cambria برای هر گونه پس‌زمینه‌ای مناسب نیستند. در انتخاب فونت‌ها به سبک سخنرانی باید توجه کرد
  • به ترازبندی عناصر داخل هر صفحه دقت کنید. به صورت چشمی می‌توان اشیا داخل هر اسلاید نظیر اشکال را تراز کرد اما بهتر است مدیریت این ترازبندی را به خود پاورپوینت سپرد
  • برش تصاویر را برای زیبایی اسلایدها تغییر دهید. یکی از بخش‌های کلیدی پاورپوینت امکان برش سفارشی هر تصویر است که به کاربر امکان تغییر اندازه، حاشیه و شکل هر عکس را متناسب با موضوع و سایر بخش‌های سخنرانی فراهم می‌سازد

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

نکاتی برای طراحی بهتر پاورپوینت در سخنرانی

برای این که اسلایدهای حرفه‌ای و باکیفیت‌تری طراحی کنید لازم است به نکات زیر توجه نمایید:

فرمت انتشار هر مطلب در هر دو اسلاید

مطابق با این فرمت، هر یک از موضوعاتی که قرار است پوشش داده شود نهایتا باید در قالب دو اسلاید تکمیل شوند. این شیوه خصوصا برای کسانی که با تعدد اسلایدها مشکل دارند مفید واقع می‌شود. مثلا اگر قرار باشد موضوع “مدیریت گفتگو در خانواده” را شرح دهید باید نهایتا در دو اسلاید آن‌ را پوشش دهید.

درج محتوا در جدول‌های طبقه‌بندی شده

درج عناوین به تنهایی در هر یک از اسلایدها، اگرچه رایح است اما در برخی از مواقع مثلا وقتی که قرار باشد به یک بخش خاص از موضوع قبلی رجوع کنیم مشکل‌ساز می‌شود. درج جزئیات موردنظر در جداول مختلف ناوبری را از یک اسلاید به اسلاید دیگر ساده‌تر می‌کند و اجازه می‌دهد اطلاعات را هر زمان که لازم داشتید از اسلایدهای قبلی مشاهده کنید

نقد و بررسی قانون ۱۰-۲۰-۳۰ در ساخت پاورپوینت سخنرانی

در طول دوران تحصیل در دانشگاه، برای پشت سر گذاشتن یکی از واحدهای سخت و تاثیرگذار درسی خود، به ارائه یک سیمنار نه خیلی طولانی نیاز دارید که اتفاقا جلب رضایت استاد این درس، در امتیازی که می گیرید به شدت نیاز است. مطالب آمده شده است. حالا نوبت یه طراحی پاورپوینت است. شما هیچ چیزی درباره قوانینی مثل قانون ۱۰-۲۰-۳۰ در ساخت پاورپوینت و امثال آن نمی دانید جز پاره ای اطلاعات درباره روش ارائه درس هنگام سخنرانی و برگزاری سیمنارهای کلاسی با همین تعداد محدود دانشجو دور و اطرافتان. در حال حاضر احتمالا این سوالات ذهن شما را به خود مشغول ساخته است:

  • چه تعداد اسلاید برای سخنرانی نیاز دارم؟
  • در هر اسلاید چه اندازه متن یا هر نوع محتوا دیگری مثل عکس باید گنجانده شود؟
  • چه قدر باید پا به پای این اسلایدها سخنرانی کنم؟ نیم ساعت؟ یک ساعت؟ یا بیشتر؟

شاید با تنظیم عنوان اسلایدها و به دنبال آن پاره دیگری از موارد مثل تنظیم تعداد اسلایدها آشنا باشید. اما در فن سخنرانی، قوانین از پیش نوشته شده ای به عنوان الگو برای سخنرانان وجود دارد که راهنما خوبی برای برگزاری سخنرانی ها است. قانون ۱۰-۲۰-۳۰ یکی از این راهنماها اثبات شده است که طرفداران و البته مخالفان خود را دارد.

در این مطلب، سعی داریم نگاهی گذرا و کلی به این قانون، مزایا و معایب استفاده از آن در طراحی اسلایدهای سخنرانی و ساخت پاورپوینت داشته باشیم.

