مدیریت اهمال کاری در 10 قدم: ساعت 9 شب است! کلی کارهای عقب افتاده دارم اما زمانی که به شروع روز تا این لحظه نگاه میکنم، می‌بینم عملا هیچ کار مفیدی که بتواند فعالیت‌هایم را جلو ببرد، انجام نداده‌ام.
چند بار تا امروز این سناریو برای‌تان به وجود آمده؟ شاید نیمی از ما در گذشته دچار این حالت شده و نیمی دیگر هنوز گرفتار آن باشیم. این، دقیقا یکی از مهم‌ترین نتایجی است که تنبلی و اهمال کاری در زندگی ما به دنبال دارد. در ادامه قصد داریم شما را با دیگر نتایج تنبلی آشنا کنیم و سپس راهکارهای رفع اهمال‌کاری را برای‌تان توضیح دهیم. اما بهتر است قبل از آن، ابتدا توضیح کامل و ساده‌ای در مورد خود واژه‌ی اهمال کاری داشته باشیم.
اهمال کاری چیست؟
اگر کمی خودمانی باشیم و از تعاریف آکادمیک دوری کنیم، اهمال کاری واژه‌ای است که معنایی نزدیک به واژه‌ی تنبلی دارد اما کمی با آن متفاوت است. یک فرد تنبل احتمالا علاقه‌ای به پیشرفت یا تصمیم گرفتن به‌منظور تغییر زندگی خودش ندارد. اما یک اهمال‌کار، تصمیم‌های بزرگی می‌گیرد، برنامه‌ریزی می‌کند و حتی در ذهنش خود را بعد از انجام فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده مشاهده کرده و خوشحال می‌شود. اما…
اما زمانی که موقع برداشتن اولین قدم می‌شود یا حتی چند قدم از آن را هم طی می‌کند، دچار تنبلی شده و انجام فعالیت را با یک بهانه‌ی به ظاهر موجه، به زمانی دیگر موکول می‌کند.
به عنوان مثال:
فردی قصد دارد برای تغییر زندگی مالی خودش، کمی از وقت روزانه‌اش را برای یادگیری زبان انگلیسی صرف کند و با تسلط بر آن، به ارتقای شغل دست یابد. در اولین مرحله، یک برنامه ریزی روزانه انجام می‌دهد که طبق آن باید در روز، یک ساعت به مطالعه‌ی فلان کتاب آموزشی انگلیسی مشغول شود.
روز اول با شور و اشتیاق فراوان سراغ کتاب می‌رود اما بعد از 20 دقیقه مطالعه احساس خستگی می‌کند و به بهانه‌ی اینکه احتمالا صرف یک ساعت زمان، بازخورد مناسبی ندارد، تصمیم می‌گیرد زمان لازم را به نیم ساعت کاهش دهد.
چند روز دیگر به مطالعه‌ی روزانه‌ی نیم ساعته ادامه می‌دهد و احتمالا بعد از یک هفته، زمانی که قصد شنیدن اخبار انگلیسی را دارد و از آن چیزی متوجه نمی‌شود، به این نتیجه می‌رسد که به‌طورکلی مطالعه‌ی کتاب زبان برای او فایده‌ای ندارد و پروژه‌ی آموزش و ارتقای شغلی و… همگی متوقف می‌شود.این سناریو یا مشابه آن مطمئنا برای افراد علاقه‌مند به یادگیری زبان انگلیسی بسیار آشناست.
اهمال کاری به معنای همین بهانه آوردن‌ها و به تعویق انداختن و گاهی متوقف کردن فعالیت‌هاست. اما اهمال کاری چه نتایجی در زندگی دارد و چرا باید برای رفع اهمال کاری تلاش کنیم؟
نتایج اهمال کاری
آیا می‌توانید حس درونی یک قهرمان تنیس بعد از دریافت مدال طلا را توصیف کنید؟ در مورد احساس شاگرد اول مدرسه یا حتی برنده‌ی مسابقه دو چیزی می‌دانید؟ اگر موفقیت‌های کوچک یا بزرگی به دست آورده باشید، می‌دانید که همه‌ی افراد برنده بعد از موفق‌شدن، احساس “ارزشمندی” می‌کنند. آنها احساس می‌کنند انسان بسیار با ارزشی هستند که توانسته‌اند برای رسیدن به هدف‌شان تلاش کنند و اکنون مورد تحسین قرار بگیرند.
