مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت
تا به حال به سخنرانی ای دعوت شده اید که قرار بود یک ساعت طول بکشد ولی یک ساعت و نیم طول کشیده؟ چه حسی داشتید؟ قطعا از این موضوع خوشحال نشدید .شاید هم آرزو کردید کاش هیچ وقت این دعوت را قبول نمی کردید. با این مثال ساده متوجه می شوید چقدر مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت برای مخاطبین اهمیت دارد.
باید همیشه در این طور در نظر بگیرید که مخاطبانتان سرشان شلوغ است و برای بعد مراسم سخنرانی برنامه ریزی کرده اند و بلافاصله بعد از ارائه شما باید به مکان دیگری بروند. این طوری همیشه اهمیت زمان بندی را به خاطر خواهید داشت.
الزامات یک ارائه خوب در زمان سخنرانی
برای یک ارائه خوب پاورپوینت تنها داشتن اسلاید های زیبا و خوب کافی نیست. مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپویت اهمیت زیادی دارد. باید دقت داشته باشید که ارائه را طوری تنظیم کنید که به موقع تمام شود و زمان خاصی را برای استراحت مخاطبان در نظر بگیرید. انقدر تمرین کنید که دقیقا بدانید چه مقدار زمان برای هر اسلاید ارائه مناسب است.
بهترین راه برای اندازه گیری مدت زمان لازم برای ارائه ایستادن و با صدای بلند تمرین کردن است. سرعت صحبت کردن شما هنگامی که ایستاده اید و بلند صحبت می کنید نسبت به زمانی که نشسته اید و آرام با خودتان نجوا می کنید متفاوت است. پس بایستید و با صدای بلند ارائه تان را تمرین کنید. تا زمان کلی ارائه را بدست بیاورید.برای مدیریت زمان یک ارائه باید از یک رویکرد استراتژیک استفاده کنید. در تمرینی که برای بدست آوردن زمان ارائه تان انجام می دهید دقت کنید که هر قسمت دقیقا چقدر طول می کشد. مثلا در یک سخنرانی 60 دقیقه ای بهتر است به هر قسمت زمان خاصی اختصاص دهید و اسلاید های ارائه تان را با آن تنظیم کنید.
مثلا:
- 00:05 – شروع ارائه
- 00:15 – مقدمه و معرفی ارائه
- 00:30 – ارائه آموزش های لازم و یا ارائه اصل مطلب
- 00:50 – ارائه نمونه هایی از مطلب مورد بحث
- 00:58 – تشکر, تشویق و تمجید
تمرین تنظیم وقت با پاورپوینت
برای مدیریت زمان در سخنرانی با پاورپوینت می توانید از این روش استفاده کنید. قبل از اینکه تمرین را شروع کنید، مطمئن شوید که اولین اسلاید ارائه را انتخاب کرده اید. حالا روی Slide Show یا نمایش اسلاید کلیک کنید و روی تب “Rehearse Timings یا تمرین تنظیم وقت” کلیک کنید.
پاورپوینت بصورت اتوماتیک یک پنل تایمر کوچک باز می کند که شروع به شمارش می کند.
با فشار دادن دکمه راست کی برد می توانید به اسلاید بعدی بروید . مایکروسافت پاورپوینت زمان مربوط به اسلاید را محاسبه میکند. همچنین به هر اسلاید جدیدی که بروید جمع زمان های اسلایدهای قبل را نیز به شما نشان میدهد. از دکمه پاز یا مکث میتوانید برای نگه داشتن موقت زمان استفاده کنید.
در پایان تمرین ,شما در حالت نمایش slide sorter می توانید مقدار زمانی که به هر اسلاید اختصاص دادید را ببینید.
سعی کنید به هر اسلاید زمان مناسبی بدهید. نه انقدر کم که مخاطب متوجه اسلاید نشود و مجبور شود از کسی که کنارش نشسته بپرسد که مطلب چه بود نه انقدر زیاد که حوصله مخاطب سر برود و خسته شود.
بعد از اینکه به هر اسلاید زمان مورد نطرتان را اختصاص دادید می توانید تنظیماتی در پاور پویت انجام دهید که به طور اتوماتیک اسلاید ها را عوض کند.
ساختن یک ارائه خودکار
شما می توانید یک زمان بندی اتوماتیک برای اسلاید های پاور پوینت در نظر بگیرید , به این ترتیب دیگر لازم نیست دستی اسلایدها را عوض کنید.
به یاد داشته باشید که زمانی که به هر اسلاید می دهیم چقدر است چون ممکن است پاورپویت قبل از اینکه حرف هایمان در مورد یک اسلاید تمام شود اسلاید بعدی را نشان دهد و یا بالعکس ,ممکن است صحبت هایتان تمام شود و بخواهیم مطلب بعدی را بگوییم ولی اسلاید قبلی در حال نمایش است . به هر حال تمرین کنید که زمان ارائه هر اسلاید با زمان اتوماتیک برابر باشد.
روی Slide Show یا نمایش اسلاید کلیک کنید و روی تب setup slide show کلیک کنید. پنجره set up show باز می شود. شما می توانید تنظیمات زمان را روی اسلاید اول یا اسلایدی که رویش قرار دارید انجام دهید.
اگر از زمانی که به اسلایدی اختصاص دادید راضی نبودید میتوانید با کلیک روی record slide show و انتخاب clear زمان اختصاصی را پاک کنید.
در نظر داشته باشید که ساختن یک ارائه خوب کار آسانی نیست و نیاز به تمرین زیادی دارد.
بیشتر بخوانید| بیشتر بدانید : آموزش سخنرانی ، فن بیان ، دوره آموزش سخنرانی