نقد و بررسی قانون ۱۰-۲۰-۳۰ در ساخت پاورپوینت

قبل از نقد این قانون، باید ابتدا آن را به خوبی بشناسیم. گای کاوازاکی، یک بازرگان و کارآفرین آمریکایی است که سخنرانی و فن بیان خود را، کلید اصلی موفقیتش در کسب وکار می داند. او قانون ۱۰-۲۰-۳۰ را به شکل زیر شرح می دهد:

  • ۱۰ اسلاید، تعداد بهینه اسلایدها در ساخت پاورپوینت برای هر گونه سخنرانی است
  • ۲۰ دقیقه طولانی ترین زمانی است که یک سخنران هنگام پیروی از این قانون، مجاز است صحبت کند
  • ۳۰، کوچک ترین فونتی است که شما برای طراحی اسلایدهایتان از آن استفاده می کنید

نقد و بررسی قانون 10-20-30 در ساخت پاورپوینت

نظرتان درباره این قانون چیست؟ فکر می کنید برای سخنرانی که زمانبندی اصولی در سخنرانی دارد، تبعیت از این قانون چه مزایا و معایبی خواهد داشت؟

آن چه باید در قانون ۱۰-۲۰-۳۰ دوست بدارید!

هر کسی از این قوانین در تمرین سخنرانی خود استفاده کرده و آن ها را روی صحنه نیز پیاده کرده است، بهبود چشمگیری به لحاظ کیفی در نطق خود مشاهده کرده است. مزایا این قانون را با هم مرور خواهیم کرد:

۱۰ اسلاید سخنران را مجبور به انتخاب های آگاهانه می کند

اگرچه ۱۰ اسلاید کمی ظالمانه و محدودکننده به نظر می آید اما حداقل به حفظ ارزش سخنان شما در مقابل مخاطبان کمک می کند؛ اگرچه خیلی از افراد ۲۰، ۳۰ یا حتی ۱۰۰ اسلاید هم برای سخنرانی یک ساعته خود انتخاب می کنند.

محدود شدن تعداد اسلایدها در قانون ۱۰-۲۰-۳۰ باعث می شود سخنران برای درج محتوا با حساسیت و تامل بیشتری عمل کند و بداند که هر اسلاید با توجه به محدودیت تعداد، حکم طلا را برای او دارد! به علاوه این قانون سخنران را برای طراحی حرفه ای تر اسلایدها ترغیب می کند.

۲۰ دقیقه برای برقراری ارتباط، وقت زیادی است!

۲۰ دقیقه زمان خیلی خوبی است؛ حتی اگر به شدت روی زمان حساس هستید! محدود شدن زمان به شما چیزهای زیادی را یاد می دهد. یاد می دهد تا داستان های حاشیه ای اضافی را که مدام بحث پشت بحث می آورد با حذف کنید، تعارف های بیهوده هنگام شروع و پایان سخنرانی را برای همیشه ترک کنید و جزئیاتی را که تنها ۵ درصد مخاطبان به آن ها اهمیت می دهند را از بدنه سخنرانی حذف نمایید.

همین که با محدودیت زمان به مرور توانستید بخش های اضافی را حذف کنید، ۲۰ دقیقه زمان زیادی برای شما محسوب می شود و می توانید از آن برای برقراری بهتر ارتباط استفاده کنید.

نقد و بررسی قانون 10-20-30 در ساخت پاورپوینت

فونت ۳۰ خوانایی متن را تضمین می کند

فقط در صورتی که مخاطبان شما زیاد باشند اما صفحه نمایشی که در اختیار دارید کوچک باشد، آن گاه فونت ۳۰ برای مخاطبان شما خوانایی کافی دارد. در صورتی که شرایط بهتر است حتما از فونت های بالاتر استفاده کنید و مطابق با قانون ۱۰-۲۰-۳۰ از فونت های بزرگ تری ترجیحا استفاده کنید. البته با فونت ۳۰ هم می توانید خوانا بودن متن ها را برای مخاطبان خود تضمین کنید.