ولی در مقابل، تنیس بازی که حتی برای مسابقات ثبت نام نکرده و روی سکو‌ها، در حال تشویق قهرمان اصلی است چه احساسی دارد؟ شکست، ناراحتی، نگرانی و… .
به طور کلی اهمال کاری باعث می‌شود فرد همیشه در ذهن خودش احساس بی‌ارزشی داشته و علاوه بر آن، به خاطر کارهای معوق، نگران و پشیمان باشد.
در یک تعریف، اهمال کاری به معنای ((به تعویق انداختن کارهایی است که برای آنها برنامه ریزی کرده‌ایم، در جهت رسیدن به یک لذت یا هدف لحظه‌ای، (استراحت، تفریح و…) و در مقابل، از دست دادن هدف اصلی و بلند مدت)). نتیجه‌ی آن هم مواردی مثل:
- کاهش اعتماد به نفس،
- کاهش کیفیت کارها،
- کاهش عملکرد،
- درگیری ذهنی،
- احساس پوچی،
- و مانند آن است.
بنابراین، هرچه نسبت به این اخلاق خود بی‌توجهی کنیم، باید منتظر رخ‌دادن اتفاقات بدتر، چه از لحاظ روحی و چه فیزیکی در زندگی باشیم. حالا موقع آن است که به سراغ آموزش تکنیک‌های رفع اهمال کاری برویم.
راهکارهای درمان اهمال کاری
اینکه تا اینجای متن از نتایج اهمال کاری در زندگی صحبت کردیم، به دلیل افزایش حجم و اندازه‌ی مطالب نبود. هدف اصلی از نوشتن این موضوعات این بود که کمی شما را در تصمیم گیری برای رفع اهمال کاری مصمم‌تر کنیم. البته تصمیم واقعی نیاز به اراده‌ی شما دارد و اگر حتی دو برابر چیزی که گفته شد، به نتایج منفی این رفتار بپردازیم، باز هم اراده‌ی شما در تصمیم گرفتن بسیار مهم‌تر از تمامی صحبت‌های ماست. اگر توانایی این تصمیم گیری را دارید، برای ایجاد یک تغییر واقعا بزرگ و البته با برداشتن قدم‌های کوچک، آماده شوید. راهکار اول:
1_ کارها را به قسمت‌های کوچکتر تبدیل کنید
سنگ بزرگ نشانه‌ی نزدن است! اگر دقت کنید، در اغلب اوقات تصمیم‌های ناگهانی ما با شکست مواجه می‌شوند. زمانی که به ناگهان تصمیم می‌گیرید از امروز 60 دقیقه مطالعه کنید، وقتی قرار است برای موفقیت در رشته‌ی ورزشی روزانه 2 ساعت ورزش مداوم داشته باشید یا حتی همان مطالعه‌ی یک ساعت کتاب انگلیسی برای آموزش زبان و… .
همه‌ی اینها تصمیم‌های ناگهانی هستند. یک ساعت مطالعه‌ی مداوم برای فردی که چند سال است به تفریح با تلفن همراه یا خواب و بازی‌های رایانه‌ای عادت کرده، احتمالا کار سختی است. بنابراین در ابتدای راه، کارها را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنید. به عنوان مثال 60 دقیقه مطالعه را به 3 قسمت 20 دقیقه‌ای تبدیل کنید و بعد از هر 20 دقیقه یک استراحت یا حتی تفریح کوتاه داشته باشید.
می‌توانید برای تفریح هم، یک زمان چند دقیقه‌ای در نظر بگیرید تا از حد لازم تجاوز نکند. بعد از گذشت چند روز، می‌توانید به مرور، این 20 دقیقه را تا جایی افزایش دهید که باعث خستگی‌تان نشود. البته نکته‌ی مهم این است که در حین مطالعه‌ی همان 20 دقیقه یا بیشتر، باید تمامی حواس و تمرکزتان روی کاری باشد که انجام می‌دهید.
