راهنمای 7 قدمی من در جهت برنامه ریزی برای سال جدید
الآن که شروع به نوشتن این مقاله کردم، کم کم به پایان سال نزدیک می‌شویم که همیشه مرا به فکر فرو می‌برد: در سال جدید چه برنامه‌ای خواهم داشت؟ چه‌کارهایی خواهم کرد؟ چه چیزهایی در انتظارم هستند؟ به طور کلی، سعی می‌کنم که تمام کارهایم را از اواسط بهمن تا اوسط اسفندماه به اتمام برسانم و پروژه‌های موکلان و مراجعانم را تکمیل کنم. در این صورت می‌توانم نیمی از ماه را به استراحت و تفکر و برنامهریزی برای سال آینده صرف کنم و در کنار دوستان و خانواده‌ی عزیزم باشم.
این زمان از سال، بهترین موقع برای فکر کردن و ارزیابی کردن روش‌هایی است که در طول سال به کار گرفتیم. آیا به خوبی جواب دادند؟ آیا به زور توانستیم آن‌ها را به کار ببندیم؟ آیا مضر بودند؟ همچنین در این روزها می‌توانیم به برنامه‌های سال جدید نیز به خوبی بیندیشیم.
امروز، می‌خواهم نحوه‌ی برنامه‌ریزی‌ام را با شما به اشتراک بگذارم، این روش برای وقتی که بهار دربِ خانه‌های‌مان را میزند کاربرد فراوانی دارد.
این هم از اَقدامی که برای برنامهریزی برمی‌دارم:
قدم اول | سال اخیرتان را کالبد شکافی کنید
سه سوال اصلی که همیشه باید از خودمان بپرسیم:
چه روشی به خوبی جواب داد؟
چه روشی فقط در حد عادی توانست ما را به اهداف‌مان برساند؟
چه روشی ما را از اهداف و خواسته‌های‌مان دور کرد؟
من به شخصه دوست دارم که در این حوزه از روش بارش مغزی کمک بگیرم و تمام عواملی که به من در کار و حرفهام کمک کردند را یادداشت کنم. منظورم از تمام عوامل، واقعاً همه‌چیز است، مثلاً از پروژه‌های مراجعان و موکلانم که به آرامی و بدون این‌که متوجه شوم مرا در مسیر اصلی حرفه و اهدافم نگه می‌داشتند و به صورت ناخودآگاه ساز و کار زندگی‌ام را سازمان‌دهی می‌کردند، تا پست‌هایی که در وب سایت‌ها و فضای مجازی می‌خواندم و باعث شدند روش‌های جدیدی در کارم بیاموزم؛ وقت آن است که همۀ این موارد را به روی کاغذ بیاورید تا بتوانید تصویر بزرگ‌تر و جامع‌تری از روش‌های درست کاری‌تان به دست بیاورید.
سپس، سعی می‌کنم مواردی که فقط… مرا به هدفم رساندند را یادداشت کنم. این سری موارد شامل چیزهایی می‌شوند که سود و عایدات مضافی را به من نرساندند و فقط همان هدف مورد نظر را ظاهر کردند، نه بیشتر، نه کم‌تر. اما بسیاری از روش‌ها نیز هستند که قابلیت بهبود دارد یا می‌توانند دست‌خوش تغییرات مؤثری شوند. برای من، این موراد شامل انجام یک سری تکالیف خاص در حین تکمیل پروژه‌ی مشتریان و مراجعانم است. شاید این تکالیف خاص و خرد توانستند مرا اندکی در حرفهام جلو بیندازند، اما قطعاً پتانسیل پیشرفت و بهبود کیفیت نیز دارند. همچنین پروسه‌هایی که به صورت روزمره نیز در سیستم پیاده می‌شوند هم در زمره‌ی این موارد قرار می‌گیرند، چراکه شما قادرید کاری کنید که در آینده میزان تأثیرگذاری بیشتری را داشته باشند یا وقت کم‌تری را از شما بگیرند.
