نوشته‌ها

جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی

۴ راه برای کنترل بهتر زمان و جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی

آخرین باری را که در سخنرانی شرکت کردید و سخنران در کمال بی‌تفاوتی از محدوده زمانی تعیین‌شده برای سخنرانی تجاوز کرد را به خاطر می‌آورید؟ هر چه قدر هم که بابت شرکت در سخنرانی خرسند بودید و از شنیدن آن لذت بردید بابت این بی‌نظمی چه حسی داشتید؟ تا کنون بابت رعایت نکردن محدوده زمانی تعیین شده برای سخنرانی معترض شده‌اید؟ در دورانی زندگی می‌کنیم که اهمیت و ارزش وقت حتی از طلا هم برای مردم بیش‌تر شده است و به جهت مشغله‌ای که در زندگی ماشینی امروز تجربه می‌کنیم وقت‌شناسی و پایبندی به قول و قرار از ساده‌ترین آداب اجتماعی محسوب می‌شود. به عبارت دیگر  وقت‌شناسی در ارتباط با دیگران قانونی است که هرگز نباید زیر پای گذاشته شود؛ خصوصا وقتی که پای بیش از یکی دو نفر در میان باشد و هر لحظه احتمال اعتراض مخاطبان در سخنرانی وجود داشته باشد!

به موقع شروع شدن و سر وقت مقرر تمام کردن سخنرانی از ابتدایی‌ترین حقوق هر شرکت‌کننده است. البته خیلی از سخنرانان با این حق مخاطبان خود آشنا هستند؛ اما به دلایل مختلفی و بسته به شرایط ممکن است ناخواسته این حق نادیده گرفته شود؛ مثلا دیر شروع کردن سخنرانی به بهانه تکمیل نبودن سخنرانی با منتظر ماندن برای عده خاصی از مخاطبان. گاهی هم مشکلاتی پیش‌بینی‌نشده و کاملا تصادفی رخ می‌دهد که سخنران را در چنین شرایطی قرار می‌دهد.

در ادامه راه‌هایی را که به کنترل بهتر زمان، کم کردن این ریسک و جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی در ارتباط با همین موضوع کمک می‌کند را بررسی می‌کنیم.

کنترل بهتر زمان و جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی

شاید با وجود راهکارهایی که حتما درباره زمانبندی اصولی در سخنرانی می‌دانید بپرسید اصلا سر وقت شروع کردن و سر وقت تمام کردن سخنرانی واجب است که بخواهید خودتان را تا این حد به دردسر بیندازید؟

پاسخ در اغلب اوقات مثبت است! به همین جهت است که سخنران همواره باید با نزدیک شدن به زمان شروع و پایان سخنرانی با خود مرور کند که:

  • مخاطبان در بهترین شرایط ممکن باز هم پرمشغله هستند
  • مخاطبان همیشه گزینه‌های دیگری هم داشته‌اند اما این سخنرانی را برای حضور انتخاب کرده‌اند
  • هر فرد ممکن است بلافاصله بعد از اتمام سخرانی برای ادامه روز خود برنامه‌ریزی داشته باشد

جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی

چه زمانی کنترل زمان از دست سخنران خارج می‌شود؟

اگر فکر می‌کنید نمی‌توانید بدون هشدار دیگران برای به اتمام رساندن سخنرانی، از بحث نتیجه‌گیری کنید احتمالا با واکنش‌های زیر بین مخاطبان می‌توانید متوجه شوید که کنترل زمان از دستتان خارج شده است:

  • خیلی از مخاطبان از روی صندلی بلند می‌شوند، قدم می‌زنند، گاهی از سالن خارج می‌شوند و گاهی هم آن قدر تکاپو می‌کنند که بود و نبودشان دیگر تاثیری به حال سخنرانی ندارد
  • کم کم حالات خشم را در چهره آن دسته از مخاطبانی که برای رفتن عجله دارند مشاهده می‌کنید
  • مهم‌تر از هر چیز دیگر، مخاطبان کم کم از گوش سپردن و توجه به شما ناامید می‌شوند

چه زمانی برای به پایان بردن سخنرانی بهتر است؟

مدیریت در سخنرانی با پاورپوینت خیلی راحت‌تر از سخنرانی‌هایی است که به صورت گفتاری و بدون هیچ ابزار کمکی هدایت می‌شوند. در صورتی که تمرین اصولی برای کسب آمادگی قبل از سخنرانی داشته باشید مدیریت زمان راحت‌تر نیز می‌شود.