2_ زمان پایان را مشخص کنید
یکی از راهکارهای مناسب برای رفع اهمال کاری، مشخص کردن زمان پایان پروژه است. با این کار، شما بیشتر از قبل ترغیب می‌شوید که حتما طبق برنامه‌ی قبلی پیش رفته و فعالیت‌های لازم را انجام دهید.
به عنوان مثال، قرار است روزانه یک ساعت کتاب مطالعه کنید و به طور میانگین در هر ساعت 40 صفحه از آن را مطالعه خواهید کرد. پس برای مطالعه‌ی کامل یک کتاب 400 صفحه‌ای، ضرب‌الاجل 10 روزه مشخص کنید و به خودتان قول دهید که تا تاریخ انتخاب شده، آن را به پایان می‌رسانید. حتی می‌توانید برای اثربخشی بهتر، جریمه‌هایی هم برای اهمال کاری و غفلت در نظر بگیرید.
در اغلب اوقات بعد از اتمام کار، به خاطر احساس خوبی که به دست آورده‌اید، خودبه‌خود سراغ فعالیت بعدی می‌روید اما می‌توانید قبل از آن، فعالیت بعدی را مشخص کنید تا انگیزه‌ی بیشتری برای شروعش داشته باشید. مثلا مطالعه‌ی یک کتاب یا مشاهده‌ی آموزش دیگر.
3_ عوامل حواس پرتی را از بین ببرید
احتمالا بارها اتفاق افتاده که در حین انجام یک کار، به سراغ تلفن همراه‌تان بروید و بعد از 20 دقیقه متوجه شوید که در کل این زمان، در حال گشت‌زنی بی‌مورد در شبکه‌های اجتماعی بوده و زمان را از دست داده‌اید.
یکی از تکنیک‌های رفع و درمان اهمال کاری که در علم مدیریت زمان هم به آن اشاره می‌شود، از بین بردن عوامل حواس پرتی است. در بهترین حالت، پیشنهاد می‌کنیم قبل از شروع، کار تلفن همراه را خاموش کنید یا آن را در نقطه‌ای دور از دسترس قرار دهید. در این وضعیت هم احتمالا بارها وسوسه می‌شوید که به سراغش بروید اما این‌بار باید با اراده‌ی خودتان جلوی این تصمیم را بگیرید.
علاوه بر تلفن همراه، هرچیزی که می‌تواند باعث حواس پرتی و از دست رفتن زمان‌تان شود از خود دور کنید یا خودتان از آنها دور شوید؛ تلویزیون، رایانه، مکان شلوغ؛ حتی سفره‌ی غذا و مانند آن.
نکته: گرسنگی یکی از مهم‌ترین عوامل حواس پرتی بعد از تلفن همراه است. بهتر است قبل از شروع فعالیت از سیر بودن‌تان مطمئن شوید تا در میانه‌ی راه مجبور به ترک فعالیت نشوید.
4_ اطرافیان‌تان را تغییر دهید
زمانی که صحبت از اهمال کاری، عقب ماندن از زندگی، شرایط نابسامان فردی و… می‌شود، بسیاری از افراد با حالتی حق به جانب، اشاره به فلان دوست یا آشنا می‌کنند که با وجود سن بیشتر، بسیار از آنها عقب‌تر است. در اصل، انسان با این تکنیک سعی در سرپوش گذاشتن روی کم‌کاری خودش کرده و می‌خواهد رنج ذهنی‌اش را کاهش دهد.
پیشنهاد می‌کنیم اطرافیان خودتان را تغییر دهید! به جای دوستانی که خیلی از شما عقب‌ترند، با افرادی رابطه برقرار کنید که دست‌کم در چند مورد از شما بهتر عمل کرده و موفقیت‌های بیشتری به دست آورده‌اند. البته امیدواریم به جای غبطه خوردن به وضعیت‌شان، معاشرت با آنها، باعث ایجاد انگیزه در شما شود.
5_ بهانه دست خودتان ندهید!
