موفقیت از آن کسانی است که هوشمندانه‌تر گام بردارند؛ نه صرفا سخت‌کوشی بیشتری در مسیر خود داشته باشند. یکی از نگرانی‌ها و دغدغه‌های سخنرانان و مخاطبانی که در سخنرانی‌ها شرکت می‌کنند سوالاتی است که دقیقا نمی‌دانند باید بپرسند یا نه؛ و اگر بپرسند این سوالات قرار است آن‌ها را به کجا سوق دهد یا بهتر بگوییم، چه نتیجه‌ای به دنبال داشته باشد. چرا که اغلب سوالاتی که در طول کنفرانس‌ها و همایش‌هایی که تبادل نظر در آن‌ها برقرار است به پاسخ های تدافعی در سخنرانی منتج می‌شوند.
یک باور مشترک و قدیمی وجود دارد که بهتر است سوالات را به جای این که با “چرا” شروع کنیم با “چه” شروع کنیم. البته شاید در عمل چرا یا چه طور تفاوت چندانی با هم نداشته باشند و مفهوم جملات چندان متاثر از قیود پرسشی نباشد؛ اما آن چه که باعث رویارویی مخاطب یا سخنران با پاسخ های تدافعی در سخنرانی می‌شود همین قیود پرسشی هستند که احساسات متفاوتی را به طرف مخاطب القا می‌کنند.
درباره چرایی و نحوه پیشگیری از بروز پاسخ های تدافعی در سخنرانی نکاتی را گردآوری کرده‌ایم که خواندن آن‌ها در مجموعه آموزشی دانشگاه زندگی قطعا خالی از لطف نخواهد بود. همراه ما بمانید.
پاسخ های تدافعی در سخنرانی و جلوگیری از بروز آن‌ها
قبل از هر چیز بهتر است با فلسفه پرسش و پاسخی که در پایان سخنرانی یا در خلال آن مطرح می‌شود آشنا شوید. چنان چه قبلا در بحث مدیریت جلسات پرسش و پاسخ بعد از سخنرانی اشاره شد سوال پرسیدن یک نیاز ضروری برای فردی است که به تازگی با موضوعی رو به رو می‌شود. از آن جایی که خیلی از سخنرانی‌های معتبر معمولا با محتوا و بار علمی تازه‌ای برای شنونده همراه هستند پس تبدیل شدن سخنرانی به جلسه‌ای گفتگومحور دور از انتظار نیست. در واقع پرسش و پاسخ از دید سخنران و مخاطب ممکن است معانی متفاوتی داشته باشد. به طور کلی پرسش و پاسخ روشى است که سخنران، مجری یا مدرس به وسیله آن مخاطب خود را به تفکر پیرامون مطلب یا مفهومى جدید یا بحث خاصی تشویق مى‌کند. در این روش مخاطب به دنبال اولین جرقه‌هایی که در ذهن او زده شده است تلاش مى‌کند با کوشش‌هاى فکری از معلوم به مجهول حرکت کند و به این ترتیب خودش به پاسخ صحیح سوالاتش برسد؛ نه این که لقمه حاضر و آماده‌ای در اختیارش قرار گرفته باشد.
کلماتی که به جای ایجاد حس تدافعی، معجزه می‌کنند!
“چرا” همواره یک قید پرسشی پرتکرار اما با بار منفی است و این حس را به طرف مقابل القا می‌کند که انگار جایی از کار او می‌لنگد و یا شما در حال زیر سوال بردن او هستید. استفاده از قید پرسشی “چرا” حالت جستجوگری دارد و به مخاطب این حس را القا می‌کند که شما قرار است از چیز کوچکی لا به لای تمام مفاهیم سردرآورید.
