نوشته‌ها

یادداشت‌ها حین سخنرانی

چه طور استادانه و حرفه‌ای از یادداشت‌ها حین سخنرانی استفاده کنیم؟

تنها یکی از جملاتی که در ادامه می‌خوانید در ارتباط با استفاده از یادداشت‌ها حین سخنرانی صحیح می‌باشد. می‌توانید حدس بزنید کدام یک درست است؟

  1. سخنران هرگز نباید از یادداشت استفاده کند؛ چون با این کار ممکن است از دیدگاه مخاطبان آماده به نظر نرسد
  2. یک سخنران همیشه باید از یادداشت استفاده کند تا ضعف حافظه و احتمال فراموش کردن متن سخنرانی را به صفر برساند
  3. سخنران هرگز نباید از اسلایدهای متنی به عنوان یادداشت سخنرانی استفاده کند

اگر هنوز هنوز نتوانستید پاسخ صحیح را حدس بزنید یا در درستی و نادستی پاسخ خود شک دارید حتما مطلب امروز دانشگاه زندگی را دنبال کنید. در این مطلب با ریزبینی بیش‌تری بررسی می‌کنیم که حافظه برای مدیریت سخنرانی کفایت می‌کند یا برای پیشبرد سخنرانی حتما به یادداشت نیاز داریم. در هر بخشی که می‌خوانید برای هر ایده‌ای که جهت استفاده از یادداشت‌های حین سخنرانی به بهترین شکل ارائه می‌دهیم ۲۱ نکته کلیدی و مفید را مورد بحث قرار خواهیم داد.

چند نکته راهبردی برای استفاده از یادداشت‌ها حین سخنرانی

قبلا در دانشگاه زندگی و در اصول استفاده موثر از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی هر دو روش استفاده یا عدم استفاده از یادداشت به عنوان ابزار کمکی را مورد تحلیل قرار دادیم. در نهایت به این نتیجه رسیدیم که هر سخنران بنا به کمیت و کیفیت سخنرانی خود می‌تواند به یک اندازه از هر دو روش بهره‌مند شود. با این حال گفتیم که برای اغلب سخنرانی‌ها بهتر است متن سخنرانی به صورت کامل (خط به خط) تهیه و تنظیم شده و مقابل چشمان سخنران قرار داشته باشد. اما در برخی از سخنرانی‌ها استفاده از یادداشت نه یک ترجیح، بلکه یک ضرورت برای سخنران به شمار می‌رود:

  • وقتی که در حال یک سخنرانی کاملا رسمی هستید (مثل جشن فارغ‌التحصیلی)
  • وقتی که یک سخنرانی را باید سرشار از احساسات ارائه دهید و یا ناخودآگاه احساسات شما در فن بیان و نحوه سخنوری شما دخیل می‌شود (مثل صحبت کردن در مجالس عروسی)
  • وقتی که مجبور هستید واژه به واژه متن سخنرانی دقیقا مشابه با آن چه که در متن سخنرانی آمده است ادا کنید (مثل بیانیه یک شرکت یا نطق سیاسی)
  • وقتی که فرد دیگری نویسنده متن سخنرانی شما بوده و بنابراین به ناچار باید از یادداشت‌ها حین سخنرانی استفاده کنید
  • وقتی که زندگی و مشغله‌های شما مانع از کسب آمادگی کامل قبل از سخنرانی می‌شود
  • وقتی که هنوز شیوه سخنرانی شما و شهرتتان به یک برند شناخته‌شده تبدیل نشده و اعتماد به نفس کافی را برای سخنرانی صرفا با تکیه بر حافظه خود ندارید

یادداشت‌ها حین سخنرانی

بر خلاف آن چه خواندید برخی دیگر از سخنرانان معتقدند استفاده از یادداشت‌ها حین سخنرانی به کلی مردود است و برای این که نطق بهتری داشته باشیم لازم است به حفظیات خود تکیه کنیم. مثل وقتی که:

  • زمان سخنرانی بین افراد مختلف تقسیم شده و شما تنها باید در یک بازه زمانی محدود و مثلا ۲۰ دقیقه سخنرانی کنید
  • مشتریان بالقوه، سرمایه‌گذاران، کارفرمایان و …را مورد خطاب می‌دهید. معمولا هر نوع سخنرانی که در فضای آکادمیک و یا حرفه‌ای و کاری برگزار شود در این دسته قرار می‌گیرد
  • وقتی که تنها اجراکننده یک مراسم هستید و برای اعلام برنامه‌ها زمان محدودی دارید
  • وقتی که سخنرانی شما بدون این که محدودیتی اعمال شود خود به خود کوتاه است و برای ارائه آن می‌توانید به قدرت حافظه خود اعتماد کنید

یادداشت‌ها حین سخنرانی

اگر هر دو روش گفته شده را کنار بگذاریم به حالتی می‌رسیم که در آن سخنران همزمان هم از حافظه خود و هم از یادداشت‌ها کمک می‌گیرد. روشی که شاید قابل‌قبول‌تر از دو راه قبلی باشد. این روش در موقعیت‌های خاصی کاربرد دارد:

  • در قالب سخنرانی در حال تدریس دوره‌ای هستید که چند روز طول می‌کشد و قطعا نیاز به استفاده همزمان از یادداشت‌ها حین سخنرانی دارید
  • در حال ارائه وبینار هستید و می‌توانید با ترفندهای سخنرانی از روی متن طوری که انگار از روی متن نمی‌خوانید از یادداشت‌ها کمک بگیرید
  • موقعیتی که متن سخنرانی آن قدر طولانی است که نمی‌توان آن را به طور کامل به حافظه سپرد؛ در عین حال سخنرانی آن قدر رسمیت ندارد که بخواهید از روش اول یعنی استفاده از متن کامل سخنرانی استفاده کنید

استادانه از یادداشت‌ها در سخنرانی استفاده کنید!

برای استفاده از یادداشت‌ها هنوز هم بی‌شمار گزینه مقابل شما قرار دارد. از یک طرف می‌توانید از اسلایدهای متنی بالت‌دار مطابق با آن چه که در راهنما کامل طراحی و تنظیم عنوان اسلایدها در سخنرانی گفته شد استفاده کنید؛ از طرفی نیز می‌توانید فرمت آن را عوض کنید و همان یادداشت‌های دستی را به عنوان یادآور استفاده نمایید.

یادداشت‌ها حین سخنرانی

استفاده از کارت‌های کلاسیک به عنوان یادداشت

از این روش معمولا در مدارس استفاده می‌شود. با این حال سخنران هم می‌تواند از این کارت‌ها به تعداد موردنیاز استفاده کند و با همان روش همیشگی کارت‌ها را به ترتیب به هم متصل کند

استفاده از کارت‌هایی با فونت بزرگ

برخی از سخنرانان برای جلوگیری از دست‌پاچه شدن حین سخنرانی، هر کلمه کلیدی را با فونت خیلی بزرگ و با رنگ‌های مختلف روی کاغذ یا کارت‌های هم‌اندازه چاپ می‌کنند.

یادداشت‌ها حین سخنرانی

استفاده از تبلت و ابزارهای دیجیتالی

در خیلی از سخنرانی‌های مدرن امروزی استفاده از تبلت و ابزارهای دیجیتالی رایج شده است. با این حال در صورت طولانی شدن سخنرانی همواره بیم تمام شدن شارژ تبلت یا مدیریت سریع و بی‌دردسر اسلایدها وجود دارد

طراحی یادداشت‎ها برای بهتر خوانده شدن در طول سخنرانی

برای این که هر یادداشت یا کارت بهتر دیده و خوانده شود طراحی یادداشت‌ها نیز مهم است:

واژه‌های هر کارت را به حداقل برسانید

هر کارت صرفا برای متحد کردن رشته‌های افکار شما است. لذا از جملات و عبارات در کارت‌ها استفاده نمی‌شود

کارت را تا حد ممکن خوانا طراحی کنید

معمولا استفاده از دست‌نوشته وقتی که قرار باشد مطالب مختلف را در مدت زمان محدود مدیریت کنید گمراه‌کننده است. بهتر است به جای دست‌نوشته از نوشته‌های چاپی بدون خط‌خوردگی استفاده کنید