در ابتدای راهِ رفع اهمال کاری، فرد دائما به دنبال یک بهانه برای شروع نکردن یا ناقص رها کردن فعالیتی است که برای آن برنامه ریزی کرده. این بهانه‌ها می‌توانند مواردی مثل:
- انتخاب سخت یا اشتباه،
- برنامه ریزی غلط،
- عوامل بیرونی،
- و حتی رفتار دیگران باشند!
قبل از شروع کار و در زمان برنامه ریزی برای آن، به خوبی در موردش فکر کنید و مطمئن شوید تصمیم‌تان در آینده هیچ بهانه‌ای دست‌تان نمی‌دهد. ضمناً اگر از آن دسته افرادی هستید که به خاطر یک رفتار اشتباه خانواده و اطرافیان به‌سرعت لج کرده و بی‌خیال ادامه‌ی راه می‌شوید، سعی در اصلاح این رفتار کنید. باید قبول کنید اولین و آخرین کسی که از این لج کردن‌ها متضرر می‌شود، خود شما هستید نه دیگران.
6_ الگوهای موفق را پیدا کنید
یکی از مهم‌ترین بهانه‌های اهمال کاری که در نکته‌ی قبلی هم (انتخاب اشتباه) به آن اشاره شد، این است که فرد بعد از شروع انجام کار تصور می‌کند انجام این فعالیت کاملا اشتباه است یا راه رسیدن به آن را اشتباه انتخاب کرده است. برای اینکه این بهانه‌ی رایج را از بین ببرید، به دنبال الگوهایی باشید که قبلا توانسته‌اند از پس انجام این کار برآیند. “مطمئنا اگر شخص دیگری توانسته باشد، شما هم می‌توانید.” برای پیدا کردن این افراد، میان دوستان و آشنایان بگردید و در نهایت در سطح وب آنها را جستجو کنید.
به عنوان مثال اگر قصد یادگیری زبان انگلیسی از طریق ویدیوهای زیرنویس را دارید، می‌توانید با جستجو عبارتی مثل “تجربه‌های شما از یادگیری زبان با فیلم” در گوگل و در فروم‌های اینترنتی، تجربه‌ی بقیه را بخوانید و حتی از آنها در این راه کمک بگیرید. پیدا کردن الگوهای موفق، علاوه بر از بین بردن این بهانه، می‌تواند باعث افزایش انگیزه‌ی شما شده و سرعت پیشرفت‌تان را بیشتر کند.
7_ برای رفع اهمال کاری، کمال‌گرایی را کنار بگذارید
در مسیر رفع اهمال کاری، کمال‌گرایی یکی از بزرگترین دشمنان شما است. کمال‌گرایی یعنی اینکه برای انجام یک کار، منتظر ایجاد بهترین شرایط و موقعیت لازم باشید. به عنوان مثال اگر قصد دارید در برنامه‌ی روزانه خود یک ساعت ورزش کردن را جای دهید، با بهانه‌های مختلفی که نمونه‌ی آنها در پایین عنوان می‌شود، از انجامش طفره رفته و “شروع” کار را به بعد موکول کنید. این بهانه‌ها عبارتند از:
- هزینه‌ی لازم برای خرید بهترین لباس‌های ورزشی جهت بازدهی بیشتر را به دست بیاورید؛
- یک دوست و همراه مناسب برای همراهی پیدا کنید؛
- منتظر بمانید تا فصل سرما بگذرد و دمای هوا مناسب ورزش در بیرون از منزل شود؛
- صبر کنید تا کمی کارهای روزمره‌تان کمتر شده و زمان کافی برای ورزش کردن را پیدا کنید و امثال آنها.
اینها نمونه‌ای از بهانه‌هایی هستند که در شرایط انجام کارهای مختلف به سراغ ذهن شما آمده و باعث به تعویق افتادن برنامه ریزی‌تان می‌شوند. برای مقابله با کمال‌گرایی و در ادامه‌ی اهمال‌کاری، همین الآن و با تمامی مشکلات و بهانه‌ها شروع کرده و به مرور برای بهترشدن شرایط اقدام کنید.