بنابراین توصیه می‌شود مثلا:
- نگویید “چرا شما….؟”؛ در عوض بگویید “دلیل این که شما ….؟”
- نگویید “چرا به این سبک…”؛ در عوض بگویید” چه طور توانستید از بروز خطا در این مرحله جلوگیری کنید؟”
- نگویید “چرا نتوانستید….”؛ در عوض بگویید “چه چیزی باعث شد در استفاده از این روش آشفته شوید”
کار از جای دیگر می‌لنگد…
شاید گفتگو و همین تبادل نظر راهی برای جذب مخاطب و توجه از دست رفته آن‌ها باشد؛ اما وقتی دقیق‌تر به این موضوع نگاه می‌کنیم می‌بینیم در بروز پاسخ های تدافعی در سخنرانی این تنها قیود پرسشی نیستند که مشکل‌ساز می‌شوند. در واقع ضمیر “تو” یا سو شخص مفردی که بعد از “چرا” به گوش مخاطب می‌رسد در واقع تن یا لحن اتهامی دارد. این حالت باعث می‌شود تا مخاطب بعد از شنیدن سوالات شما هرگز به این فکر نکند که چه طور پاسخ سوالتان را بدهد؛ بلکه احساس کند در حال سرزنش شدن است و باید به نحوی رفع اتهام کند. پس در چنین شرایطی بعید نیست اگر با پاسخ های تدافعی در سخنرانی رو به رو شویم.
چه طور مانع از بروز پاسخ های تدافعی در سخنرانی شویم؟
چنان چه گفته شد این پاسخ‌ها هم ممکن است از طرف مخاطب بروز کند هم از طرف سخنران. در واقع هر دو جایگاه موقعیت خوبی هستند تا مورد سرزنش قرار بگیرند و برای یک پاسخ تدافعی درست درمان به تکاپو بیفتند.
جلسات پرسش و پاسخ و سوالاتی که به شکل غیرقابل پیش‌بینی ممکن است پرسیده شوند راه خوبی برای اثبات ادعاها در طول سخنرانی هستند؛ خصوصا ادعاهایی که تصور می‌کنید مخاطبان هنوز شما را باور ندارند. بنابراین لازم است پیش از پاسخ دادن به سؤالات مخاطبین در جلسه سخنرانی لازم ست هر سخنران آمادگی‌هایی کسب کند. خود سخنران و مخاطب نیز وقتی در جایگاه پرسش از طرف مقابل قرار می‌گیرند باید به نکاتی توجه داشته باشند:
تو، تو، تو را از پرسش‌های خود حذف کنید
هر چند که قید پرسشی عنصر مهمی برای شروع جملات و سوالات است اما لازم است هنگام پرسش به جای استفاده از “تو”، جملات را به جمع عمیم دهید. کاری کنید که مخاطب همه چیز را از چشم خودش نبیند و بتواند نگاه کلی شما را درک کند.
خودداری از تمرکز روی جزئیات آزاردهنده
برخی از جزئیات آن قدر ریز و بی‌اهمیت هستند که جز منحرف کردن حواس مخاطب چیزی به دنبال ندارند؛ چرا که در این حالت طرف مقابل به دنبال پاسخ های تدافعی در سخنرانی است و تقریبا به هیچ چیز فکر نمی‌کند!
به برخی از مثال‌های زیر که با “چرا” شروع شده‌اند و مستقیما طرف را مورد اتهام قرار داده‌اند دقت کنید:
- چرا هدف اصلی خود را از دست دادی؟
- چرا گزارشی از این مورد ارائه ندادی؟
- چرا این ریسک را در طول کار در نظر نگرفتی؟
در عوض می‌توانید تمام جملات بالا را با جملات اصلاح‌شده زیر جایگزین کنید:
- چرا هدف کار در این بین گم شده است؟
- موانعی که باعث شد گزارش کاملی از فعالیت خود ارائه ندهید چه بوده‌اند؟
- چه طور این ریسک در طول کار در نظر گرفته نشده است؟
تاثیر لحن صدا و زبان بدن در پاسخ های تدافعی
یکی دیگر از عوامل موثر در بروز پاسخ‌های تدافعی در سخنرانی لحن صدا، تُن و البته زبان بدن می‌باشد. وقتی که بلندی صدا در طول سخنرانی به صورت غیراستاندارد باشد مخاطب تصور می‌کند که این لحن نشانه‌ای از اعتراض است و در واقع تُن صدای شما را به عنوان یک انتقاد تفسیر می‌کند. بنابراین به این موضوع در بروز پاسخ های تدافعی نیز دقت داشته باشد.