بسته به شرایطی که در آن قرار دارید و مخاطبان، زمان شروع و به پایان رساندن سخنرانی فرق دارد. به هر حال این موضوع بین همه افراد عمومیت دارد که اگر سخنران زودتر از وقت تعیین شده سخنرانی را به پایان ببرد احساس می‌کنند فریب خورده‌اند یا از وقت و هزینه‌ای که صرف شده سواستفاده شده است!

جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی

۵ راه ساده برای کنترل بهتر زمان در طول سخنرانی

برای این که سخنرانی به درازا نکشد و یا از حد مشخص شده کوتاه‌تر نباشد ۵ راه ساده‌ای که معرفی می‌کنیم را حتما امتحان کنید:

زمان استاندارد سخنرانی را پیش از آماده شدن بدانید

تا به حال با سخنرانی رو به رو شده‌اید در حالی که با کمبود وقت رو به رو شده است بگوید من فکر می‌کردم زمان بیش‌تری در اختیار دارم؟! برنامه سخنرانی‌ها معمولا محکم‌تر و دقیق‌تر از این چیده می‌شود که این ناهماهنگی به وجود آید. مطمئن شوید که زمان سخنرانی با محتوا سخنرانی تطابق دارد. همان طور که قبلا بارها گفتیم سخنران برای برقراری هماهنگی بین زمان استانداردی که در نظر گرفته شده و مطالب باید در سالن سخنرانی حضور پیدا کند، شرایط و ابزارهای موجود را بررسی کرده و دوباره محتوا سخنرانی را ارزیابی کند.

برای بخش‌های وقت‌گیر سخنرانی برنامه‌ریزی کنید

زمان تعیین شده برای سخنرانی به تنهایی مشکل‌ساز نیست؛ مشکل اصلی زمانی ایجاد می‌شود که دقیقا نمی‌دانیم برای بخش‌های وقت‌گیر سخنرانی که بیش‌تر با تعامل با مخاطبان گره خورده است دقیقا چه قدر زمان نیاز داریم.

خیلی از اوقات از زمان مشخص شده تجاوز می‌کنیم چون مایل هستیم در حد امکان هیچ چیز ناگفته نماند و همه چیز کامل باشد. سه بخش وقت‌گیری که معمولا سخنران برای مدیریت آن‌ها با کمبود وقت مواجه می‌شود و حتی گاهی به دلیل عدم مدیریت درست زمان با اعتراض مخاطبان در سخنرانی مواجه می‌شود عبارتند از:

  1. بخش پرسش و پاسخ
  2. فعالیت شرکت‌کنندگان: برخی از سخنرانی‌ها به صورت کارگاه برگزار می‌شوند و به این ترتیب شرکت‌کنندگان فعالیت بیش‌تری در طول سخنرانی دارند
  3. مدت زمان استراحت: مقدار زمان استراحت برای مخاطبان زمان مشخصی دارد اما باید در نظر گرفت که این زمان به هر دلیلی ممکن است بیش‌تر از برنامه‌ریزی انجام شده باشد

جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی

پایبندی به زمان‌بندی با اجرا اصولی

تا زمانی که به اندازه کافی در فنون سخنرانی مهارت پیدا نکرده باشید شاید نتوانید محتوا را دقیقا با زمانی که به شما اختصاص داده شده است تطبیق دهید. مثلا تخمین این که چند صفحه پاورپوینت یا چند عنوان برای سی دقیقه کفایت می‌کند برای فردی کم‌تجربه دشوار است. در چنین مواقعی بهترین راه اجرا اصولی سخنرانی به بهترین شکل ممکن است:

اجرا به صورت ایستاده و با صدای بلند

هرگز گرفتار این تله نشوید که با نجوا کردن محتوا در حالی که نشسته‌اید و توسط خیلی از مخاطبان دیده نمی‌شوید بتوانید زمان را به دست بگیرید. برای جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی و تکرار محتوا سخنرانی و اتلاف وقت حتما با صدای بلند و به طور ایستاده سخنرانی کنید.