و در نهایت به نوشتن مواردی مشغول می‌شوم که در سال اخیر مرا عقب نگه داشتند و یا به زبان خودمانی، جواب ندادند. در حوزه‌ی کاری من، به طور مثال نرم‌افزار حسابداری‌ای که استفاده می‌کردم، اجازه نمی‌داد تا مشتریان بین‌المللی داشته باشم، این نکته برای من عنصر به شدت حیاتی‌ای به حساب می‌آید و همین باعث شد تا در حرفهام عقب بمانم. یا به طور مثال، رزرو کردن هتل‌ها یا حتی نوشتن در وبلاگم سبب می‌شد تا اوقات طلایی کارم را به راحتی از دست بدهم.
قدم دوم | تمرکز بر روی اعداد
دومین قدم از برنامهریزی بر روی سال جدید شامل تمرکز و توجه دقیق به اعداد و ارقام سال اخیر است.
اعداد و ارقامی که بیش از همه بر روی‌شان تمرکز می‌کنم عبارتند از:
درآمد کل سال اخیر
درآمد ماهیانه
تعداد پروژه‌ها یا مشتریان و مراجعانی که داشتم
تعداد فروش‌هایی که به صورت دیجیتالی یا فیزیکی انجام دادم
قسمت‌هایی که در آن‌ها بیشترین مقدار ضرر عایدم شد، چرا که قطعاً می‌توانم با تمرکز و صرف انرژی بیشتر روی آن مورد، ضرر را از بین برده و تبدیل به سود بیشتر کنم
افزایش دنبال کنندگان من در ایمیل و فضای مجازی
بسیار مهم است که آمار دقیقی از این عناصر در طول یک سال داشته باشید. زیرا به شما کمک می‌کند تا اهداف منطقی‌تر، ملموس‌تر و اهداف مالی قوی‌تری را برای خودتان تعیین کنید.
قدم سوم | بارش مغزی برای برنامه‌های سال جدید
به محض این‌که حس کردم اطلاعات کافی و لازم را از سال اخیر به دست آورده‌ام و توانسته‌ام با مدیریت آن‌ها بیشترین بهره را از ایشان ببرم، وقت آن است که سراغ بارش مغزی برای برنامه‌های سال جدیدم بروم. اما این روند چگونه شروع می‌شود؟ اول از همه باید زمان نامحدود و آزادی عمل نامحدودی را برای این کار به خودتان بدهید. روزها؟ هفته؟ دو هفته؟ هیچ اهمیتی ندارد. تنها نکته‌ای که باید مورد توجه قرار بگیرد این است که شما باید زمان و آزادی عمل کافی برای نوشتن تمام ایده‌های تکانشی و پرورشی ذهن‌تان را بر روی کاغذ داشته باشید.
در این مرحله هیچ نظم و قاعده‌ی خاصی برای رعایت کردن وجود ندارد. تنها کاری که می‌کنم این است که تمام چیزهایی که می‌خواهم در سال جدید به آن برسم را بر روی کاغذ پیاده می‌کنم. این یعنی به طور معمول چنین مواردی را یادداشت می‌کنم:
پروژه‌های فرعی‌ای که قرار است در سال جدید بر روی‌شان کار کنم (محصولات جدید، تبلیغات و ایده‌های تبلیغات نو و… )
پروژه‌های مراجعینی که قرار است در سال جدید به آن‌ها رسیدگی شود
اهداف مالی‌ای که مورد توجه من هستند
کلمات/ جملات/ عبارات/ عادات/ احساساتی که نیاز است تا بر روی‌شان تمرکز شود
رویه‌های بهبود سازی خط تولید یا هرچیزی که شما می‌خواهید
لیست کارهای روزمره‌ی جدید
معمولاً در پایان این مرحله، من یک صفحۀ کامل از تمام ایده‌های تصادفی‌ای دارم که می‌توانم بعداً سازمان‌دهی‌شان کنم. اما فایده‌ی این عمل این است که با آزاد گذاشتن ذهن، ایده‌هایی به ذهن شما خطور می‌کند که شاید هیچ‌وقت در فضای کاری یا در شلوغی روزهای کاری به فکرتان نمی‌رسیدند.
