نوشته‌ها

نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانی‌های کوتاه

۷ کاری که در مدیریت سخنرانی‌های کوتاه باید انجام دهیم

اخیرا در یکی از سخنرانی‌های عام‌المنفعه در یکی از مراکز خیریه شرکت کرده بودیم. با وجود این که اواخر سال بود و درگیری‌های زیادی داشتم اما اشتیاق من برای درگیر شدن با امور این مرکز مانع از عدم شرکت در جلسه شد. همه چیز خوب و طبق برنامه در حال پیش رفتن بود و تقریبا یک ساعت زمان پیش‌بینی شده برای سخنرانی تمام شده بود که ناگهان با سخنرانی یکی از مدعوان همه چیز از این رو به آن رو شد و سخنرانی کوتاهی که قرار بود تنها چند دقیقه طول بکشد به درازا کشید. طولانی شدن این سخنرانی نه تنها باعث نگرانی حاضرین در جلسه شد و تقریبا می‌شد صدای پچ پچ تک تک افراد را در سالن به وضوح شنید بلکه کل جو سخنرانی را متشنج کرد. از یک طرف افرادی که روی صندلی‌ها نشسته بودند برای ایستادن و ترک مراسم این دست و آن دست می‌کردند و از طرف دیگر هم افرادی که پیش از شروع سخنرانی آن شخص بلند شده بودند برای ترک کردن یا ترک نکردن سالن سخنرانی مردد شده بودند. به نظر می‌رسید سخنران آخر ضعف بزرگی در مدیریت سخنرانی‌های کوتاه داشت و نه تنها مورد توجه مخاطبان قرار نگرفت بلکه توانایی‌های او در مدیریت بحث تقریبا زیر سوال رفت!

شما هم در چنین موقعیتی قرار گرفته‌اید؟ موقعیتی که هر یک از مخاطبان برای حفظ ظاهر و رعایت احترام طرف مقابل بالاجبار روی صندلی‌ها می‌نشینند اما همه فکر و ذهن آن‌ها جای دیگری است. موقعیتی که تقریبا موجب بر هم زدن نظم یک جلسه رسمی می‌شود و تاب و قرار را از مخاطب می‌گیرد. همه این مشکلات در حالی شکل می‌گیرد که سخنران در کمال آرامش و با عذرخواهی‌های متعدد کار خودش را پیش می‌برد و تقریبا نسبت به اصل وقت‌شناسی در سخنرانی بی‌توجه است.

تا کنون توصیه‌های زیادی را در باب نحوه ارائه یک سخنرانی خوانده و شنیده‌اید. این بار به صورت ویژه روی سخنرانی‌های کوتاه و چند دقیقه‌ای تمرکز می‌کنیم تا نحوه مدیریت سخنرانی‌های کوتاه را می‌آموزید.

نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانی‌های کوتاه

یکی از بخش‌های پررنگ و آموزنده در سخنرانی‌های رندی پاش رعایت اختصار است. مشابه با رندی پاش، متن‌های سخنرانی اوباما هم سرشار از اختصار و تکرار هستند. شاید خود شما هم به عنوان سخنران سخنرانی ۵ دقیقه‌ای را به انواع و اقسام دیگر سخنرانی‌ها ترجیح بدهید؛ چون تقریبا هر لحظه آن با اشتیاق مخاطب برای قاپیدن مطالب همراه است. اما همین که سخنرانی مدت‌دار می‌شود این شوق و اشتیاق به مرور زمان فروکش می‌کند.

نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانی‌های کوتاه

به یاد داشته باشیم که سخنرانی‌های کوتاه هم ظرفیت و کشش تبدیل شدن به سخنرانی‌های طولانی و خسته‌کننده را دارند و این موضوع با توجه به این که مخاطب انتظار شنیدن این حجم از مطالب را ندارد حیاتی است. به همین دلیل لازم است در مدیریت سخنرانی‌های کوتاه به نکات زیر توجه داشته باشیم.

