نوشته‌ها

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

مروری بر کتاب اسلاید: شناسی برای طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

اگر بخش‌های بصری هسته اصلی و مرکزی یک سخنرانی نباشند، بدون شک از بخش‌های جداناشدنی و غیرقابل انکار یک نطق موفق هستند که در نبود آن‌ها قطعا یکی از پایه‌های سه پایه سخنرانی می‌لنگد! در گذشته تا کنون اسلایدها به عنوان بخشی حیاتی برای تحت تاثیر قرار دادن مخاطب شناخته می‌شدند و همیشه این جلوه‌های بصری و غیرمتنی هر سخنرانی بوده که انگیزه بینندگان را برای گوش فرا دادن به سخنران بیش‌تر کرده است. اگرچه اسلایدها یکی از بخش‌های دلپذیر برای مخاطبان بوده‌اند ولی به همان نسبت طراحی حرفه‌ای پاورپوینت و مدیریت بخش‌های بصری برای خود سخنران مشکل‌آفرین، رعب‌آور و پر از دلشوره  است.

به جز مسئله سلیقه، خلاقیت و خوش‌فکری خود سخنران، پشت صحنه امر پر ماجرا طراحی اسلایدهای سخنرانی در واقع هنر یا علمی است که به صورت دقیق و حساب شده به تحلیل بخش‌های مختلف یک پاورپوینت و سایر ملحقات آن در طول ارائه می‌پردازد.

کتاب اسلاید: شناسی یک منبع متنی کامل و کلاسیک برای یادگیری مهارت‌های ارائه یک سخنرانی، با تمرکز ویژه بر بخش بصری آن است. احتمالا مطالعه و مرور این منبع خارجی زبان برای بسیاری از سخنرانان غیرممکن و یا وقت‌گیر باشد. به همین منظور تصمیم گرفتیم بعد از مرور مختصری بر این کتاب، خلاصه‌ای از نکات کلیدی آن را برای طراحی حرفه‌ای پاورپوینت با شما به اشتراک بگذاریم.

 اصول طراحی حرفه‌ای پاورپوینت در کتاب اسلاید: شناسی

تمام بخش‌های طراحی و ارائه یک پاورپوینت مطابق با آن چه که در کتاب اسلاید: شناسی می‌خوانیم عبارتند از:

  • طراحی اسلایدهای جدید
  • ایده‌پردازی پیش از طراحی اسلایدها
  • ایجاد نمودارها
  • نمایش داده‌ها
  • طراحی اسلایدها به سبک طراحان حرفه‌ای
  • استفاده از عنصر بصری از جمله رنگ‌ها، تنظیم پس‌زمینه و متون
  • تنظیم حرکت اسلایدها
  • ارائه حرفه‌ای اسلایدها

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

۷ عنصر ضروری در طراحی و ارائه پاورپوینت‌ها

اگر بخواهیم بخش‌های مختلف این کتاب را در کنار هم بگذاریم و از ساختار آن نتیجه‌گیری کنیم، برای طراحی حرفه‌ای پاورپوینت به نتایج زیر دست می‌یابیم:

لزوم داستان‌سرایی و عدم قرار دادن متن داستان در اسلایدها

هر یک از داستان‌ها یا نقل قول‌ها در سخنرانی یک نکته کلیدی هستند که می‌توانند در انتها بحث حاصل شوند. نحوه صحیح سخنرانی با پاورپوینت این است که عناوین را در نظر بگیریم و هیچ متن اضافی را وارد اسلایدها نکنیم.

رعایت فروتنی در روایت اسلایدها

در طراحی حرفه‌ای پاورپوینت، بخش دیگری که باید در نظر داشته باشیم استایل روایت مطالب است. به صورت معمول در طول سخنرانی، این که از خودمان یک قهرمان یا نابغه بسازیم یا سعی کنیم خود را مثل یک ستاره مطرح کنیم به ندرت جواب می‌دهد.

روایت توام با خشوع و فروتنی در طول یک طرح، یک پروژه یا یک سخنرانی آموزشی احساس نزدیکی و صمیمیت بیش‌تری بین سخنران و مخاطبان ایجاد می‌کند.

طراحی سخاوتمندانه اسلایدها

یکی دیگر از عناصری که شاید هرگز بدان توجه نکرده باشید سخاوت در طراحی اسلایدها است؛ خصوصا وقتی که امکان به اشتراک گذاری یا استفاده مخاطبان از اسلایدها بعد از سخنرانی وجود دارد. مخاطبانی که رو به رو شما هستند توقع دیدن هر آن چیزی را دارند که به نفع آن‌ها تمام می‌شود؛ نه چیزهایی که برای خودتان و تبلیغ کسب وکارتان است.