فرمت کارت‌ها را یکسان و دقیق تنظیم کنید

برای همه کارت‌ها لازم است از یک فرمت خاص استفاده شود. بولد کردن یا خط دار کردن مطالب توجه شما را بیش‌تر جلب می‌کنند

یادداشت‌ها حین سخنرانی

چه طور سخنرانی خوبی توام با استفاده از یادداشت ارائه دهیم؟

اگر از متن کامل یا همین یادداشت‌ها به عنوان سرنخی برای ادامه سخنرانی استفاده می‌کنید حتما نکات زیر را مدنظر داشته باشید:

هرگز بابت استفاده از یادداشت عذرخواهی نکنید

استفاده از یادداشت‌ها حین سخنرانی نیاز همه سخنرانان است. عذرخواهی بابت این موضوع صرفا نشان‌دهنده ضعف یا عدم اعتماد به نفس شما است.

یادداشت‌ها را در چشم برهم زدنی برانداز کنید

هنگام صحبت کردن، برقراری تماس چشمی با مخاطبان در سخنرانی از هر چیزی مهم‌تر است. به همین منظور مدت زمان نگاهتان به یادداشت‌ها را با ترفندهایی تعدیل کنید. به عنوان مثال زمانی که می‌خواهید به یکی از یادداشت‌ها نگاهی داشته باشید در همان لحظه اسلاید را عوض کنید تا مخاطبان به سرعت حواسشان جذب اسلاید تازه و محتوا آن شود. این زمان کوتاه فرصت خوبی است تا به صورت کاملا نامحسوس نگاهی به یادداشت‌هایتان داشته باشید.

در لحظات خاص و مهم هرگز به یادداشت‌ها نگاه نکنید

لحظه شرع سخنرانی، پایان سخنرانی و زمان‌های کلیدی مثل زمانی که مخاطبان سوالی از شما می‌پرسند باید در کمال اعتماد به نفس و بدون استفاده از هر گونه یادداشتی مدیریت شوند. لذا در این لحظات از نگاه کردن، حتی نگاه مختصر اجمالی به یادداشت‌ها بپرهیزید.

یادداشت‌ها در صورت امکان به دست نگیرید

به دست گرفتن یادداشت‌ها و حرکت همزمان سخنران حواس‌پرتی دیداری یا شنوایی برای مخاطبان ایجاد می‌کند. به علاوه اگر یک دست بابت نگه داشتن برگه‌ها درگیر باشد فرصت تغییر ژست و حرکات دست در سخنرانی را از شما سلب می‌کند. یادداشت‌ها را در صورت امکان روی یک سطح در دسترس قرار دهید.

اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

اصول استفاده موثر از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

سالن سخنرانی آماده شده است. یک روز قبل برای تست میکروفون و صدا مراجعه کرده‌اید و احتمال می‌دهید همه چیزهایی که به امکانات صوتی و تصویری سالن مربوط می‌شود بدون مشکل باشند. در طول چند هفته‌ای که قبل از سخنرانی زمان داشتید آمادگی نسبی به دست آورده‌اید. سخنرانی، نطقی طولانی و مفصل است که در حوزه کسب وکار و حرفه شما رقم می‌خورد؛ پس تاثیر زیادی روی آینده شغلی شما خواهد گذاشت. به عنوان یک کسی که سابقه این دست سخنرانی‌ها را دارد به خوبی می‌دانید که ارائه دادن سخنرانی با تکیه بر حافظه برای یک سخنرانی دو سه ساعته کار ساده‌ای نیست. از طرف دیگری هم در استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی تردید دارید؛ چون باور دارید که رسالت یک سخنران روخوانی از روی متن حاضر آماده‌ای نیست. در چنین شرایط انتخاب اصلح چیست؟ به اصول سخنرانی‌های کوتاه‌تر پایبند باشیم و مفهوم سخنرانی را با تکیه بر آن چه که به خاطر مانده است ارائه دهیم یا دست به دامن متن و نوشته‌ها شویم؟

بر خلاف تصور برخی که استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی را از اصل نهی می‌کنند و مخالفت زیادی با این روش دارند، همه انواع سبک‌های سخنرانی با هر روش ارائه‌ای که پیش از این در دانشگاه زندگی خوانده‌اید به یادداشت‌های کوچکی نیاز دارند که سرنخ سخنران برای مدیریت بحث باشند. در سخنرانی‌های کوتاه چند دقیقه‌ای نه، اما حتما شما هم در سخنرانی‌های طولانی‌تر سخنران را دیده‌اید که با یادداشت یا برگه‌های کوچکی روی صحنه می‌رود و شروع به سخنرانی می‌کند.