قدم چهارم | همفکری و مشورت با برنامه‌ریزِ شرکت یا مؤسسه
وقتی که با برنامه‌ریز شرکتم شروع به مشورت و همفکری می‌کنم، بهترین راه حل‌ها، بهترین روش‌ها و بهترین برنامه‌های برای سال جدید خود به خود سر باز می‌کنند و می‌توانم تصویر محکم، شفاف و قابل اعتنایی از نوع تجارتم در اختیار داشته باشم. در حین این عمل، مدام باید به خودم یادآوری کنم که دلیل این کار، دلیل این هدف یا دلیل فلان روش چیست و چگونه می‌توانم خودم را از رفتن به بیراهه و انحراف مسیر مصون کنم.
وقتی که این اطلاعات را با برنامه‌ریز شرکتم در میان گذاشتم، وقت آن است که بارش مغزی خودم را سازمان‌دهی کنم.
قدم پنجم | طبقه بندی اهداف مالی
مجدداً باید به یادداشت‌های بارش مغزی‌ام مراجعه کنم. اما این بار باید همراه با برنامه‌ریزِ شرکتم، اهداف مالی را از میان پروژه‌های دیگر استخراج کرده و طبقه بندی کنم.
اصولاً در چنین اوقاتی سعی می‌کنم بخش مخصوصی برای مخارج خودم در نظر بگیرم. چیزهای مثل:
رهن یا اجاره‌ی خانه
مخارج مربوط به تغذیه و خوراک
مخارج مربوط به تفریح و سرگرمی
چیزهایی که دوست دارم خریداری کنم (یا مثلاً مخارجی که برای شب‌های رمانتیک با همسرم کنار می‌گذارم)
و غیره…
و بخش دیگری برای مخارجی که مخصوصاً برای شرکت صرف می‌شوند. به طور مثال:
فضای دفتری
پول تلفن و قبوض مختلف
مخارج مربوط به اینترنت
مخارج مربوط به خریداری و در خدمت گرفتن اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری
مخارج مربوط به تبلیغات ایمیلی
و غیره…
از این‌جا به بعد، که تمام مخارجم را در دو بخش اصلی طبقه بندی کردم، وقتش است که با فرمولی شبیه به فرمول زیر، حجم کلی مورد نیاز و مورد مطالبه‌ام را به دست بیاورم:
مخارج شخصی در طول ماه + مخارجی شرکتی در طول ماه + حجم سرمایه‌ای که پس‌انداز می‌کنم + حجم سرمایه‌ای که مخصوصاً برای مسافرت رفتن پس‌انداز می‌کنم (هرماه مقدار مشخصی را برای مسافرت رفتن پس‌انداز می‌کنم) + 30 درصد میانگین برای مالیات مساوی با اهداف ماهانه.
یک قدم دیگر نیز در دل این یکی مورد نهفته است. زمانی که به یک تصویر کلی از مقدار مخارج دریافتی واقعی و مقدار درآمد آرمانی خودم دست یافتم (یعنی مقداری که دوست دارم داشته باشم تا به نوع زندگی دلخواهم دست پیدا کنم) می‌توانم شروع به طبقه بندی مسائل مورد نیازم کنم. بدین صورت که چه مقدار مشتری نیاز به مراجعه است و یا چه مقدار محصولاتی باید به فروش برسند.
برای دست‌یابی به چنین اطلاعاتی، نیاز است تا تمام پکیج‌های خدماتی و محصولات در دسترس خودم را محاسبه کنم. همچنین باید مسیرهای فرعی کسب درآمد را نیز در این محاسبه دخیل کنم، اگرچه که شاید از حالت منطقی خارج شوند اما نیاز است تا خودم را برای این قبیل مسائل به چالش بکشم.
