بهبود مستمر به کمک چرخهْ دمینگ

20 ۱۰۲

بهبود مستمر موضوعی است که به رشد دائمی بخش‌های مختلف یک سازمان یا سیستم کسب‌وکار اشاره می‌کند. در این فعالیت سعی می‌شود بخش‌های مجموعه، بررسی شده و طبق برنامه‌ریزی و البته یک سری اصول خاصِ ازپیش‌تعیین‌شده، برای بهبود آنها وقت در نظر گرفته شود.

بهبود مستمر در ژاپن با نام “کایزن” شناخته شده و مبحث گسترده‌ای به‌شمار می‌رود که اغلب مجموعه‌ها از آن پیروی می‌کنند. در ایران از حدود سال 79، این مفهوم وارد برخی از سیستم‌ها شده و با دریافت بازخوردهای مثبت، مجموعه‌های زیادی خواهان استفاده از آن شدند. در این مبحث کوتاه، قصد داریم شما را با زبانی ساده و البته به اجمال با بهبود مستمر آشنا کنیم.

بهبود مستمر چیست و اجزای آن کدامند؟

 

هدف اصلی از بهبود مستر، اجرای سیستمی است که در آن، فعالیت‌های بی‌ارزش حذف شده و بهترین راه‌کارها برای حل مشکلات و مسائل استفاده می‌شوند.

در بهبود مستمر، همهْ افراد یک سازمان، از مدیر آن تا کوچک‌ترین اعضا، با فرایندهای انجام فعالیت این مجموعه آشنایی دارند و در ادامه، برای بهبود آن تلاش می‌کنند. بهبود مستمر شامل یک سری اصول، مثل بررسی فعالیت‌های فعلی مجموعه؛ بررسی اقداماتی که می‌تواند باعث اصلاح شود؛ فعالیت‌هایی پیشگیرانه و… است. علاوه بر این اصول، بهبود مستمر برای اجرا، نیازمند برداشتن چند قدم مهم است.

بهبود مستمر

این مطالب به دو بخش تقسیم شده. بخش اول، اجرای یک فرایند “بهبود” با مثال کامل و بخش دوم، توضیح “چرخهْ دمینگ” یا P.D.C.A و بهبود مستمر. پس، سراغ بخش اول برویم:

قدم صفر: تعیین هدف

قدمِ صفرِ اجرای بهبود مستمر، تعیین هدف است. شما باید تعیین کنید که اصلا چرا و به چه دلیلی قصد اجرای این فعالیت بهینه‌سازی در مجموعه و سیستم خود را دارید. برای نمونه، در یک هایپر مارکت بزرگ، ممکن است هدف اصلی، بهبود ارائهْ خدمات به مشتریان درنظر گرفته شود. همچنین می‌توان هدف را، افزایش سود و کاهش هزینه‌های بی‌مورد دانست. درهرحال، باید هدف به‌خوبی مشخص شود. ادامهْ مطلب را با هدف افزایش سود پیش می‌بریم.

مشاهده مقاله  اهمال‌کاری چیست؟

1_ بررسی برای یافتن فعالیت‌های بی ارزش و حذف آن

اولین و مهم‌ترین موضوع در بهبود مستمر، یافتن فعالیت‌های بی‌ارزشی هستند که سود خاصی را متوجه مجموعه نمی‌کنند. ممکن است در سازمان، حتی فعالیت‌های بی‌‌ارزشی وجود داشته باشد که برای انجام آنها مجبور به استخدام نیرو و هزینه‌های دیگر شده باشید. بنابراین، ابتدا باید آنها را پیدا کنید.

برای نمونه، در همان مثالِ فروشگاه مواد غذایی، فعالیتی مثل جمع‌کردن کارتن‌ها و ضایعات مربوط به بسته بندی محصولات، ممکن است یکی از همین کارهای بی‌ارزش محسوب شود. شاید چند سال پیش مدیر فروشگاه برای جمع‌آوری این ضایعات، اقدام به استخدام یک نیرو و حتی اجارهْ انبار کرده باشد. اما در آن سالها هزینه هر کیلو کارتن ضایعاتی و پلاستیک و… چند برابر امروز بوده است. مدیر بعدی هم بی‌توجه به کاهش هزینه فروش این ضایعات، روند قبلی را ادامه داده و تا امروز مقدار زیادی از هزینه‌ها، بی‌دلیل و بدون ایجاد ارزش، صرف شده است.

