کنترل و مدیریت صحیح زمان اگرچه تعریفی کلیشه‌ای و تکراری شده است اما وقتی که با مفهوم بهره‌وری همراه باشد همه چیز فرق می‌کند. بهره‌وری همان میزان کارایی فرد در زندگی است که باعث می‌شود یک کار به صورت کامل انجام شود. اگرچه که بسیاری تصور می‌کنند هر چه قدر کار بیش‌تری در ساعات شبانه روز انجام داده باشند بهتر از زمان خود استفاده کرده‌اند اما مدیریت زمان در زندگی زمانی تحقق می‌یابد که کار مولد با حفظ سرعت پایدار و تعادل انجام باشد؛ نه حداکثر سرعت برای انجام کارهای بیش‌تر!
اگر قرار باشد خیلی کتابی و اصولی مفهوم زمان را بررسی کنیم مدیریت زمان در واقع فرآیند برنامه‌ریزی و اعمال کنترل آگاهانه در زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص به ویژه در جهت افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره وری است. تحقیقات صورت گرفته در آمریکا نشان داده که تنها 37 درصد از کسب وکارهای استارتاپی از استراتژی‌های مدیریت زمانی استفاده می‌کنند و شاید به همین دلیل باشد که اغلب کسب وکارهای نوپا ممکن است به نتیجه نرسند!
این که چه طور این استراتژی‌ها را در کسب وکار و زندگی روزمره خود پیاده کنیم همان مطلبی است که امروز در دانشگاه زندگی به صورت کامل بدان می‌پردازیم.
3 استراتژی مدیریت زمان در زندگی برای افزایش بهره‌وری
همین که می‌گویند وقت کم است یا زمان محدودی دارید احتمالا 80 درصد از ما به یاد سخنرانی می‌افتیم که نیاز به مدیریت گفتگو و صحبت کردن در جلسات بر اساس زمان تعیین شده دارد و هر چه زودتر باید مطالبش را جمع‌بندی کند! گاهی هم ممکن است به یاد کارمندی بیفتیم که برای انجام یک پروژه دشوار زمان محدودی دارد. در برخی از موارد هم ممکن است به یاد اقساط بانکی باشیم که برای پرداخت آن‌ها زمان خیلی خیلی محدودتری داریم!
اما هدف ما امروز بررسی استراتژی‌های مدیریت زمان در زندگی خصوصا در موقعیت‌های شغلی و کسب وکار است.
با مشاوره خانواده و مشاوره ازدواج تصمیمات درست بگیریم.
مدیریت زمان با جعبه آیزنهاور
دوایت آیزنهاور که دو دوره پیاپی بین سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ رئیس‌جمهور ایالات متحده بود موفق شد طی دوران ریاست جمهوری خود کارهای بزرگی از قبیل توسعه سیستم بزرگراه بین ایالتی، تأسیس اینترنت، تأسیس سازمان اکتشافات فضایی (ناسا) و استفاده صلح‌آمیز از انرژی‌های جایگزین (انرژی اتمی) را به انجام برساند.
استراتژی آیزنهاور برای مدیریت زمان کاملا روشن است. با استفاده از ماتریس تصمیم‌گیری او می‌توان فعالیت‌ها و کارها را بر اساس چهار احتمال از یکدیگر تفکیک کرد:
- کارهای ضروری و مهم (کارهایی که باید فوراً انجام شوند)
- کارهای مهم اما غیرضروری (کارهایی که می‌توانیم بعدا هم انجام دهیم)
- کارهای ضروری اما غیر مهم (کارهایی که باید حتما انجام شوند و لذا به فرد دیگری می‌سپاریم)
- کارهای غیرضروری و غیر مهم (کارهایی که با توجه به حجم کارهای فعلی باید از برنامه حذف شوند)
این ماتریس که بر اساس اولویت‌های شما تغییر پیدا می‌کند را به عنوان کلیدی موفقیت آیزنهاور در مدیریت زمان در زندگی می‌شناسند؛ چون باعث شده اقدامات درخشانی در مدت کوتاهی صورت گیرد که مسبب پیشرفت ایالات متحده شده است.
مدیریت زمان با استراتژی “2 لیست”
این استراتژی از سرمایه‌دار معروف، وارن بافت نقل شده است. وقتی که بافت درباره اولویت کارهای هر روزش از مدیر برنامه‌هایش سوال می‌پرسیده، برنامه‌ها را طی سه مرحله و به این شکل چینش می‌کرده است:
- مرحله اول: ابتدا 25 کار مهمی که در طول روز یا در هفته باید قطعا انجام می‌شده است در یک لیست قرار می‌گرفت.
- مرحله دوم: سپس از بین لیست اول، 5 کار مهمی که در اولویت قرار دارند مشخص شده و با کشیدن دایره دور هر یک مشخص می‌گشت.
- مرحله سوم: اکنون دو لیست وجود داشت که تمام 25 کار را پوشش می‌داد: 5 کار مهم‌تری در لیستی جداگانه و 20 کاری که در اولویت دوم قرار می‌گرفتند. سپس لیست دوم ابتدا برای رسیدگی در اولویت قرار می‌گرفت و سپس به لیست بعدی پرداخته می‌شد.
مدیریت زمان با قانون “15 دقیقه”
این قانون در واقع یکی از همان استراتژی‌هایی است که توسط آنتونی ترولوپ به کار گرفته شده است. با این استراتژی ترولوپ توانسته بیش از 40 کتاب تالیف کند و این نشان می‌دهد قانون 15 دقیقه باعث شده بهبود مدیریت زمان در زندگی وی شده است.
قانون “15 دقیقه” پیچیده نیست. هر زمان که مشغول کاری نظیر خواندن کتاب یا نوشتن یک مقاله یا … هستید یک ربع زمان را در نظر بگیرید. هر یک ربع به یک ربع کار را متوقف کرده و میزان پیشرفت خود را بسنجید. مثلا اگر در یک ربع توانستید 250 کلمه نگارش کنید این روند باید در 15 دقیقه بعدی بالاتر برود؛ واگرنه فرآیند تالیف یا مطالعه شما طولانی‌تر از حد انتظار خواهد شد.
