داستان سخنرانی، داستان پرماجرا و عجیبی است! تمام روزهای قبل از اجرایی شدن سخنرانی و تک تک لحظات اجرای سخنرانی تمام تلاشمان را می‌کنیم تا حداقل یک مخاطب لب به سخن بگشاید و این وسط گفتگویی هر چند مختصر و حتی بی‌نتیجه شکل بگیرد؛ غافل از این که وقتی تعداد زیادی از مخاطبان با هم شروع به صحبت و سوال پرسیدن می‌کنند انگار فرمان سخنرانی از دستمان رها شده است و دیگر قادر به کنترل جلسه نیستیم! مشکل بعدی زمانی شروع می‌شود که به اندازه تمام افرادی که به سخنرانی ما توجه می‌کنند، افرادی وجود دارند که سعی دارند در بی‌تفاوت‌ترین حالت ممکن به سر ببرند و با استفاده از موبایل یا وسایل مشابه، به سخنران نشان دهند که تنها در حال تحمل فضای سخنرانی هستند و هیچ تمایلی به گوش دادن ندارند! در چنین شرایطی چه به صورت فیزیکی و چه به صورت روانی شلوغی، همهمه و بی‌نظمی در سالن سخنرانی و ذهن سخنران ایجاد می‌شود که از هر جهت آزاردهنده است. به همین دلیل است که سخنرانان در کنار هزار و یک نکته و ترفندی که در سخنرانی ممکن است حائز اهمیت باشند به دنبال راهی برای حفظ تمرکز و توجه مخاطبان هنگام همهمه و شلوغی در سالن سخنرانی هستند.
این حالت شلوغی و همهمه روی همه کسانی که در سخنرانی شرکت کرده‌اند تاثیر می‌گذارد. حتی کسانی که سعی داشته‌اند به شما توجه نکنند، وقتی به آن‌ها می‌نگرید به چشمان شما نگاه نکنند و بی‌تفاوت نسبت به تلاش شما برای به وادار کردن مخاطبان به تعامل، کارشان را ادامه دهند. در حالت دیگر ممکن است شما قربانی وضعیت شلوغی ناخواسته‌ای شوید که در سالن سخنرانی رخ داده است و رفت و آمدهای موجود باعث صحبت و همهمه شده است. در چنین موقعیتی باز هم همه چیز یکسان است و شما باید به فکر راهی برای متمرکز کردن و جلب توجه مخاطبان به شکلی که اول سخنرانی توجه می‌کردند باشید.
ما در دانشگاه زندگی بر اساس تجربیات شخصی و منابع معتبر سخنرانی و فن بیان راهکار مناسبی برای رفع این مشکل داریم. کافی است تا پایان همراه ما بمانید.
حفظ تمرکز و توجه مخاطبان هنگام همهمه و شلوغی در سالن سخنرانی
به طور معمول نشستن به صورت غیرفعال و انجام دادن کاری به عنوان فعالیت دوم در حالی که در یک سخنرانی حضور داریم مصداق بارز عدم توجه و تمرکز است. حتما در دانشگاه این تجربه را داشته‌اید و سعی داشته‌اید زمان را با انجام کارهای دیگری سپری کنید. تنها راه متمرکز شدن در چنین شرایطی آن است که خودمان را ملزم به انجام کاری مرتبط با بحث کنیم. مثلا به یادداشت‌برداری بپردازیم.
افراد چه طور روی یک چیز تمرکز می‌کنند؟
به طور کلی ذهن بسته به علاقه، گرایش افراد و حس کنجکاوی می‌تواند روی یک موضوع یا حتی چند موضوع متمرکز شود. اما در سخنرانی به دلیل طولانی بودن یا ادامه‌دار بودن بحث، هر لحظه امکان منحرف شدن حواس وجود دارد. به همین دلیل است که تنها راه تمرکز کردن به صورت قطعی روی یک موضوع یا بحث را نوشتن به صورت همزمان می‌دانند. حتی بدخط نوشتن اما یادداشت‌برداری از مطالب به افراد کمک می‌کند و مانع از آن می‌شود تا ذهن فرد از جلسه سخنرانی به دنیای خیال پرواز کند!