هم‌اکنون که مشغول نوشتن چنین مقاله‌ای برای شما هستم، دو راه کسب درآمد کلی دارم. اولین راه کسب درآمدم انجام خدمات طراحی و دومین خدمت حرفه‌ایم نیز برنامهریزی برای شرکت‌های مختلف است. پس با توجه به میزان درآمدی که در طول یک ماه دارم و ضرب کردنِ آن مقدار در 12، می‌توانم درآمد سالیانۀ خودم را محاسبه کنم.
برای نشان دادن راه محاسبۀ این اطلاعات به صورت ریاضی، بیایید نگاهی به این اعداد فرضی بیندازیم:
فرض کنیم هدف من این است که در طول سال آتی 100 میلیون تومان درآمد داشته باشم که یک عدد رند و قابل محاسبه است. با توجه به اطلاعاتی که از سال گذشته دارم، ممکن است قادر باشم که 90 درصد از درآمد خودم را از طریق خدمات طراحی کسب کرده و 10 درصد الباقی را از طریق فروش محصولات کسب کنم. اگر هیچ اطلاعاتی از سال گذشتۀ خود ندارید، اصلاً نگران نباشید. می‌توانید اعدادی فرضی اما منطقی را جایگزین کنید.
بنابراین، اگر من در فکر گسترش بخش فروش محصولات خودم در طول سال آینده هستم، می‌بایستی کسب درآمد خودم را از راه طراحی به 85 درصد کاهش دهم (در مقایسه با 90 درصدی که در سال اخیر وجود داشته). از این روی، موظفم تا 85 میلیون از راه طراحی و تکمیل پروژه‌های طراحی مراجعانم درآمد کسب کنم. اگر فرض کنیم که هریک از پروژه‌های من به طور میانگین از 450 تا 500 هزارتومان قیمت دارند، پس در این صورت در طوال سال آینده باید به 18 الی 20 مشتری خدمات رسانی کنم. این نتیجه بدین معناست که من باید 15 میلیون باقی را از طریق فروش محصولات کسب کنم. اگر هرکدام از محصولات من 50 هزارتومان قیمت داشته باشند، در این صورت باید 300 مورد از محصولاتم را به فروش برسانم.
بدین صورت، با یک حساب سرانگشتی از اطلاعاتی که در اختیار داشتم، متوجه شدم که در سال آینده باید به 18 مشتری خدمات بدهم و 300 مورد از محصولاتم را بفروشم.
اما این تنها یک مثال فرضی از محاسبات ریاضی و روش انجام آن بود تا بتوانم از طریق آن راه‌هایی ملموس واقعی برای تامین نیازهای مالی شما معرفی کنم. من حتی از این مسائل و محاسبات نیز فراتر رفتم و توانستم تمام اطلاعات و مخارج و درآمدهایم را ریز به ریز محاسبه کنم و اعداد و ارقام دقیقی را برای سال آینده محاسبه کنم. بدین صورت که به ازای هر مشتری که نیاز به خدمات رسانی دارد یک دایره‌ی تو خالی می‌کشم و زمانی که کار و پروژه‌ی آن مشتری به اتمام رسید، دایره را پر می‌کنم. این کار و یا به عبارت دیگر، بصری کردنِ روند رسیدن به هدف می‌تواند مرا به خوبی سر ذوق بیاورد و کمک می‌کند تا بر روی هدفم تمرکز کامل داشته باشم.
قدم ششم | یک طرح دقیق بریزید
براساس بارش مغزی‌ای که در مراحل ابتدایی این روند انجام دادم، حالا می‌توانم بزرگ‌ترین بن‌ها و اهدافی که در این بین دارم را انتخاب کنم. با لیست کردنِ آن‌ها در یک بخش خاص از دفتر برنامه‌ریزی‌ام می‌توانم به برجسته سازی‌شان کمک کنم. همچنین بررسی و کالبدشکافی این اهداف نیز می‌توانند وظایف و اهداف شما را به اهداف و وظایفی ملموس‌تر تبدیل کنند.