حتما از قبل مقابل مخاطبان آزمایشی سخنرانی کنید

حتی اگر یک مخاطب وجود داشته باشد و باعث شود در تمرینات خود با او تماس چشمی موثر برقرار کنید کافی است. با وجود مخاطبان آزمایشی مسائلی از قبیل سرعت سخنرانی هم تعدیل می‌شود و هر لحظه می‌توانید از مخاطبان آزمایشی خود درباره کیفیت سخنرانی و سرعت آن جویا شوید. به این ترتیب احتمال اعتراض مخاطبان در سخنرانی کم‌تر و کم‌تر می‌شود.

برای زمان‌بندی بهتر لباس رسمی بپوشید

همه چیز آماده است و با وجود مخاطبان آزمایشی می‌توانید به ضعف و کاستی‌ها بهتر از قبل پی ببرید؛ اما تا زمانی که لباس رسمی روز سخنرانی را نپوشید نمی‌توانید انرژی و هیجان واقعی یک سخنران را در طول سخنرانی و در حالی که مراقب کنترل زمان است درک کنید.

جلوگیری از اعتراض مخاطبان در سخنرانی

پیشرفت خود را در هر مرحله از سخنرانی ثبت کنید

برای سخنرانی‌های کوتاه، نظیر سخنرانی‌های پانزده دقیقه‌ای شاید نیازی به این کار نباشد اما در سخنرانی‌های طولانی‌تر لازم است پیشرفت در سخنرانی و عبور از هر مرحله به مرحله دیگر را با دقیقه و ثانیه به صورت دقیق ثبت کنید. به همین منظور با رسیدن به هر بخش از سخنرانی زمان را یادداشت کنید؛ مثلا:

  • ۱۲:۰۵ شروع رسمی سخنرانی
  • ۱۲:۱۵ مقدمه و معرفی مختصر
  • ۱۲:۳۰ معرفی موضوع سخنرانی و ورود به مباحث اصلی
  • ۱۲:۵۰ تکمیل مراحل سخنرانی و رسیدن به نتیجه مورد نظر
  • ۱۲:۵۸ شروع پرسش و پاسخ با مخاطبان
زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

۵ نکته برای زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

به یاد دارید آخرین سخنرانی یا گفتگویی را که در آن سخنران بدون توجه و در نظر گرفتن زمان مقرر، به حرف زدن ادامه داده است و نسبت به زمان بی اهمیت بوده است؟ از این اتفاق چه حسی داشتید؟ خوشحال بودید که می توانید خیلی بیشتر از دانسته های گوینده استفاده کنید یا از این که با عدم زمانبندی اصولی و وقت ناشناسی مخل برنامه ها و قرارهای دیگر شما بوده است عصبانی شده اید؟ سالن را ترک کردید و سخنران را به حال خود گذاشتید یا این که با خودخوری فراوان برای به پایان رسیدن سخنرانی لحظه شماری نمودید؟

وقت تنها منبع ارزشمند حقیقی است که در زندگی به سرعت برق و باد می گذرد، جایگزینی ندارد و به محض از دست رفتن، برای همیشه از دست می رود!  اطراف ما آدم هایی وجود دارند که حتی صدم های ثانیه هم در زندگی روزمره آن ها تاثیرگذاری دارد و برای تک تک لحظات برنامه ریزی می کنند. اگر قرار باشد به خاطر حضور آن ها در یک سخنرانی، برنامه هایی که با دقت برای تک تک این ثانیه ها چیده شده اند تبدیل به بی برنامگی شوند، باز هم مخاطبان ما برای نشستن روی صندلی ها تمایلی از خود نشان می دهند؟