8_ با خستگی مبارزه کنید
عادت‌های رفتاری نامناسب، تغذیه‌ی غلط، دوری از ورزش، خوابِ کم، افسردگی و… تمامی عواملی هستند که باعث می‌شوند شما در طول روز احساس خستگی و حتی درماندگی کنید. زمانی هم که در حین انجام کاری ناگهان چشم‌هایتان سنگین شود، مطمئنا برای‌تان بسیار سخت است که دوباره به حالت عادی برگشته و کار را به اتمام برسانید.
این موضوع خیلی مهمی است که برای رفع اهمال‌کاری بتوانید با خستگی و دلایل به وجود آورنده‌ی آن مبارزه کنید. در این روند شاید مجبور شوید عادت‌های غذایی و رفتاری‌تان را تغییر دهید و حتی به سراغ پزشک بروید. اما مطمئن باشید تمامی فعالیت‌هایی که انجام می‌دهید، ارزش نتیجه‌ی نهایی را دارد.
9_ کارهای‌تان را اولویت‌بندی کنید
در ادامه، مروری به قسمتی از متن کتاب “قورباغه‌ات را قورت بده” نوشته برایان تریسی خواهیم داشت:
((تصور کنید قرار است هر روز در کنار انجام کارهای دیگر، یک قورباغه‌ی زنده و بدمزه را قورت بدهید. این واقعا کار چندش‌آور و سختی است. شاید در روزهای اول تصمیم بگیرید این کار را به انتهای روز موکول کنید اما مطمئنا در زمان انجام فعالیت‌های دیگر، فکر قورت دادن آن قورباغه‌ی چندش‌آور باعث کاهش انرژی‌تان شده و بازدهی کار را کم می‌کند. بنابراین بهتر است هر روز صبح قبل از انجام هر کار دیگری، آن قورباغه را قورت بدهید و سپس با خیال راحت به سراغ فعالیت‌های دیگر بروید.))
در متن بالا، قورباغه همان فعالیت‌های سخت و نگران کننده‌ای هستند که احتمالا سعی می‌کنید تا جای ممکن انجام دادن‌شان را عقب بیندازید. به عنوان مثال:
قرار است امروز علاوه بر انجام کارهای روزانه، یک مقاله‌ی پزشکی را مطالعه، آن را خلاصه نویسی کرده و برای استاد دانشگاه‌تان ارسال کنید. با توجه به اینکه علاقه‌ای به مطالعه‌ی متون پزشکی ندارید، تصمیم می‌گیرید در ابتدا به سراغ مشاهده‌ی دوره‌ی آموزش زبان انگلیسی‌تان بروید و در انتها کار سخت را انجام دهید. اما مطمئن باشید در حین مشاهده‌ی آموزش‌ها، فکر انجام پروژه‌ی مطالعه‌ی مقاله، راحت‌تان نمی‌گذارد و حتی ممکن است باعث شود به طور کلی فعالیت‌های‌تان مختل شود. بنابراین در همان ابتدای روز، کار سخت را انجام دهید؛ سپس با خیال راحت به کار مورد علاقه مشغول شوید.
به‌طورکلی، اولویت‌بندی کردن کارهای مهم در ابتدای روز کمک بسیار زیادی به افزایش سرعت عملکردتان می‌کند.
10_ به خودتان پاداش بدهید!
هیچ قانونی مبنی بر این موضوع وجود ندارد که پاداش دادن فقط باید از طرف فردی به فرد دیگر باشد. احتمالا نمی‌دانید زمانی که بعد از پایان یک پروژه خودتان را به یک غذای رستورانی دعوت کنید و سپس لباس مورد علاقه‌ای را که ماه‌ها دنبالش بودید بخرید، چه احساس خوب و رضایت بخشی برای‌تان ایجاد می‌شود. پس برای افزایش رضایت، حس خوب و انگیزه، برای انجام فعالیت‌های مختلف خود پاداش‌هایی تعیین کنید یا حتی خودتان را در انتها غافلگیر کنید.
کلام آخر؛ با ترس‌ها روبه‌رو شوید.
عالی بود
من برای تقسیم کارها از تکنیک کالباسی استفاده میکنم یعنی کارهامو به قسمت های کوچک تقسیم میکنم. یه کالباس چند کیلویی رو فقط با قسمت قسمت کردن اون میشه خورد