وسواس را در سخنرانی کوتاه دور بریزید

در انواع سخنرانی‌هایی که مدت زمان زیادی طول نمی‌کشند یک کشش، رغبت یا در واقع وسوسه در وجود سخنران وجود دارد که مایل است در همین مدت کوتاه همه چیز را بیان کرده و به این وسیله کل مطلب را پوشش دهد.

به عنوان یک سخنران در چنین شرابطی خواه ناخواه مجبور هستید که سرنوشتار یا عناوینی از یک موضوع طولانی را برگزیده و دقیقا همان مطالب را بدون بخش‌های اضافی بیان کنید. در این سخنرانی‌ها باید برای هر دقیقه برنامه‌ریزی داشته باشید. توصیه می‌کنیم از تکنیک‌های سکانس‌بندی در سخنرانی بر اساس موضوع استفاده کنید تا همزمان از افسارگسیختگی ذهن مخاطب جلوگیری کرده باشید.

با برنامه‌ریزی و تدبیر پیش بروید

برنامه‌ریزی برای همه و در هر شرایطی لازم است. چه ۵ روز قبل از سخنرانی به شما خبر داده باشند و چه نیم ساعت قبل از این که نوبت به شما برسد شما را از فرصت به وجود آمده آگاه کنند. خیلی از اوقات سخنرانی‌ها غیرمترقبه هستند و برای آن‌ها آمادگی نداریم. مثلا زمانی که در یک مهمانی رسمی قرار گرفته‌ایم از ما برای حضور در صحنه دعوت می‌شود. در چنین شرایطی شاید سخنرانی ما چند جمله کوتاه غیر از عبارت‌های تکراری و تقلید از دیگران نباشد؛ اما از هیچ بهتر است. حتی در این شرایط هم با برنامه‌ریزی و تدبیر می‌توان مدیریت سخنرانی‌های کوتاه را به دست گرفت.

نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانی‌های کوتاه

خیلی از خطاها از جایی شروع می‌شود که فکر می‌کنیم به خاطر کوتاه بودن سخنرانی به آمادگی کم‌تری نیاز داریم. غافل از آن که مدیریت سخنرانی‌های کوتاه به آمادگی و تدبیر بیش‌تری نیاز دارد.

خودتان را از چرخه سخنرانی حذف کنید!

احتمالا در کل تاریخ، هیچ سخنرانی تا کنون وجود نداشته است که با خود بگوید ای کاش سخنرانی بیش‌تر طول بکشد! اوقات اضافه در سخنرانی می‌توانند بدون حضور سخنران در چرخه اصلی سخنرانی و با گفتگوهای دو یا چند نفره پر شوند. اگر در پایان سخنرانی زمان اضافی داشتید هرگز با لاف زدن و سخنان بی‌ربط، سخنرانی را به درازا نکشانید!

تقسیم سخنرانی به فواصل تک دقیقه‌ای

در سخنرانی‌های کوتاه مجبور هستیم که جهت انتقال مطالب به تک تک دقایق تکیه کنیم. هر یک از این دقیقه‌ها می‌توانند با یک نتیجه‌گیری کوتاه مشخص شوند. در یک سخنرانی ده دقیقه‌ای، دو دقیقه اول برای معرفی و مقدمه، دو دقیقه دوم برای تشریح بحث، دو دقیقه سوم برای معرفی مواد و ابزار، دو دقیقه چهارم برای نتیجه‌گیری و دقایق پایانی برای جمع‌بندی نهایی خواهد بود.

نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانی‌های کوتاه

بیش از حرف زدن، به نمایش بگذارید!