با توجه به همین نکته، از این پس مطالب را با دست و دل‌بازی بیش‌تری در اسلایدها بگنجانید. در برخی از موارد، بخشی از اسلایدها توسط سخنران خالی می‌ماند تا با تعامل و مشارکت خود مخاطب تکمیل شود. اگرچه این ترفند برای جذب همکاری شنوندگان مفید به نظر می‌رسد اما مثل این است که بخشی از دانسته‌های خود را از مخاطبان دریغ کرده‌اید. از این رو:

  • هرگز پر کردن هیچ اسلایدی را بر عهده مخاطبانتان نگذارید
  • هیچ سوالی که در طول سخنرانی برای دیگران به وجود آمده است را بی‌جواب نگذارید
  • مانع مخاطبان برای عکسبرداری از اسلایدها نشوید

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

صداقت در طراحی اسلایدها

یکی از بخش‌های کلیدی این کتاب که منحصرا به طراحی حرفه‌ای پاورپوینت می‌پردازد، صداقت نویسنده در نوشتار آن است. مطابق با این کتاب، هر سخنران برای طراحی فوق‌حرفه‌ای و اختصاصی یک سخنرانی یک ساعته با حدود ۳۰ اسلاید، به ۳۶ ساعت تلاش وقفه‌دار نیازمند است. اما چرا این قدر طولانی؟

مطابق با آن چه که در راهنما کامل انتخاب و تنظیم تعداد اسلایدها در سخنرانی گفته شد هر سخنران برای جذب اعتماد مخاطبان خود ملزم به رعایت صداقت است. استخراج داده‌ها از منابع مختلف، ویرایش تصاویری که می‌خواهند به صورت اختصاصی در اسلایدهای شما قرار گیرند و تنظیم بخش‌هایی از یک فیلم آموزشی یا گزارشی به زمان زیادی نیاز دارد. اگر قرار باشد با مخاطبان خود صادق باشید قطعا به این صداقت در طراحی اسلایدها نیز نیاز دارید.

لزوم برقراری ارتباط فرد به فرد با اسلایدها

یکی از اهداف طراحی اسلایدها، تحکیم و تعمیق ارتباط فرد به فردی است که در طول سخنرانی با مخاطبان به وجود می‌آید. فرض کنید قرار است یک پاورپوینت نسبت به اقدامات ماه اخیر در حوزه کاری خود تهیه کنید. چنین پاورپوینتی برای ارتباط فرد به فرد قطعا به بخشی به عنوان مستندات نیاز دارد که صحت مطالب شما را تصدیق کند، به تصاویر تازه و اختصاصی نیاز دارد که توسط خود شما طراحی شده است و دیدگاه شما را در ارتباط با هر موضوع بیان کند.

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

زیبایی اسلایدها

در طراحی حرفه‌ای پاورپوینت آن چه که کم کم رنگ می‌بازد موضوع سخنرانی است. در واقع وقتی که از نرم‌افزارهایی نظیر پاورپوینت یا پرزی در سخنرانی استفاده می‎شود عواملی چون توجه به فرایندهای ارائه، استفاده مؤثر از ابزار طراحی پاورپوینت و وفادار بودن به یک سبک ثابت هستند که به گوینده ارزش می‌دهند.

از این رو باید به زیبایی اسلایدها به عنوان رکن اساسی در طراحی پاورپوینت دقت داشت و به نکات زیر نیز توجه کرد:

  • تم یا زمینه‌های پیش‌فرض پاورپوینت پاسخگو هر نیازی نیستند، تنوع کمی دارند و ساختارهای منعطفی ندارند
  • فونت های پیش فرض Calibri و Cambria برای هر گونه پس‌زمینه‌ای مناسب نیستند. در انتخاب فونت‌ها به سبک سخنرانی باید توجه کرد
  • به ترازبندی عناصر داخل هر صفحه دقت کنید. به صورت چشمی می‌توان اشیا داخل هر اسلاید نظیر اشکال را تراز کرد اما بهتر است مدیریت این ترازبندی را به خود پاورپوینت سپرد
  • برش تصاویر را برای زیبایی اسلایدها تغییر دهید. یکی از بخش‌های کلیدی پاورپوینت امکان برش سفارشی هر تصویر است که به کاربر امکان تغییر اندازه، حاشیه و شکل هر عکس را متناسب با موضوع و سایر بخش‌های سخنرانی فراهم می‌سازد

طراحی حرفه‌ای پاورپوینت

نکاتی برای طراحی بهتر پاورپوینت در سخنرانی

برای این که اسلایدهای حرفه‌ای و باکیفیت‌تری طراحی کنید لازم است به نکات زیر توجه نمایید:

فرمت انتشار هر مطلب در هر دو اسلاید

مطابق با این فرمت، هر یک از موضوعاتی که قرار است پوشش داده شود نهایتا باید در قالب دو اسلاید تکمیل شوند. این شیوه خصوصا برای کسانی که با تعدد اسلایدها مشکل دارند مفید واقع می‌شود. مثلا اگر قرار باشد موضوع “مدیریت گفتگو در خانواده” را شرح دهید باید نهایتا در دو اسلاید آن‌ را پوشش دهید.

درج محتوا در جدول‌های طبقه‌بندی شده

درج عناوین به تنهایی در هر یک از اسلایدها، اگرچه رایح است اما در برخی از مواقع مثلا وقتی که قرار باشد به یک بخش خاص از موضوع قبلی رجوع کنیم مشکل‌ساز می‌شود. درج جزئیات موردنظر در جداول مختلف ناوبری را از یک اسلاید به اسلاید دیگر ساده‌تر می‌کند و اجازه می‌دهد اطلاعات را هر زمان که لازم داشتید از اسلایدهای قبلی مشاهده کنید