طبق مطالعات انجام شده همیشه انجام یک فعالیت ثانویه به معنای حواس‌پرتی نیست؛ مثل همین نوشتن که به عنوان فعالیت ثانویه می‌تواند مفید واقع شود. این نوشتن اکنون با توجه به پیشرفت‌های صورت گرفته می‌تواند در لپ‌تاپ، داخل گوشی و تبلت انجام شود و بنابراین به عنوان یک سخنران و در مسیر حفظ تمرکز و توجه مخاطبان هنگام همهمه و شلوغی در سالن سخنرانی باید بدانید که مشغول شدن با موبایل همیشه به منزله بی‌توجهی به شما نیست!
به عنوان سخنران، خیلی فرضیه‌پرداز نباشید!
شاید این لحظه با خودتان بگویید که شاید عامل شلوغی در سخنرانی افرادی باشند که به بحث بی‌توجه هستند و همین موضوع باعث شود فرضیه‌های مختلفی در ذهنتان پرداخته شود. مثلا تصور کنید همین کسانی که گوشی در دست دارند احتمالا گاهی مشغول گفتگو با هم می‌شوند و باید سعی کنید آن‌ها را مدیریت کنید. در حالی که بر اساس گفته‌ها، نمی‌توانیم دقیقا قضاوت کنیم افرادی که مشغول کار با گوشی یا وسایل شخصی خود هستند دقیقا چه هدفی دارند! پس به عنوان سخنران چندان فرضیه‌پرداز نباشید!
رفتار و شلوغی مخاطبان توهین‌آمیز است؟
سخنرانانی که به تازگی کار خود را شروع کرده‌اند ممکن است روی این موضوع بیش‌تر تمرکز داشته باشند. حقیقت آن است که توهین‌آمیز بودن یا نبودن رفتار آن دسته از افرادی که تصور می‌کنید با انجام کارهای متفرقه مانع از تمرکز کردن دیگران می‌شوند کاملا به خود آن‌ها بستگی دارد و هیچ موضوعی متوجه شما نیست!
اگر مخاطبان شما افرادی بالغ هستند و می‌توانند مدیریت کافی روی رفتار خود داشته باشند این موضوع را به خود آن‌ها بسپارید. از طرف دیگر اگر این شلوغی بعد از تلاش شما برای تشویق مخاطبان به کنجکاوی و سوال پرسیدن رخ داد از آن صرف نظر کنید و اجازه دهید حرارت بحث با مدیریت تدریجی حفظ شود!
برای مدیریت تمرکز مخاطب حین شلوغی چه کنیم؟
از قدیم گفته‌اند جنگ اول به از صلح آخر! بنابراین چه بهتر که از همان ابتدای سخنرانی رویکرد خود را به مخاطبان عرضه کنید تا عکس‌العمل بهتری برای حفظ تمرکز و توجه مخاطبان هنگام همهمه و شلوغی در سالن سخنرانی داشته باشید. مثلا:
سخنرانی خود را از همان ابتدا با بیان این موضوع مشخص کنید که تمرکز افراد برای شما مهم است. مثلا بگویید که من می‌دانم شما برای فهم بهتر مطالب ممکن است از لپ تاپ یا موبایل استفاده کنید و من با این موضوع مشکلی ندارم؛ اما اگر بتوانید تمام تمرکز خود را روی بحث بگذارید و همزمان به من نگاه کنید، این ارتباط چشمی باعث می‌شود پیوند بهتری با هم داشته باشیم و بحث بهتر مدیریت شود.
نمونه ترفند جالب دیگری که در کتاب ارزنده Confessions of a Public Speaker ممکن است خوانده باشید فن بیان سخنران برای قانع‌سازی مخاطبان به عدم استفاده از وسایل الکترونیکی حین سخنرانی است. مثلا نویسنده در این کتاب اعتراف می‌کند که در سخنرانی‌هایش همیشه با مخاطبان خود روراست و رک صحبت کرده است. به این شکل که از ابتدای سخنرانی از آن‌ها خواسته است تنها 300 ثانیه یا 5 دقیقه به حرفش گوش کنند و اگر بعد از این 5 دقیقه خسته، کسل یا بی‌حوصله شدند حق دارند از موبایل یا لپ‌تاپ خود استفاده کنند، بلند شوند و سالن را ترک کنند!