برای سخنرانی‌های کوتاه و چند دقیقه‌ای بهتر است از اجسام و ابزارهای فیزیکی یا مجازی نظیر تصاویر، گراف‌ها، جداول مربوط به آمار و ارقام یه نمونه عینی استفاده کنید؛ چرا که قطعا دیدن چیزی که با چشم و از نزدیک دیده می‌شود لزوم ذکر جزئیات و وصف اشیا را برطرف می‌کند. به جز این، استفاده از اشیا تاثیرگذاری سخنان را بالاتر می‌برد. برای درک بهتر این موضوع به دو جمله زیر دقت کنید و سپس خودتان قضاوت نمایید که کدام یک روی مخاطب تاثیر بیش‌تری می‌گذارد؟

  1. روز گذشته یک قرارداد تاریخی امضا کردیم
  2. (خودکار را به دست بگیرید و بگویید) روز گذشته، با استفاده از این خودکار، قراردادی امضا شد که قرار است تاریخ کشور را دگرگون کند

نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانی‌های کوتاه

سخنرانی را خصوصی و خاص برگزار کنید

لازم نیست که زیر و رو زندگی خود را با مخاطب تقسیم کنید؛ اما سخنرانی‌های چند دقیقه‌ای کوتاه‌تر از این هستند که سخنران برای تاثیرگذاری بیش‌تر فرصت برقراری ارتباط و تعامل نزدیک را با مخاطب پیدا کند. از این رو توصیه می‌کنیم از نمایش احساسات شخصی و ابراز نظرات خودتان بین سخنرانی ابایی نداشته باشید. اگر خبر خوبی را به مخاطب مخابره می‌کنید حس غرور و خوشحالی خود را با آن‌ها تقسیم کنید و هنگام ذکر جزئیات تلخ از بیان و ابراز تاسف و غم خود نترسید.

بلندتر از همیشه سخن بگویید

همه مراحل قبلی، از آمادگی تا استفاده از اشیا و ابزارهای فیزیکی و مجازی بی‌فایده می‌شوند وقتی که مخاطبان شما نتوانند همین مدت زمان کمی هم که در اختیار دارند را از سخنان شما استفاده ببرند. اگر امکانات کافی در اختیار دارید حتما استفاده کنید؛ در غیر این صوت ابتدا سخنرانی از مخاطبان درباره کیفیت و بلندی صدا بپرسید.

نکاتی برای مدیریت بهتر سخنرانی‌های کوتاه

یک ترفند جالب برای جلب توجه، ابراز وجود در ابتدا سخنرانی و مطمئن شدن از این قضیه دعوت از مخاطبان برای بالا بردن دست‌ها در صورت شنیدن صدای شما می‌باشد. اگر بخشی از افراد حاضر، دست‌هایشان را بالا نیاورده‌اند می‌توانید در آرامش کامل به این مشکل رسیدگی کنید و خودتان خیلی سریع صدایتان را با جمعیت هماهنگ سازید.

اصول ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

۵ نکته طلایی برای ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

وقتی که قرار باشد با یک سخنرانی دو سه ساعتی سر همه را به درد بیاوریم و حسابی پرچانگی کنیم همه مدعی می شوند. در واقع همه کسانی که اسم و رسم یک سخنران پرکار را به دوش می کشند در سخنرانی های طولانی که حسابی برای شنونده خسته کننده و کسل آور می شوند تخصص دارند؛ اما کمتر کسی نظیر امثال آبراهام لینکلن و فن بیان او می تواند در ارائه سخنرانی ده دقیقه ای که شسته رفته، کوتاه و مختصر باشد سربلند شود!

از قدیم گفته اند کم گوی و گزیده گوی چون دُر؛ اما خیلی از ما به دلیل این که در روابط شخصی روزانه خود درگیر پرگویی هستیم خیلی در سخنرانی های کوتاهی که بتوان در همان مدت زمان کم مفهوم اصلی را به شنونده انتقال داد موفق نیستیم. این مشکل دلایل بسیاری دارد. مثلا همین که بخواهیم سر صحبت را باز کنیم و با دیگران ارتباط برقرار نماییم ممکن است به خودی خود ده دقیقه زمان ببرد. یا این که پرداختن به اصولی که برای ما به عنوان یک سخنران مطرح است کمی برنامه ریزی را برای ارائه سخنرانی ده دقیقه ای مشکل می کند.

