صحبت کردن در جمع‌های مختلف چه از نظر کاری و حرفه‌ای و چه از جنبه رشد فردی برای همه ما لازم است. تحقیقات نشان داده است افرادی که سریع‌تر صحبت را در جمع‌ها شروع می‌کنند و وارد گفتگو می‌شوند به عنوان مدیر و رهبرانی قابل‌قبول شناخته می‌شوند؛ حتی اگر بیان اشتباهی داشته باشند. مثل شرکت در جلساتی با محوریت ریاضیات که ممکن است پاسخ شما دربردارنده مفاهیم اشتباهی باشد اما همین جسارت ورود به بحث همواره در مدیریت گفتگو و صحبت کردن در جلسات تاثیرگذار است.
دیدگاه شما نسبت به چنین افرادی چگونه است؟ در یک برآورد اجتماعی مشخص شده که افراد پیشتاز در صحبت کردن در جلسات معمولا از هوش عمومی و انضباط بیش‌تری برخوردار هستند. شما هم احتمالا با مشاهده این افراد شاید در وهله اول احساس خوبی نداشته‌اید اما اکنون باور دارید که چنین افرادی معمولا ایده‌هایی ارائه می‌دهند که بهتر و بیش‌تر اجرایی شده‌اند و بیش‌تر مورد توجه و مقبولیت قرار گرفتند.
با این اوصاف اکنون دیگر می‌دانید که صحبت کردن در جلسات و مدیریت بحث در گفتگوها مهارتی ارزشمند است که به ایده‌های شما ارزش می‌بخشد، به شما اعتبار می‌دهد و باعث پیشرفت در کار می‌شود. با ما همراه باشید تا برخی از نکات را طی راهنمای امروز برای مدیریت گفتگو و صحبت کردن در جلسات مرور کنیم.
راهنمای نهایی برای مدیریت گفتگو و صحبت کردن در جلسات
همین جلسات و گفتگوهای کوچک و حتی خودمانی، مقدمه ورود افراد به فعالیت حرفه‌ای و سخنرانی هستند. اگر تا کنون موفق نشده‌اید همین فرصت‌های کوچکی که در قالب دوستان و خانواده پیش می‌آیند به چنگ خود درآورید پس از همین حالا شروع کنید!
افراد برونگرا شاید در نگاه اول ورود و عکس‌العمل بهتری در طول سخنرانی و گفتگوها داشته باشند؛ اما افراد درونگرا نیز می‌توانند مشارکت فعال و موثری در گفتگوها داشته باشند. در ادامه می‌خوانید که چه اشتباهاتی شما را به عنوان فردی درونگرا از مسیر درست گفتگو منحرف می‌کند و چه فاکتورهایی به عملکرد شما ارزش بیش‌تری خواهند داد.
چه چیزی شما را در گفتگو محدود می‌کند؟
خیلی از افراد به خصوص درونگرایان با این ابهام رو به رو هستند که چه چیزی باعث محدودیت و متوقف ساختن آن‌ها در طول سخنرانی می‌شود. برخی از این تفکرات محدودکننده که شما را متوقف می‌سازند عبارتند از:
1) من تنها زمانی صحبت می‌کنم که پیشنهادی داشته باشم
این دیدگاه را کاملا نمی‌توانیم نقد کنیم؛ چرا که معمولا یک گفتگو به پیشنهادات و ایده‌های ما نیازمند است. اما خیلی از اوقات درگیر دوراهی برای بیان ایده‌هایمان می‌شویم. مثلا اگر نمی‌دانید ایده‌ای که دارید آن قدر پخته و استاندارد است که گفتن آن فایده‌ای داشته باشید توصیه می‌کنیم خیلی سریع لب به سخن بگشایید و هر آن چه که فکر می‌کنید ممکن است عملی باشد را بر زبان آورید!
2) می‌خواهم مطمئن باشم چیزی که می‌گویم منطقی است و حتما باید فکر کنم
شاید این دیدگاه که بخواهید افکارتان را قبل از هر چیز ارزیابی کنید و به قول معروف حرف‌هایتان را مزه مزه کنید کاملا منطقی باشد؛ اما فراموش نکنید که همزمان با مدت زمانی که ممکن است صرف فکر کردن کنید سخنرانی، گفتگو یا جلسه‌ای که در آن حضور دارید در جریان است. شاید ایده‌هایتان آن قدر مفید و ناب نباشند تا با صحبت کردن در جلسات آن‌ها را به زبان آورید؛ اما شک نکنید که ارزش شنیده شدن دارند!
3) ممکن است تصور شود می‌خواهم بر کل جلسه خودخواهانه تسلط داشته باشم
رایج‌ترین دیدی که ممکن است برای صحبت کردن در جلسات و مدیریت گفتگو به سراغ هر کسی آید همین دیدگاه است.
نکته اول آن که اگر شما به طور معمول فرد کم‌حرفی هستید و سعی می‌کنید مفید و به جا صحبت کنید معمولا احتمال این تصور نسبت به حضور فعالانه شما در جلسه خیلی کم خواهد بود. شاید راه قطعی و مطمئن‌تر آن باشد که از همکارتان بخواهید دیدگاه خود را نسبت به این عملکرد خود به شما ارائه دهد تا بهتر بتوانید تصورات احتمالی را مدنظر قرار دهید.
4) دیگران فرصت حرف زدن نمی‌دهند!
احتمالا شما هم در مواقعی که باید صحبت می‌کردید ولی سکوت کردید گفته‌اید: “دیگران فرصت حرف زدن نمی‌دهند و این که حرف آن‌ها را قطع می‌کردم مودبانه نبود!”
این تصور بچگانه‌ترین بهانه برای توجیه عملکرد منفعل یک فرد در طول سخنرانی و جلسات است. حقیقت این است که هر شرکت یا سازمانی نیازمند جلسات متعدد برای تبادل نظر افراد است و حضور در اجتماعات مختلف نیز به چنین جسارتی برای رو در رو شدن با نظرات مختلف نیاز دارد.
چه طور عملکرد ارزشمند و موثرتری در گفتگوها داشته باشیم؟
شاید تصور کنید تنها راهی که برای مشارکت ارزشمند در گفتگوها وجود دارد بیان ایده‌ها و پیشنهاداتمان باشد؛ اما احتمالا راه‌های دیگری را بتوان امتحان کرد:
- سوالاتی را بپرسید که مربوط به آینده بحث است و گفتگو درباره آن را به تعجیل می‌اندازد. مثلا این تصمیم چه نتایج و اثراتی را می‌تواند روی نتیجه نهایی داشته باشد؟
- به استقبال نتیجه‌گیری و یک جمع‌بندی نهایی از بحث بروید. مثلا با این جمله شروع کنید که طبق مجموع مخالفان و موافقان…
- سوالاتی را مرتبط با زمینه تصمیم‌گیری بپرسید که پایه‌های بحث را محکم‌تر کند و در عین حال به دیگران نشان دهد که شما با صحبت کردن در جلسات حضور موثری دارید
- از پیشنهاد یا ایده‌هایی که مورد قبولتان است به صورت آشکار حمایت کنید. مثلا اگر فکر می‌کنید گفتگو به سمت و سوی دیگر پیش می‌رود و دیدگاه همکارتان نادیده گرفته شده است سعی کنید از آن دیدگاه حمایت کنید تا خودتان را وارد آن بحث کرده باشد