قدم هفتم | بین این سه واژه تصمیم بگیرید
هرسال، به جای تعهد دادن به راه حل‌های جدید که افراد مختلف برای سال نو پیشنهاد می‌دهند _ که البته به نظر من هم کمک شایانی می‌کنند _ سعی می‌کنم بر روی واژه‌های انگیزشی و مهم خاصی تمرکز کنم. این‌ها، واژه‌هایی هستند که من می‌خواهم از هر جهت در زندگی و/یا شغلم بر روی‌شان تمرکز دقیق و جدی داشه باشم.
این واژه‌ها برای سال جدید عبارتند از: همکاری، پرورش، حمایت.
حالا سعی می‌کنم منظور خودم را از این واژه‌ها برای‌تان شفاف سازی کنم:
همکاری:
برنامه‌های که در جهت گسترش و افزایش محصولات و خدمات شرکت یا مؤسسه‌تان در سال آتی دارید. این به چه معناست؟ به معنای گسترش تیم کاری و افزایش همکاری‌ها. البته که می‌توانم تمام کارها را بر روی دوش خودم بیندازم، اما تمام فکر و ذکر من در این روزگار این است که به دنبال حمایت واقعی و خالص بگردم تا بتوانم به شخصه به حوزه‌ای بپردازم که مهارت واقعی‌ای در آن دارم.
همکاری با دیگر مؤسسات و شرکت‌ها نیز جزو اهداف این واژه محسوب می‌شوند. این مسئله شاید به ملاقات و جلسات دیداری ختم شود.
پرورش:
در سال جدید، قصد دارم که تمام عملکردهایم را دست‌خوش پرورش و گسترش و حمایت کنم. این بدین معنی است که اول از همه از مشتریان ثابت خودم به خوبی حمایت کنم (تا بتوانم بعدها به پیداکردن مشتریان جدید روی بیاورم) و بیشترین تمرکزم را بر روی نحوه‌ی حمایت از افراد جامعۀ مخصوص به خودم داشته باشم.
پرورش روابطی که با نزدیک‌ترین و عزیزترین افرادم در زندگی یا تجارت دارم.
پرورش و به‌سازی کیفیت خدمات و محصولاتی که هم‌اکنون روی‌شان انرژی صرف می‌کنم.
توجه کردن به خودم و پرورش مهارت‌هایی که می‌توانم از آن‌ها استفاده کنم. همچنین باید مهارت‌های حال حاضرم را به حد اعلا برسانم و حد و مرزهای شخصی، خدمات پزشکی، اعتماد به نفس، خلاقیت و نفسِ ماجراجویم را در نظر داشته باشم تا بتوانم انگیزه و اراده‌ی کافی برای رسیدن به موارد قبلی را ایجاد کنم.
حمایت:
باید شدیدترین و واضح‌ترین حد و مرزها و محافظ‌هایی که می‌توانم را برای جلوگیری از اتلاف وقت و سرمایه و انرژی‌ام به کار بگیرم تا بتوانم در حرفۀ خودم شماره‌ی یک باشم!
تمرکز خاصی بر روی ثابت کردن درآمد ماهانه‌ام داشته باشم.
باید بتوانم با خریدن و کمک کردن به کارگشاهای تازه‌کار، به اقتصاد کشور کمک کنم.
باید بتوانم بر روی مصارف شخصی‌ام توجه و آگاهی بیشتری به کار ببندم.
توجه بسیار زیادی به سلامت جسمانی و روانی‌ام داشته باشم.
طوری به کارم بپردازم که در انتهای سال آینده پیشرفت را در حوزه‌ی کاری‌ام به وضوح ببینم.
این هم از این. یک راهنمای 7 قدمی برای برنامهریزی در جهت سال آینده. سال آینده می‌تواند فرصت تازه و مناسبی برای بازگشتن به گذشته، جبران اشتباهات و نقاشی و رنگ‌آمیزی بوم زندگی خودتان است. می‌توانید رؤیایی که همیشه آرزویش را داشتید، زندگی کنید! باید تصمیم بگیرید از چه کسانی و از چه چیزهایی حمایت خواهید کرد.
دوست عزیز، برای شما آرزوی شادترین برنامه‌ریزی‌های کاری را دارم، موفق باشید!