هر نوع سیستمی که برای استفاده موثر از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی استفاده می‌کنید فرقی ندارد. اصولی که در ادامه می‌خوانید به شما امکان مدیریت همزمان متن، توجه به مخاطبان، استفاده از امکانات بصری و پرداختن به زبان بدن را می‌دهد.

اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

منظور از یادداشت به هیچ وجه کل متن سخنرانی نیست. یادداشت ویژگی‌های خاص خود را دارد. مثلا حاوی گلچینی از بخش‌های کلیدی است تا سخنران با نیم نگاهی به آن به بیراهه نرود و از مسیر اصلی منحرف نشود.

اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

مزایا استفاده از یادداشت توسط سخنران

استفاده از یادداشت چیزی شبیه به ضمانت است. ضمانتی که هر لحظه شما را در طول سخنرانی بیمه می‌کند. توجه به متن، سخنرانی را از هر لحاظ گارانتی می‌کند و مشکلات فراموش کردن متن سخنرانی را برای همیشه برطرف می‌کند. بنابراین همراه داشتن یک برگه کاغذ به عنوان یادداشت برای سخنران اعتبار می‌‌آورد.

جدا از این اعتبار، همراه داشتن کل متن سخنرانی هر لحظه سخنران را به نگاه کردن به متن و از روی آن خواندن ترغیب می‌کند. مزیت بعدی در استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی، مدیریت بهتر آن‌‌ها است. با وجود یادداشت‌ها سخنران هرگز بیم جا به جا کردن برگه‌ها و گم کردن خطی که به دنبال آن بود را ندارد. لرزش دست‌ها از استرس یا هول شدن روی صحنه سخنرانی رخدادی طبیعی است که باعث دستپاچه شدن سخنران می‌شود.

تهیه و مدیریت یادداشت‌ها در سخنرانی

برای نوشتن یادداشت‌ها عجله نکنید. نیازی نیست روی هر تکه کاغذ هر یک از نکات را بنویسید. خیلی از اوقات تعداد زیاد یادداشت‌هایی که در برگه‌های کوچک کاغذی نوشته شده‌اند بیش‌تر از کاغذ بزرگ سخنران را دست‌پاچه می‌کند.

برای تهیه یادداشت‌ و برای هر نوع سخنرانی، سعی کنید کل متن و بخش‌های کلیدی را با توجه به راهنما زیر حداکثر در ۵ نوت یا یادداشت جمع‌آوری کنید:

  1. هر یک از برگه‌ها باید یک طرفه باشد و فقط در یک سمت آن مطلب نوشته شود
  2. برگه‌ها برای این که به راحتی در دست جا به جا شوند بهتر است در سایر ۴ × ۶ تهیه شوند
  3. از پنج کارت، یک کارت به مقدمه و توضیحات مقدماتی مربوط به معرفی سخنران و بحث مورد بحث اختصاص دارد
  4. روی هر کارت تعداد محدودی کلمه درج می‌شود. کوچک نوشتن کلمات و تلاش برای جای دادن واژه‌های بیش‌تر یادداشت را به کل متن سخنرانی شبیه می‌کند
  5. سه کارت یا برگه حاوی نکات کلیدی سخنرانی است
  6. کارت آخر صرفا برای نتیجه‌گیری است

اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

درج مطالب در برگه یا یادداشت‌ها

هر برگه یا کارتی که تهیه می‌کنید تنها حاوی کلمات کلیدی است؛ نه کل یک عبارت یا بحث. کلماتی که از یک پاراگراف انتخاب می‌شوند باید به گونه‌ای باشند که سخنران در صورتی فراموشی متن مربوطه بلافاصله بعد از دیدن آن جمله را به یاد آورد.