اما کاربرد این سخنرانی های مختصر چیست؟ اصلا چه فایده ای دارد بحث را تا حد ممکن مختصر کنیم در حالی که وقت و امکانات برای سخنرانی های طولانی تر فراهم است؟ مزیت های سخنرانی ده دقیقه ای چیست و چه تاثیراتی روی امور ما دارد؟ سخنرانی های کوتاه چه اصولی دارد و چه طور می توان مخاطب را پای این سخنرانی میخکوب نمود؟

این سوالات سوژه بحث امروز ما در دانشگاه زندگی خواهند بود. همراه با دانشگاه بمانید!

اصول ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

نکته طلایی یا در واقع علت اصلی ارائه سخنرانی طلایی را ابتدا باید در کسب وکار جستجو کرد. همین که قرار باشد درخواست افزایش حقوق را مطرح کنید در واقع باید سخنرانی کوتاهی را مقابل رئیس یا رهبر گروه خود داشته باشید. اگر قرار باشد مقابل او هم پرگویی های همیشگی را داشته باشید احتمالا در تصمیم گیری او تاثیر منفی می گذارید.

اصول ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

نوشتن متن سخنرانی ده دقیقه ای مثل نوشتن نامه برای دوستان است؛ به سبک روزهای قدیمی که همه از طریق نامه ارتباط برقرار می کردند. فقط باید تلاش کرد از شر موارد بیهوده خلاص شد و تا جایی که امکان دارد طول نامه را کوتاه تر کرد.

همه حوصله شنیدن داستان کوتاه را دارند!

به قول خلیل جبران، نویسنده و شاعر معروف، در کنار گرسنگی و تشنگی، یکی از مهم ترین نیازهای مردم داستان سرایی است. هر داستانی دارای اشخاص و عناصر ویژه ای می باشد. اشخاص داستان هر کسی می توانند باشند؛ اما اگر خود شما قهرمان آن قصه باشید احتمال نزدیک شدن و برقراری ارتباط شنونده با شما بیشتر است. بدون شک داستان سرایی بهترین راه برای شروع یک سخنرانی ده دقیقه ای خواهد بود!

بعد از شروع داستان های کوتاه تا جایی که می توانید موضوع را شخصی کنید. فرض کنید قرار است در طول یک سخنرانی ده دقیقه ای راه های ترک سیگار را بررسی کنید. شما به عنوان یک نمونه زنده می توانید مثال خوبی برای راه های ترک سیگار، چالش هایی که پشت سرگذاشته اید و اشتباهاتی که مرتکب شده اید باشید.

اصول ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

درگیر جزئیات نشوید!

جزئیات زمانی که قرار است قدرت خارق العاده کلمات در سخنرانی را آزاد کنیم و مخاطب را با واژگان جادو نماییم بسیاری کاربردی است؛ اما در سخنرانی ده دقیقه ذکر جزئیات لزومی ندارد. این که شما چه قدر از این که بعد از صرف ناهار یک نخ سیگار می کشیدید عذا وجدان داشتید یا این که با استعمال دخانیات در منزل سلامتی اعضا خانواده را به خطر انداخنید و احساس گناه می کنید در سخنرانی ده دقیقه ای جایی ندارد و جز همان جزئیاتی به حساب می آید که ذکر آن ها بیهوده خواهد بود.

دقیقه نودی و عصبی نباشید!