پس، در قدم اول در این فروشگاه، یک فعالیت هرز و بی‌خاصیت شناخته شده و تکلیف آن روشن می‌شود. در ادامه؛ انباریِ مربوط به ضایعات پس داده شده و نیروی فعلی هم به یک کار دیگر مثل فروشندگی یا تمیزکاری و… مشغول می‌شود. در مقابل، به نیروهای جمع‌آوری بازیافت محلی اجازه داده می‌شود تا این ضایعات را به صورت رایگان جمع‌آوری کرده و از فروشگاه خارج کنند.

بهبود مستمر به کمک چرخهْ دمینگ

2_ ادغام فعالیت‌های موازی

در قدم دوم، فعالیت‌های موازی را که در بخش‌های مختلف و با شکل‌های متفاوت انجام می‌شود ادغام می‌کنیم. مثلاً در همان‌فروشگاه، ممکن است افرادی به چیدمان محصولات در قفسه‌ها مشغول باشند و افراد دیگری هم به چسباندن اتیکت‌های قیمت روی هر محصول.

عملا نیروهای بخش دوم مجبورند بار دیگر محصولات چیده‌شده در قفسه‌ها را برداشته و بعد از قیمت‌گذاری باز در قفسه‌ها بچینند.  دراین‌حالت، می‌توان این دو دسته نیرو را با هم ادغام کرد. به این صورت که ابتدا محصولات، اتیکت‌دارشده و با همکاری نیروهای موظف به چسباندن قیمت‌ها و نیروهای چیدمان، این محصولات در قفسهْ مناسب قرار بگیرد. در این حالت با کاهش انرژی، کاهش فعالیت و… احتمالا در این بین، تعدادی نیرو اضافه می‌آیند که می‌توانند در بخش‌های لازم دیگر به‌ کار گرفته شده و هزینه‌های مجموعه را کاهش بدهند.

مشاهده مقاله  4 دلیلی که ایجاد عادت جدید و سازگاری با آن را با شکست مواجه می‌کند

3_ تعیین وظایف و اقدامات مربوط به افزایش کیفیت

و سرانجام قدم سوم، تعیین وظایف و اقدامات لازم برای بهبود کیفیت است. تا اینجا توانستیم به‌خوبی فعالیت‌های بی‌مورد و بی‌ارزش را بررسی و پیدا کرده و حذف‌شان کنیم. همچنین توانستیم راه‌کارهایی بیابیم که به کمک آنها باعث صرفه‌جویی در  وقت، انرژی و هزینهْ مجموعه شویم. در ادامه، دیگر به‌دنبال بررسی راه‌کار قبلی نیستیم. این‌بار راه‌کارهایی را می‌خواهیم که بتوانند با اضافه‌شدن به وظایف، باعث بهبود شرایط نسبت به چیزی که اکنون هست شوند.

در ادامهْ مثال در فروشگاه و با توجه به اینکه هدف اصلی، افزایش سود مالی و کاهش هزینه‌ها بود، می‌توان فعالیتی اضافه کرد که باعث رسیدن به همین هدف شود؛ مثلا می‌توان به جای اینکه مثل قبل، از کاغذهای نو برای نوشتن فاکتورهای درون‌سازمانی استفاده کرد، از کاغذهایی استفاده کنیم که یک طرف آن‌ها قبلا استفاده شده است. بنابراین، عملا نیمی از هزینهْ کاغذهای مصرفی کاهش می‌یابد.

بهبود مستمر

چرخهْ دمینگ چیست؟

یک سوال: گیریم که همهْ این فعالیت‌ها باعث بهبود شرایط شدند، اما چه‌طور قرار است اینها بتوانند بهبود مستمر و دائمی سازمان را نهادینه کنند؟ در اصل، بهبود مستمر، طبق بررسی و عمل دوباره یا همان چرخهْ دمینگ پیش می‌رود.