یکی از استثناهایی که در درج کلمات کلیدی قابل توجه است نقل قول‌هایی هستند که به صورت مستقیم از منبع مورد نظر باید ذکر شوند. برخی از نقل قول‌ها باید به همان شکلی که ذکر شده‌اند بیان شوند. مثلا اگر قرار باشد یک جمله از زبان رئیس جمهور خطاب به مخاطبان بگویید بهتر است که این جمله بدون کم و کاستی و عینا نقل شود. در چنین مواقعی می‌توان یک کارت یا برگه به کل برگه‌ها اضافه کرد.

اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

نحوه به دست گرفتن یادداشت‌ها در سخنرانی

یادداشت‌ها در سخنرانی چیزی نیستند که لازم باشد توسط سخنران پنهان شود. در واقع اگر سخنران بخواهد همزمان نوت یا یادداشت‌ها را از دید مخاطب مخفی نماید و جوری وانمود کند که کاملا بدون نیاز به متن به موضوع تسلط دارد سردرگم و مضطرب می‌شود.

برخی توصیه می‌کنند زمانی که یادداشت به همراه دارید کم‌تر روی زمین و خارج از صحنه راه بروید؛ چون در این صورت لرزش‌های ناگهانی و ناخواسته بیش‌تر به چشم مخاطب می‌آید.

برای راحتی بیش‌تر سعی کنید در تمرینات برای کسب آمادگی قبل از سخنرانی، یادداشت را در یک دست نگه دارید و از دستی که آزاد است برای زبان بدن بهره بگیرید. به علاوه بهتر است با کشش طبیعی عضلات دست خود کاغذها را نگه دارید و سعی نکنید شکل دست‌ها در حالتی غیرطبیعی باشد؛ چون در این حالت احتمال افتادن یادداشت‌ها وجود دارد و مجبور می‌شوید برای برداشتن آن‌ها خم شوید!

انتخاب کلمات کلیدی با تکنیک “سکانس یادآوری”

تکنیک “سکانس یادآوری”، روشی برای انتخاب کلیدواژه از میان تمام کلماتی است که یک متن دربردارد. در این روش علاوه بر این که یک کلمه می‌تواند نماینده کلمات دیگر باشد به مخاطب کمک می‌کند سکانس اصلی سخنرانی را یک بار دیگر به خاطر آورد.

اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

فرض کنید درباره حوادث قرن و بمباران‌های شیمیایی تاریخ صحبت می‌کنید. اگر کلمه “فوکوشیما” باعث شود مخاطب سریعا به یاد متلاشی شدن نیروگاه هسته ای که به دنبال آن زلزله و سونامی عظیمی در سال ۲۰۱۱ و در ژاپن رخ داد بیفتد پس قطعا فوکوشیما یه سکانس یادآوری مناسب است.

بعد از تهیه کردن کلیدواژه‌ها نوبت به شماره‌گذاری برگه‌ها می‌رسد. هر یک از یادداشت‌ها از یک تا پنج شماره‌گذاری و بر اساس اولویت چینش می‌شوند. کارت‌ها را هر بار قبل از تمرین یک بار زیر و رو کنید و دوباره در ذهن مرور نمایید.

نحوه نوشتار کلمات روی یادداشت‌ها

نوشتار کلمات باید با فونت بزرگ و خوانا باشد. کلماتی که درج می‌کنید اگر انگلیسی هستند با حروف بزرگ نوشته شوند. در صورتی که نورپردازی سالن مانع از این می‌شود که به راحتی متن را بخوانید از خودکارهای خاص یا جوهر قوی برای پرینت متن استفاده کنید.

اصول استفاده از متن و یادداشت‌ها در سخنرانی

سخن آخر:

تمرین کافی مانع از دست‌پاچه و گم کردن کارت‌ها می‌شود. به عنوان مثال اگر درباره جنگ جهانی دوم سخنرانی می‌کنید و کارت اول مربوط به بمباران‌های صورت گرفته در خلال جنگ است حتما می‌دانید که بعد از موضوع مباران اتمی هیروشیما، بمباران اتمی ناکازاکی و فرانسه و تلفات جنگی مطرح می‌شود.