سخنران چه مقدار زمان برای استراحت مخاطبین باید در نظر بگیرد؟

روز گذشته من در مورد یک سمینار شش ساعته مطلبی می نوشتم که اوایل این ماه در آن شرکت کرده بودم و شخص مهمی سخنرانی آن را بر عهده داشت.

سخنران  انرژی زیادی را صرف سخنرانی خود نموده بود و من موارد متعدد جدیدی را از وی آموختم. اما سخنرانی وی به هیچ عنوان عالی نبود. یکی از اصلی ترین مشکلات وی، عدم اختصاص زمانی برای استراحت مخاطبین بود.

افراد برای شرکت در سمینار یک روزه وی مبلغ 780 هزار تومان را پرداخت کرده بودند و در حدود 300 نفر در این سمینار حضور داشتند. من نیز این مبلغ را صرفا به منظور یادگیری از وی پرداخت کردم و در نتیجه انتظاراتی از وی داشتم. یکی از موارد این است که افراد ممکن است در طی سخنرانی نیاز داشته باشند به سرویس بهداشتی مراجعه کنند. همچنین وی باید این موضوع را در نظر داشته باشد که بسیاری از افراد دوست دارند بعد از ظهر میان وعده ای بخورند.

این سخنرانی از ساعت 10 صبح تا 4 عصر برنامه ریزی شده بود. در بدو ورود اعلام شد که استراحت مخاطبین برای صرف نهار ساعت یک خواهد بود و این زمان دیرتر از موعدی بود که من قصد صرف نهار را داشتم . متاسفانه، ما ساعت سه توانستیم زمانی برای استراحت و نهار داشته باشیم.

ما مدت زیادی را در صف نهار سپری کردیم و نهار راس ساعت سه و نیم سرو شد. همانطور که می دانید این ساعت برای اغلب افراد بسیار دیر می باشد.

جلسه صبح مشکل دیگری نیز داشت. وی جلسه را ساعت 10 صبح شروع کرد و تا ساعت دو بدون وقفه سخنرانی را ادامه داد. محل سرویس بهداشتی نیز فاصله زیادی با مکان سخنرانی داشت و در نتیجه ترک سالن منجر به از دست دادن حداقل 10 دقیقه از سخنرانی می شد. بنابراین شرایط خوبی پیش رو نداشتم: استفاده از سرویس بهداشتی و از دست دادن محتوایی که برای استفاده از آنها مبلغ زیادی پرداخت کرده بودم یا ماندن در سالن که در این صورت  منجر به حواس پرتی و در نتیجه عدم توجه کافی به سخنرانی می شد.

به عنوان سخنران، ضروری است که ما به نیازهای بیولوژیکی مخاطبین و محدوده توجه آنها اهمیت دهیم تا آنها تمرکز کافی را در طی جلسه سخنرانی داشته باشند.

طبق تحقیقات اخیر، سوزان وینشنک، روانشناس و مؤلف کتاب 100 چیزی که همه سخنرانان باید در مورد مردم بدانند، اعلام می دارد که در هر یک ساعت در حدود 5 دقیقه استراحت مخاطبین اختصاص دهید تا بازه زمانی توجه مخاطبین افزایش یافته و بتوانند به خوبی به سخنرانی شما توجه کنند.

تجربه نشان می دهد که بر اساس شرایط، سخنران می تواند اندکی بیش از یک ساعت نیز سخنرانی را بدون استراحت مخاطبین ادامه دهد و این امر در شرایطی قابل انجام است که وی در حال پخش یک فایل ویدئویی بوده، بازخوردی را ارائه داده و یا در حال فیلم برداری از یکی از شاگردان می باشد.

در طی سال های متعددی که با گروه های مختلفی در زمینه تدریس سخنرانی فعالیت داشته ام، بدین نتیجه رسیده ام که اعضا معمولا 60-75 دقیقه بعد از شروع سخنرانی به سرویس بهداشتی مراجعه می کنند. بنابراین به عنوان یک قاعده کلی، من همواره استراحتی در حدود 5-10 دقیقه را به ازای 75 دقیقه سخنرانی را در کارگاه های آموزش سخنرانی و فن بیان توصیه می کنم. این امر منجر به افزایش آرامش ذهنی افراد گردیده و آنها می توانند به راحتی مطالب را درک کرده و تمرکز خوبی بر روی ادامه سخنرانی داشته باشند.