دکتر ادوارد دمینگ، پدید آورندهْ چرخهْ دمینگ یا همان چرخهْ بهبود مستمر است. این چرخه چهار جزء دارد که به اختصار P.D.C.A نامیده شده و هر حرف آن، اشاره به یک قسمت از چرخه می‌کند. در ادامه، آنها را برای شما توضیح می‌دهیم:

 PLAN یا برنامه‌ریزی

این، همان قدمِ صفرِ فعالیتِ انجام‌شده در مثال بالا با کمی جزئیات بیشتر است. در این مرحله، برای انجام بهبود مستمر در سازمان، هدف‌گذاری و برنامه‌ریزی‌شده و علاوه بر آن، پیش‌بینی‌هایی صورت می‌گیرد. همچنین، در بخش P یا همان PLAN، باید مجریان به انجام این بهبود مستمر، متعهد شوند تا مبادا در میان کار آن را نیمه‌کاره رها کنند.

مشاهده مقاله  هر آن چه درباره ارزش زمان و اهمیت واقعی آن که تا کنون نمی‌دانستید! (1)

DO

احتمالا به‌خوبی می‌دانید که همیشه پیش‌بینی‌ها چنان که باید محقق نمی‌شوند. به همین دلیل، در این مرحله پیشنهاد می‌شود که طرح برنامه‌ریزی‌شده، در یک مقیاس کوچک به اجرا درآید. به این صورت، تضادها، مشکلات و… نمایان می‌شوند و می‌توانید از ایجاد مشکلات، به‌دست آنها در مقیاس‌های وسیع جلوگیری کنید.

CHECK یا بررسی

در مرحلهْ سوم، به بررسی فرآیند انجام کار و علاوه بر آن، نتایج می‌پردازیم. در بخش CHECK، باید دائما تمامی فعالیت‌ها را زیر نظر گرفت و با توجه به اینکه فعالیت در مقیاس کوچک درحال اجراست، باید مراقب بود تا مبادا مشکلات ریز و جزئی از توجه ما دور بمانند؛ چون ممکن است این مشکلات ریز در مقیاس بزرگ به فاجعه تبدیل شوند.

ACT یا عمل

و بالاخره نوبت به مرحلهْ ACT یا عمل می‌رسد. در این مرحله، باید با توجه به نتایج به‌دست‌آمده در مراحل قبلی، بهترین راه برای پیاده‌کردن ایدهْ اصلی را در نظر گرفته و آن را اجرا کرد. به‌طورکلی، چرخهْ دمینگ فعالیتی است که باید به‌صورت دائمی اجرا شده و مثل یک سیکل حرکت کند تا بتوان به آن بهبود “مستمر” گفت. در اصل برای اینکه بتوانیم روی آن نام “چرخه” بگذاریم، باید بار دیگر به سراغ هدف تعیین‌شده رفته و فعالیت‌ها را بررسی کنیم و به موارد دیگر برای بهبود برسیم.

چرخه دمینگ

کلام آخر

در این مبحث، سعی کردیم به زبان ساده و البته با مثالی ساده و نه‌چندان چالش‌برانگیز فعالیت بهبود مستمر را به شما بیاموزیم. دقت کنید که این، صرفا یک مثال ساده بود و نمی‌تواند به‌معنای واقعی مفهوم اصلی بهبود مستر را به شما نشان دهد. بنابراین، اگر علاقه‌مند به دانستن آن هستید، می‌توانید برای یادگیری آن، از طریق مطالعه یا شرکت در کلاس‌های آموزشی اقدام کنید. با آرزوی موفقیت برای شما عزیزان!

[تعداد: 0    میانگین: 0/5]
۲۰ Comments
  1. ایران دخت

    خیلی مهمه که کارهای بی ارزش رو تشخیص بدیم و اونها رو از زندگیمون حذف کنیم. وقتی بدونیم که چه کاری رو نباید انجام بدیم خودبخود میریم سراع کارهای اصلی

  2. مزینی

    خیلی ها این تکنیک رو بلدن اما مرحله آخر رو انجام نمیدن یعنی اهل عمل نیستن

  3. یاسین

    تهیه لیست کارهایی که نباید انجام بدیم میتونه خیلی در زندگیمون موثر باشه. برای من که اینطور بوده

  4. Bita

    یک از بهترین کارها برای بهیود مستمر اینه که از تلویزیون و شبکه های سینمای خانگی دور باشیم. به موقع بخوابیم تا بموقع بیدار بشیم. هر روز کار رو با مهمترین کارمون شروع کنیم و بدون کمال طلبی انجامش بدیم.