نگاهی به سبک های سخنرانی بیندازید؛ کدام یک از استایل های معرفی شده مطابق با توانایی ها و ظرفیت مخاطبان شما می باشد؟ یکی از مشکلاتی که در سخنرانی های ده دقیقه ای با آن مواجه می شویم استرس یا عصبانیت ناشی از استرس کمبود وقت است که مبادا همه چیز در طول این زمان محدود جمع نشود. به همین دلیل توصیه می کنیم حتما آمادگی کافی قبل از سخنرانی داشته باشید و از آن دسته سخنرانان دقیقه نودی نباشید!

اصول ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

برای این که نسبت به آمادگی قبل از سخنرانی اطمینان کافی کسب کنید، متن سخنرانی را نه جلو آینه، بلکه مقابل یک دوربین در حال ضبط تمرین نمایید. برای کاهش استرس به دو نکته زیر در باب زبان بدن توجه کنید:

  • از حرکات بیش از حد دست خودداری کنید؛ این کار باعث حواس پرتی دیگران می شود
  • از حرکت و گام برداشتن به عقب یا جلو بیش از حد اجتناب ورزید؛ با این کار استرس و هیجان بیشتری به شما القا می شود
  • شانه عقب، سر بالا!
  • تُن صدا خود را تنظیم کنید؛ می توانید از ترفندهای داشتن صدای بم و کلفت در سخنرانی نیز استفاده نمایید

مانع از تکرار شوید!

وقتی که وقت تنگ است باید بدون فوق وقت سخنرانی را به پیش برد. علاوه بر بحث های اضافی و ذکر جزئیات که زمان زیادی می برند مانع از تکرار سخنرانی شوید. مثلا گاهی نفراتی که عقب تر هستند صدای شما را به وضوح نمی شوند و این باعث می شود که مجبور شوید حرفتان را چندین و چند بار تکرار کنید.

به مخاطب خود را با توجه و اهمیت دادن به زمان مشخص شده احترام بگذارید. بدین منظور راه های زیادی وجود دارد تا بتوانید حداکثر ارزش و احترام را به مخاطب نشان دهید. مثلا می توانید زمان را طوری تنظیم کنید که با لرزش گوشی متوجه محدودیت زمانی شوید. یا این که گوشی را برای آلارم روی هر دو دقیقه یا چهار دقیقه تنظیم کنید تا از چارچوب تعیین شده خارج نشوید.

اصول ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

کوتاه بیایید!

در تاریخ هرگز نشنیده ایم و ندیده ایم سخنرانی را که بگوید ای کاش سخنرانی تمام نشود! اگر سخنران بتواند صحبت های خود را مدیریت کند و زمان کافی برای پاسخ گویی به سوالات شنوندگان نیز اختصاص دهد بنابراین نگرانی زیادی بابت اتمام وقت وجود نخواهد داشت.

حالا این شما هستید که تعیین می کنید زودتر کوتاه بیایید تا سخنرانی زودتر تمام شود یا این که به سخنرانی ادامه دهید.

کیفیت هرگز فدای کمیت نشود!

وقتی اسم سخنرانی ده دقیقه ای را می شنویم اولین چیزی که به ذهنمان می رسد این است: چه طور باید مطالب در این زمان کوتاه جمع و جور شده و به مخاطب ارائه شوند؟ چرا چنین چیزی از خودمان می پرسیم؟

در سخنرانی های کوتاه به جای این که همه مطالب قرار باشد به صورت ناقص و خیلی سطحی در چند دقیقه چینش و ارائه شوند بهتر است به کمیت کمی فکر کنیم. مثلا به جای این که تک تک مطالب را در ده دقیقه جای دهیم بخشی از مهم ترین نکات را گلچین کنیم.

اصول ارائه سخنرانی ده دقیقه ای

برای این که بتوانید زمان را بهتر تنظیم کنید هر ۶۰ ثانیه را به یک نکته اختصاص دهید. این ۶۰ ثانیه ها را به تنهایی بارها و بارها تمرین کنید و در پایان حدود دو دقیقه برای سوالات احتمالی زمان در نظر بگیرید.