طوفان فکری چیست؟

آیا تاکنون چیزی در مورد طوفان فکری یا Brainstorming شنیده‌اید؟ یک سیستم (شرکت، کارخانه و حتی یک خانواده) همیشه با مشکلات مختلفی مواجه است و اغلبِ این مشکلات، به کمک اعضای همین سیستم قابل حل هستند. درضمن، سیستم‌ها می‌توانند با کمک گرفتن از ایده‌های اعضا، فرآیند فعالیت خودشان را بهبود داده و بهتر از قبل عمل کنند.

مدیران موفق دائما به فکر بهبود فعالیت سیستمِ پایین‌دست خودشان هستند: رئیس جمهور یک کشور به‌دنبال راهی برای افزایش توان اقتصادی مردم است، مدیر یک شرکت بزرگ به فکر راه حلی برای دریافت بازخورد بهتر از کارمندان است و پدر یک خانواده، راه حلی می‌خواهد تا اعضا را بیشتر از قبل شاد کند.

بیشتر مدیران سعی می‌کنند برای پیدا کردن راه حل‌ها یا ایده‌هایی برای حل مشکلات و بهبود اوضاع، به‌تنهایی فکر کرده و عمل کنند. در مقابل، مدیران موفق همیشه سعی می‌کنند با برگزاری جلسات طوفان فکری یا بارش فکری به کمک اعضا، به بهترین “ایده‌ها” برسند. در ادامه، در مورد این موضوع توضیحات بیشتری به شما می‌دهیم:

طوفان فکری چیست؟

الکس آزبورن اولین فردی بود که در سال 1958، از تکنیکی به نام طوفان فکری نام برد. البته قبل از این هم همیشه در طول تاریخ از این تکنیک برای پیدا کردن راهکارها استفاده می‌شد. در طوفان، مغزاعضای یک سیستم برای پیدا کردن راه حل‌ها و ایده‌های پیرامون یک مسئله، دور هم جمع می‌شوند. در ادامه، هر فرد از این جمع “فارغ از جایگاهش” می‌تواند به ارائه‌ی راهکار مورد نظر خود در مورد مشکل گفته شده اقدام کند.

به عنوان مثال، در شرکت رایمند صنعت آذر، 30 کارمند مجموعه به سرپرستی رئیس شرکت برای کاهش هزینه‌های اضافی مجموعه، یک جلسه طوفان فکری شکل می‌دهند. در این جلسه، از رئیس تا کارمند و آبدارچی ایده‌های خودشان در مورد این مسئله را عنوان می‌کنند و در صورت نیاز، در مورد هر ایده به بحث و گفتگو می‌پردازند. یک نفر در مورد مزیت استفاده از کاغذهای باطله برای چاپ نامه‌های کم‌اهمیت و در نتیجه‌ی صرفه جویی در هزینه‌ها می‌گوید و دیگری پیشنهاد کاهش ساعات استراحت غیر ضروری را برای رسیدن به نتیجه مورد نظر ارائه می‌کند. در نهایت با توجه به ایده‌های ارائه شده، سرپرست گروه، به جمع‌بندی نتایج اقدام کرده و جلسه را به اتمام می‌رساند.

این ماهیت یک جلسه طوفان فکری است. در ادامه، توضیحات بیشتری در مورد آن، استانداردها و نحوه‌ی اجرایش ارائه می‌کنیم، اما بهتر است قبل از آن، کمی در مورد اهمیت طوفان فکری صحبت کنیم.

اهمیت طوفان فکری

اغلب در حکومت‌های دیکتاتورمحور، شاهد این هستیم که یک نفر یا گروه خاص برای یک ملت یا مجموعه تصمیم گیری می‌کنند. این تصمیم‌ها در نگاه اول نتایج خوبی به همراه دارند اما بعد از گذشت مدتی، متوجه می‌شویم که راهکارهای بسیار بهتری هم وجود داشته که بتوان از آن برای بهبود شرایط استفاده کرد.