  5. امیر محمد

    ارین برودوین (Erin Brodwin) گزارشگر بخش تجاری سایت Insider است. در گزارش خودش نوشته ساعت‌ها خیره‌شدن به صفحه‌ی کامپیوتر میتونه به خستگی دیجیتالی چشم منجر بشه. خستگی دیجیتالی چشم باعث خشکی چشم و تاری دید میشه.

  6. محمودزاده

    موقع انجام کارها نه تنها موبایلتون رو روی سایلنت بگذارید بلکه اون رو کلا از خودتون دورش کنید. یا خاموشش کنید.

  7. گلریزی

    وقت تلف نکنید. زیاد فکر نکنید چون اینکار فقط مشکل‌تراشی می‌کند. موقعیت‌ها را ارزیابی کنید و تصمیمات قاطع بگیرید. هیچوقت نمی‌توانید چیزی که شهامت رویارویی با آن را ندارید تغییر دهید. پیشرفت نیازمند خطر کردن است.

    1. mm
      سید جواد غفاری

      ممنون از شما

  8. amini

    سعی نکنید با همه رقابت کنید. نگران کارهایی که دیگران از شما بهتر انجام می‌دهند نباشید. سعی کنید هر روز رکورد خودتان را بالا ببرید. موفقیت مبارزه‌ای است بین خودتان و خودتان.

    1. mm
      سید جواد غفاری

      مرسی. دقیقا همینه

  9. mirab

    روی چیزی که نمی‌خواهید اتفاق بیفتد متمرکز نشوید. روی چیزهایی متمرکز شوید که می‌خواهید اتفاق بیفتند. تفکر مثبت از لازمه‌های هر موفقیت است. اگر هر روز صبح با این فکر بیدار شوید که اتفاقی فوق‌العاده در زندگی‌تان خواهد افتاد و به آن توجه دقیق کنید، خواهید دید که حق با شما بوده است.

    1. mm
      سید جواد غفاری

      ممنون از اشتراک گذاری نظرتون دوست عزیز

  10. کیمیا

    خیلی از افراد بر این باور ن که باید دائماً در حال تلاش و حرکت باشن، باید همیشه شلوغ باشن و به هیچ‌ استراحتی نیاز ندارن! این دقیقاً همان نقطه‌ایه که اضطراب‌ها خودشون رو نشون میدن. به خودتان آرامش بدید و زمانی را برای استراحت کردن بگذارید. در این لحظات است که ذهن و جسم مار و آروم میکنه و می‌توانید راحت‌تر جلو بریم و رشد کنیم.

    1. mm
      سید جواد غفاری

      بله دقیقا همینطوره

  11. ساجدی

    همه انسان ها به طور مساوی ۲۴ ساعت در روز وقت دارن بعضن ها از این زمان استفاده میکنن و به عنوان موفق ترین افراد انتخاب می شن، و برخی نیز آن را هدر می دن

    1. mm
      سید جواد غفاری

      دقیقا همینطوره. برخی افراد برای ثانیه به ثانیه وقتشون ارزش قائل هستن

  12. namazi

    نکته مهم برای بهینه سازی زمان بیکاری، اینه که برای کوتاه ترین زمان های خود برنامه ای از پیش تعیین شده داشته باشیم. اگر از قبل برای این لحظات فکر نکرده باشیم، اولین کاری که به ذهن مون می رسه رفتن به سراغ شبکه های اجتماعیه و این موضوع به پیش فرض ذهنی ما تبدیل می شه.زمانی را به نوشتن ایده هایی اختصاص بدیم که بتونیم از زمان های بیکاری کوتاه خود حداکثر استفاده را بکنیم، و زمانی که به صورت خواسته یا ناخواسته هیچ کاری برای انجام دادن نداریم ، به این ایده ها رجوع کنیم.

    1. mm
      سید جواد غفاری

      ممنون از شما

  13. sepehri

    لیستی از کارهایی که وقت مون رو تلف می کنن، تحت عنوان «کارهایی که نباید انجام دهم» بنویسیم و آن را همیشه جلوی چشم داشته باشیم. زمانی را که صرف چک کردن مدام تلگرام، اینستاگرام، ایمیل و … می کنیم را جمع کرده و بعد از به اتمام رساندن لیست «وظایفی که باید انجام دهید» آن را به خود جایزه بدیم و هر کاری که دوست داریم در اون موقع انجام بدیم.

    1. mm
      سید جواد غفاری

      دقیقا. پیشنهاد خیلی خوبیه

نظر خود را بنویسید

Your email address will not be published.