به همین دلایل و هزاران دلیل دیگری که شاید مطرح کردن آن از حوصله بحث ما خارج باشد هر سخنران باید با زمانبندی اصولی پیش برود و به قوانین وقت و وقت شناسی حین سخنرانی پایبند باشد. به همین منظور ۵ نکته کلیدی را گردآوری کردیم که احتمالا برای پایان و جمع بندی به موقع بحث ها به دردتان بخورد.

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

از خودتان می پرسید این زمانبندی، جا به جا شدن ثانیه ها یا عقب و جلو شدن در حد چند دقیقه مگر چه تاثیری می تواند روی سخنرانی داشته باشد؟ پاسخ ما به این سوال نسبی است؛ اما این نسبت در اغلب موارد وجود دارد و معمولا کیفیت سخنرانی ها به زمانبندی اصولی که توسط سخنران اعمال می شود بستگی دارد.

از این رو در یک سخنرانی، هر سخنران باید:

  • تصور کند که همیشه مخاطبان برای رسیدن به قرار ملاقات بعدی خود عجله دارند
  • بداند مخاطب همیشه می تواند بر اساس ترجیح های خود، محل را ترک کند
  • بداند مخاطب همیشه کاری فوری و اورژانسی برای انجام دادن بعد از زمان مقرر دارد

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

عواقب عدم پایبندی به زمانبندی های معین شده

معمولا قبل از هر رویدادی، برای هر بخش از قبل زمان بندی صورت می گیرد. به محض این که این زمانبندی به هر دلیلی توسط سخنران رعایت نشود اتفاقات زیر قابل پیش بینی خواهد بود:

  • مخاطبان شروع به پچ پچ می کنند و کم کم برای بلند شدن آماده می شوند
  • استرس و نگرانی برای دیر  رسیدن به قرار ملاقات بعدی در چهره افراد مشخص می شود
  • مهم تر از همه کم تر کسی دیگر به سخنران گوش می دهد!

از عادات سخنرانان حرفه ای تنظیم تمام فاکتورهایی است که تا حد امکان از وقوع این اتفاقات ناگوار جلوگیری می کنند.

پایان سخنرانی: زود از موعد یا در موعد مقرر؟

یک قانون نانوشته در سخنرانی وجود دارد و آن استفاده ۹۰ تا ۱۰۰ درصدی از زمان مشخص شده برای حرف زدن و تبادل اطلاعات توسط سخنران است. به دلیل مشکلاتی که عدم زمانبندی اصولی به دنبال دارد اکثر سخنرانان ترجیح می دهند پیش از موعد مقرر سخنرانی را به پایان برساننند. مثلا تنها از ۲۰ دقیقه یا نیم ساعت یک سخنرانی یک ساعتی استفاده می کنند.

توصیه ما این است بلافاصله بعد از تکمیل شدن ۹۰ درصد سخنرانی کم کم بحث را جمع کنید و برای ختم جلسه آماده شوید.

برای زمانبندی اصولی به ۵ نکته زیر دقت کنید:

مطالعه و تسلط کامل به برنامه زمانی سخنرانی

در وضعیتی که همه برای خروج از سالن عجله دارند و به شدت بابت تجاوز از زمان مشخص شده همهمه به وجود آمده دیدن چنین سخنرانی در حال گفتن این جمله کاملا طبیعی به نظر می رسد: فکر می کردم زمان بیشتری در اختیار داشتم!

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

این مشکل که قطعا بزرگ ترین مشکل در عدم پایبندی به زمانبندی اصولی می باشد ناشی از ضعف رابطه سخنران و برنامه ریزهای جلسه است.

