زمان طلا است؛ اما برای سخنرانی که از دست دادن یا به دست آوردن هر ثانیه در طول نطق او می‌تواند سرنوشت‌ساز باشد ارزشی بیش از طلا دارد. زمان برای این سخنران تبدیل به اکسیری می‌شود که می‌تواند وخامت اوضاع سخنرانی را با به حالت نرمال برگرداند. تنها کافی است که سخنران تکنیک‌های زمان خریدن و توجه به زمانی که در اختیار دارد یا بداند. بنابراین یک سخنران باید تعهد و لزوم پایبندی به زمان در طول سخنرانی را بداند.
همان طور که قبلا گفتیم وقت تنها منبع ارزشمند حقیقی است که در زندگی به سرعت برق و باد می گذرد، جایگزینی ندارد و به محض از دست رفتن، برای همیشه از دست می رود! اطراف ما آدم هایی وجود دارند که حتی صدم های ثانیه هم در زندگی روزمره آن ها تاثیرگذاری دارد و برای تک تک لحظات برنامه ریزی می کنند. اگر قرار باشد به خاطر حضور آن ها در یک سخنرانی، برنامه هایی که با دقت برای تک تک این ثانیه ها چیده شده اند تبدیل به بی برنامگی شوند، باز هم مخاطبان ما برای نشستن روی صندلی ها تمایلی از خود نشان می دهند؟
با ما همراه باشید تا این بار با نگرشی متفاوت تکنیک‌های متفاوتی را برای تعهد بیش‌تر نسبت به زمان و پایبندی به زمان و وقت‌شناسی در سخنرانی بخوانید.
ترفندهای متفاوت برای پایبندی به زمان در طول سخنرانی
به طور معمول یک زمان محدود و مشخص‌شده در اختیار سخنرانان قرار می‌گیرد. این زمان بنا به دلایلی ممکن است به خوبی مدیریت نشود. مثلا پرسش‌های ناگهانی در طول بحث که ممکن است نتوانید از آن‌ها بگذرید و برای خودتان هم پاسخ دادن به آن سوالات جالب بوده است می‌توانند یک نمونه از همین دلایل باشد.
گاهی هم همه چیز متفاوت می‌شود. مثلا یک وقفه یا تداخل در برنامه سخنرانی ایجاد می‌شود و شما مجبور هستید به تنهایی بار تغییر در برنامه و مدیریت دشوار آن را به دوش بکشید. هر عاملی که باشد باز هم شما به عنوان سخنران نیازمند پایبندی به زمان هستید تا بتوانید اصل مطلب خود را ادا کنید.
درباره “زمان صحبت کردن” خود تصمیم بگیرید
زمان صحبت کردن با زمانی که به طور کلی در اختیار سخنرانی شما قرار داده شده است متفاوت است و نباید این دو را با هم اشتباه بگیرید. شما نیاز دارید قبل از سخنرانی و با استفاده از تکنیک‌هایی، “زمان صحبت کردن” خود را تخمین بزنید:
شما باید یک زمان مشخص برای پرسش و پاسخ به صورت جداگانه داشته باشید که این موضوع را قبلا در اصول زمانبندی در سخنرانی تشریح کرده‌ایم. حتی اگر برگزارکننده سخنرانی به این موضوع اعتقادی نداشته باشد شما باید خودتان 20 تا 25 درصد زمان را در اختیار مخاطبان و سوالاتشان قرار دهید.
به طور کلی ارائه زنده سخنرانی از یک اجرای برنامه‌ریزی شده نظیر اجرای یک تئاتر بیش‌تر زمان می‌طلبد. این موضوع به دلیل تداخل و ترکیب فاکتورهای جانبی متعدد است. مثلا ممکن است شروع سخنرانی با چند دقیقه تاخیر همراه باشد. گاهی هم ممکن است شما برای تفهیم یک موضوع از دامنه تعیین شده فراتر بروید و زمان را از دست بدهید.
با این اوصاف اگر زمان کل سخنرانی شما یک ساعت است شما فقط 40 دقیقه به صورت خام برای گفتگو زمان در اختیار دارید. پس پایبندی به زمان در طول سخنرانی در این حالت تنها در صورتی محقق می‌شود که فقط 40 دقیقه صحبت کنید.
زمانبندی سخنرانی باید نگاشته شود
هربخش از سخنرانی یک موضوع و محتوا دارد و قطعا زمان ارائه هر بخش با قسمت‌های دیگر متفاوت است. بنابراین به عنوان مثال اگر سخنرانی شم راس ساعت 3 بعد از ظهر شروع شود، برنامه‌ریزی احتمالی و فرضی به این صورت خواهد بود:
ساعت 3:00 افتتاحیه و خیرمقدم
ساعت 3:10 دقیقه شروع بخش اول سخنرانی
ساعت 3:15 دقیقه شروع بخش دوم سخنرانی
ساعت 3:25 دقیقه شروع بخش سوم سخنرانی
ساعت 3:35 دقیقه نتیجه‌گیری و جمع‌بندی بحث
ساعت 3:40 دقیقه اتمام صحبت سخنران
این شیوه از برنامه‌ریزی حداقل به سخنران نشان می‌دهد که کجا به زمانبندی موجود پایبند نبوده است. شاید با خودتان بگویید که این شیوه از زمانبندی در عمل تقریبا غیرممکن است چون در عالم واقعیت هیچ چیز این قدر حساب‌شده و دقیق پیش نمی‌رود. در پاسخ باید گفت که دقیقا همینطور است و هر سخنران ممکن است بارها سخنان خود را قطع کند؛ اما برای مدیریت بهتر این شرایط حتما لازم است به تکنیک‌های قطع کردن سخنرانی توام با راضی نگه داشتن مخاطبان توجه کنید.
برای هر گونه تغییر در سخنرانی آماده باشید
این که همه چیز طبق برنامه پیش برود یا نه کاملا 50- 5- است و به عنوان یک سخنران باید همیشه منتظر هر نوع تغییر احتمالی باشیم. بنابراین در صورتی که با مشکلات ناخواسته رو به رو شدیم و نتوانستیم آن طور که باید و شاید در پایبندی به زمان در طول سخنرانی موفق باشیم باید بدانیم که کدام قسمت از سخنرانی قابلیت حذف شدن را دارد.
یکی از راه‌های آمادگی برای این شرایط و این که کدام قسمت حذف شود دانستن شماره اسلایدهایی است که می‌توانند در صورت کمبود وقت حذف شوند. بنابراین با وارد کردن شماره اسلایدهای مهم‌تر و فشردن دکمه Enter به سادگی می‌توانید به اسلایدهای مهم پرش داشته باشید؛ بدون این که کسی درباره ویرایش پاورپوینت و این تغییرات چیزی بداند.
