معمولا در کارگاه های آموزش سخنرانی و فن بیان تاکید می شود که برای طراحی پاورپوینت سخنرانی دقت زیادی باید به خرج داده شود . پاورپوینت یک نرم افزار ارائه تجاری است که توسط مایکروسافت طراحی شده است. این نرم افزار به عنوان بخشی از مجموعه Microsoft Office ارائه می شود که در سیستم های عامل Windows و Mac OS X قابل استفاده می باشد.
پاورپوینت به منظور طراحی سخنرانی هایی به کار برده می شود که نه تنها برای سازمانی خاص اهمیت دارند، بلکه برای شرکت کنندگان نیز حائز اهمیت می باشند. بنابراین، این نرم افزار بسیار موثر می باشد. همانند سایر فایل های داده مایکروسافت آفیس نظیر فایل های اکسل یا ورد، فایل های پاورپونت نیز در معرض خرابی و از دست رفتن اطلاعات می باشند.
ایراد در فایل های PPT بر روی کامپیوتری که آن ها را اجرا می کند نیز تاثیر دارد. برخی اوقات کامپیوتر با مشکل مواجه شده و یا در حین اجرای یک فایل PPT معیوب هنگ می کند. بدون شک شما نیز بارها شاهد صفحه نمایش آبی رنگی شده اید که به دلیل خرابی یک یا چند فایل سیستمی نشان داده می شود. بنابراین در این مقاله به بررسی مواردی به منظور جلوگیری از بروز ایراد در فایل های PPT خواهیم پرداخت که مانع از بروز مشکلات در سیستم Mac نیز می گردند.
برخی اوقات، شما یک فایل پاورپوینت سخنرانی را در محل کار خود طراحی نموده و سپس آن را به یک فلش مموری منتقل می کنید تا در یک کامپیوتر دیگر در سالن سخنرانی آن را اجرا کنید. در چنین مواردی، اقدامی که انجام می دهید، متصل کردن فلش درایو به کامپیوتر، پیدا کردن فایل پاورپوینت سخنرانی و اجرای مستقیم آن از روی فلش می باشد. علاوه بر این، شما فلش را در حالی که فایل اجرا می شود از کامپیوتر جدا می کنید. این اقدامات نه تنها بر روی فایل پاورپوینت سخنرانی تاثیر دارند، بلکه ممکن است منجر به آسیب به فلش درایو نیز گردند. ما توصیه می کنیم که ابتدا فایل را به کامپیوتر منتقل نموده و سپس از روی کامپیوتر آن را اجرا کنید. این امر منجر به افزایش سرعت اجرا گردیده و همچنین مانع از آسیب به فایل در حال اجرا می گردد.
شایان ذکر است که دلایل متعدد دیگری نیز وجود دارند که منجر به آسیب به فایل پاورپوینت سخنرانی شما می گردند. اگرچه تست فایل اقدام مناسبی می باشد اما هرگز آن را از روی فلش اجرا نکرده و در ابتدا فایل را به کامپیوتر منتقل نموده و نسخه منتقل شده را اجرا کنید. از سوی دیگر، تهیه نسخه پشتیبان نیز بسیار مناسب می باشد زیرا در این صورت می توانید در صورت آسیب به فایل های اصلی، آن ها را بازیابی کنید. از آنجایی که دیسک های فیزیکی نظیر فلش، هارد درایو و … قابل اعتماد نیستند، توصیه می شود که فایل های خود را بر روی کلود (نظیر آپلود بر روی ایمیل) ذخیره سازی کنید. اگر از نحوه دسترسی به پرونده های مبتنی بر وب اطلاعی ندارید، در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد.
اگر قصد دارید نسخه پشتیبانی از فایل های ضروری خود بر روی اینترنت داشته باشید، باید از فضای ایمیل خود (Gmail، Yahoo، Hotmail و …) برای این کار استفاده کنید. برای استفاده از فایلی که بر روی ایمیل شما ذخیره شده است، شما می توانید از طریق اینترنت منزل یا محل کار خود به آن دسترسی داشته باشید. ذخیره فایل ها بر روی فلش درایو معایبی نیز دارد. شما باید همواره آن را به همراه داشته باشید. ثانیا، احتمال آلوده شدن آن به ویروس بواسطه متصل نمودن به کامپیوتر بسیار بالا می باشد. ذخیره فایل ها بر روی فضاهای ابری مثل دراپ باکس هیچ یک از معایب فوق را ندارد. از آنجایی که هیچ یک از ما علاقه ای به بروز شرایط فوق نداریم، ضروری است که پیشگیری های لازم را انجام دهیم. خوشبختانه ابزارهای متعددی نیز برای ترمیم فایل های پاورپوینت موجود می باشند که می توانید با استفاده از آنها فایل های پاورپوینت معیوب را ترمیم نمایید.