راستش را بخواهید، در اغلب موارد اهمیت جلسات طوفان فکری تا قبل از برگزار شدن آن معلوم نمی‌شود. در هر حال، یک مدیر می‌تواند به‌تنهایی برای رفع هر مشکل در شرکت خود راه حلی پیدا کند. مثلا مدیر بخش حسابداری شرکت با چند ساعت تحقیق و رجوع به تجربه‌ی‌کاری خود، می‌تواند چند راهکار برای کاهش مالیات‌ها پیدا کرده و آنها را اجرا کند.

اما اگر همین مدیر، قبل از اجرایی کردن راهکارهای به دست آمده، یک جلسه طوفان فکری را با بقیه‌ی حسابداران به اجرا بگذارد، تازه متوجه می‌شود که نیروهای زیردست او چه ایده‌های شگفت‌انگیزی دارند که می‌تواند نتایج به مراتب بهتری را همراه داشته باشند.

نکته‌ی مهم این است که جلسات طوفان فکری صرفا برای پیدا کردن ایده‌ها و راه‌حل‌ها برگزار نمی‌شود. این جلسات به شدت کمک می‌کنند تا نیروهای یک مجموعه نسبت به فعالیت خودشان احساس وظیفه‌ی بیشتری کنند. درضمن مشاهده‌ی نتایج ایده‌های ارائه‌شده باعث می‌شود اعضا به احساس ارزشمندی دست پیدا کرده و تلاش بیشتری برای رشد خود و سیستم داشته باشند. در نهایت هم، همبستگی به‌وجودآمده میان افراد، نتایج بسیار خوبی برای پیشبرد اهداف کل خواهد داشت.

انواع طوفان فکری

احتمالا این داستان برای شما آشنا باشد:((یکی از مشتریان یک کارخانه‌ی بزرگ صابون سازی، به علت خرید یک بسته صابون خالی، به امور مشتریان این مجموعه شکایت کرد. پس از آن و با برگزاری چند جلسه‌ی مختلف (که مطمئنا جلسه‌ی بارش فکری هم میان آنها بوده) مدیران تصمیم گرفتند برای حل کردن این مشکل، خط تولید را بازسازی کنند. در ادامه با صرف هزینه‌های گزاف، از تکنولوژی جدید لیزری استفاده شد تا احتمال وقوع دوباره‌ی این خطا به صفر برسد. در مقابل و در یک کارگاه ساخت صابون کوچک، نیرویی که با مشکل مشابهی روبه‌رو بود، یک پنکه در مقابل خط تولید تعبیه کرده و به این صورت جعبه‌های خالی را از مسیر خط تولید خارج کرد.))

به نظر شما کدام یک از راهکارهای بالا، بازخورد بهتری داشته؟ صرف چندین هزار دلار هزینه یا صرفا خرید یک پنکه؟ در حالی که هر دو یک نتیجه به همراه دارند.

به طور کلی، طوفان فکری به دو نوع انفرادی و جمعی دسته‌بندی می‌شود. در داستان بالا ایده‌ی اول، حاصل یک جلسه طوفان فکری گروهی و ایده‌ی دوم حاصل یک طوفان فکری انفرادی است به ‌روشنی متوجه شدیم که نتیجه‌ی این طوفان فکری تک‌نفره به مراتب بهتر و مناسب‌تر بود.

البته نمی‌توان با استناد به این داستان، در مورد این موضوع قضاوت کرد که کدام نوع طوفان فکری بازخورد بهتری دارد. زیرا ممکن است نتایج نامناسب در کارخانه‌ی اول به دلیل اشتباه در برگزاری جلسه‌ی گروهی و درنظرنگرفتن استانداردهای لازم بوده باشد. اما درهرحال، داستان بالا به‌خوبی اهمیت جلسات انفرادی بارش فکری را به رخ ما می‌کشد.

برخی از صاحب نظران روی این موضوع تاکید دارند که بهتر است برای حل مشکلات پیچیده‌ی طوفان فکری گروهی، و برای مشکلات ساده و کلی، از طوفان فکری انفرادی استفاده شود.