آن چه که شما را از قانون ۱۰-۲۰-۳۰ بیزار می کند!

در قوانین سخت گیرانه سخنرانی از جمله همین قانون، چند مزیت نهفته است که باید آن ها را دوست بدارید:

هر موقعیتی در سخنرانی، خاص است!

قبل از هر چیز به یاد داشته باشید که این قانون توسط یک بازرگان موفق و سرشناس آمریکایی به کار گرفته شده است و به نوبه خود خاص است. با توجه به این که هر موقعیتی در سخنرانی، خاص است، آیا می توان این قانون را تامیم داد؟

نقد و بررسی قانون 10-20-30 در ساخت پاورپوینت

تعداد اسلایدها در این قانون محدود و خیلی وقت ها ناکافی است!

همان طور که گفتیم، طبق عادت سخنرانان حرفه ای، هرگز نمی توان برای تعداد اسلایدها عدد خاصی مشخص کرد و این به نیاز شما و موضوع بحث بستگی دارد. از این رو تعجب کنید اگر برای تنظیم تعداد اسلایدهای خود این دیدگاه ها را می شنوید:

  • همیشه باید ۱۰ اسلاید داشته باشید
  • برای هر دقیقه قطعا یک اسلاید کفایت می کند
  • برای هر موضوع داخل بحث، یک اسلاید کافی است
  • بیش تر از ۵ تا اسلاید توصیه نمی شود

از آن جایی که تعداد اسلایدها کاملا بر نیازهای شما منطبق است، پس چنین قانونی به جهت تعدد اسلایدها مردود خواهد بود؛ مگر این که شما اصلا نخواهید از اسلاید استفاده کنید یا برای سخنرانی ده دقیقه ای شما، همین تعداد کافی است.

مدت زمان برای حرف زدن کم است

طبق این قانون، در سخنرانی یک ساعته، شما تنها مجاز به استفاده از یک سوم زمان به حرف زدن هستید و باقی آن را باید به پرسش و پاسخ و بحث های جانبی اختصاص دهید. اگرچه این راهنما به صورت عمومی خوب است؛ اما برای هر نوع سخنرانی جوابگو نیست!

در سخنرانی ها همه چیز نسبی است. اصلا باید دید که در برنامه گفتگو ما، زمانی برای پرسش و پاسخ در نظر گرفته شده است یا نه؟ اگر چنین نیست که استفاده از قانون ۱۰-۲۰-۳۰ از همان ابتدا منتفی خواهد بود. اگر زمان پرسش و پاسخ دارید، در عوض شاید بهتر باشد ۲۰ دقیقه خود را تا ۳۵ دقیقه برسانید و باقی را به مخاطبان اختصاص دهید.

نقد و بررسی قانون 10-20-30 در ساخت پاورپوینت

سایز فونت ۳۰ یا بیشتر همیشه خوب نیست!

سایز ۳۰ بهینه است؛ اما گاهی می تواند خیلی کوچک و گاهی هم خیلی بزرگ باشد! به طور کلی انتخاب سایز بهینه برای فونت به عوامل زیر بستگی دارد:

  • چه مقدار مطلب در اسلاید قرار است قرار گیرد
  • تضاد یا کنتراست بین رنگ پس زمینه و رنگ متون چه طور است
  • روشنایی سالن سخنرانی چه طور است
  • فاصله شما روی صحنه، با مخاطبانی که نشسته اند دقیقا چه قدر است
  • کیفیت پروژکتور چگونه است
  • قدرت دید مخاطبان از این فاصله به صورت میانگین چه طور خواهد بود
  • مدت سخنرانی و زمانی که باید مخاطب به صفحه خیره شود چه قدر خواهد بود

فراموش نکنید سخنرانی از پاورپوینت ها فراتر است!

چه پاورپوینت خوانا باشد و چه برای خواندن آن مشکلی وجود داشته باشد نباید فراموش کنید که قبل از پاورپوینت، این خود شما هستید که باید شنیده شوید و مخاطب بتواند به شما گوش کند.