ویرایش متن سخنرانی مطابق زمانبندی

با گذشت از مرحله قبل سد بزرگ تری مقابل سخنران قرار می گیرد که نمی داند با وجود برنامه ریزی و زمانبندی هایی که از قبل صورت گرفته چه طور می تواند این مطالب را ارائه دهد. از یک طرف بحث کنترل سرعت حرف زدن در سخنرانی وجود دارد و از طرف دیگر بار مطالب. به هر حال سخنران نمی داند مثلا برای یک ساعت سخنرانی چه حجم مطالبی را باید آماده سازد.

بدین منظور بد نیست از راهنما مدیریت بحث در گفتگو استفاده کنید و حتما مطالب را پیش از سخنرانی (برای مبتدی ها) مقابل آینه مرور کرده و زمان بگیرید. دقت داشته باشید که در هماهنگ کردن زمان و محتوا باید دو فاکتور مهم را در نظر بگیرید:

  1. زمان برای سوال و جواب مخاطبان: این که مخاطبان پایان بحث سوال بپرسند
  2. زمان برای استراحت: زمان استراحت به زمان سخنرانی و نوع گردهمایی ها بستگی دارد. در سخنرانی هایی که فول تایم یا تمام وقت برگزار می شوند حداقل ۲ ساعت در روز برای استراحت در نظر گرفته می شود

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

اجرا و ارائه موثرتر

تا زمانی که تجربه کافی را در سخنرانی کسب نکنید تخمین این که برای ۳۰ دقیقه زمان، چند صفحه متن باید تهیه کنید کمی دشوار است. به همین دلیل توصیه ما موثرتر کردن نوع اجرا (اجرا موثر) برای زمانبندی اصولی می باشد:

ایستاده سخن بگویید و بلند حرف بزنید

در این تله که با آرام حرف زدن یا تکیه کردن به امکانات اسلایدها و کامپیوتر می توانید بنشینید و راحت باشید خود را گرفتار نکنید!

استفاده از مخاطب آزمایشی

حتی یک نفر هم کافی است تا به عنوان مخاطب زنده بتواند درباره ارتباط چشمی موثر در سخنرانی یا سرعت حرف زدن شما نظر بدهد. در نهایت می توانید با گفتن این جمله “آیا سرعت حرف زدن من مناسب شما است؟” بازخوردهای مثبت و امیدبخش در سخنرانی دریافت کنید.

استفاده از لباس مناسب سخنرانی

برای یک سخنران لباس های راحت به همان اندازه ای که تکنیک های کاهش اضطراب در سخنرانی به آرامش بیشتر او کمک می کنند موثر خواهد بود.

شروع سخنرانی در وقت مقرر

اطراف ما پر است از سخنرانانی که آخر سخنرانی با گفتن “فقط ۵ دقیقه دیگر” سعی دارند مخاطبان را بیشتر روی صندلی ها نگه دارند اما از طرف دیگر هنگام شروع ۱۰ دقیقه تاخیر داشته اند. درست است؟

سخنرانی را به موقع شروع کنید تا بعدا برای مطالبی که مانده اند وقت کم نیاورید!

زمانبندی اصولی و وقت شناسی حین سخنرانی

اندازه گیری زمان دقیق تر برای سخنرانی

در سخنرانی های ۱۵ دقیقه ای نه؛ اما در سخنرانی های طولانی تر می توان با یک سری از تکنیک ها دقیقا متوجه شد چه میزان از مطالب، چند دقیقه زمان می برد. مثلا اگر شما برای یک سخنرانی ۵۰ دقیقه و از ساعت ۱۲:۰۵ تا ۱۲:۵۵ زمان در اختیار دارید، برنامه زیر می تواند الگو برای تنظیم وقت باشد:

  • ۱۲:۰۵: شروع سخنرانی و مقدمه
  • ۱۲:۱۵: معرفی موضوع بحث
  • ۱۲:۳۰: جزئیات و جمع بندی
  • ۱۲:۵۰: استفاده از ابزارهای جانبی نظیر فیلم های مرتبط
  • ۱۲:۵۸: سوال و جواب ها

از این زمان بندی به نسبت حجم مطالب و زمان کلی که در اختیارتان قرار می گیرد استفاده کنید.