این روزها کم‌تر سخنرانی طولانی و آموزشی را می‌بینیم که از نرم‌افزار پاورپوینت، پرزی و اسلایدهایی که در این نرم‌افزارها طراحی می‌شوند بی‌بهره باشد. شاید سخنران‌ها بتوانند بدون اسلاید سخنرانی کنند و اتفاقا از این که بدون ابزارهای جانبی و هزینه‌های مرتبط با آن سخنرانی کنند لذت می‌برند؛ اما دیگر این ما مخاطبان هستیم که در سخنرانی‌های مهمی که احتیاج به یادداشت‌برداری دارند به این اسلایدها نیازمندیم. حالا با افزایش روزافزون استفاده از اسلایدها تقریبا همه سخنران‌ها از روش‌های دلخواه و متنوع خود برای طراحی اسلاید استفاده می‌کنند و شاهد چندگانگی در این مورد هستیم. برخی تمام کلمات را از اسلایدها حذف کرده‌اند و فقط تصاویر را به مخاطب ارائه می‌دهند و برخی اسلایدها را با انبوهی از مطالب پر می‌کنند. این در حالی است که همچنان ضرورت استفاده از کلمات در اسلایدهای سخنرانی احساس می‌شود؛ اما چرا؟
اگر بخش‌های بصری هسته اصلی و مرکزی یک سخنرانی نباشند آن سخنرانی تقریبا خسته‌کننده خواهد بود. اسلایدها بدون شک از بخش‌های جداناشدنی و غیرقابل انکار یک نطق موفق هستند که در نبود آن‌ها قطعا یکی از پایه‌های سه پایه سخنرانی می‌لنگد! از گذشته تا کنون اسلایدها به عنوان بخشی حیاتی برای تحت تاثیر قرار دادن مخاطب شناخته می‌شدند و همیشه این جلوه‌های بصری و غیرمتنی هر سخنرانی بوده که انگیزه بینندگان را برای گوش فرا دادن به سخنران بیش‌تر کرده است. اگرچه اسلایدها یکی از بخش‌های دلپذیر برای مخاطبان بوده‌اند ولی به همان نسبت طراحی حرفه‌ای پاورپوینت و مدیریت بخش‌های بصری برای خود سخنران مشکل‌آفرین، رعب‌آور و پر از دلشوره است. به جز مسئله سلیقه، خلاقیت و خوش‌فکری خود سخنران، پشت صحنه امر پر ماجرا طراحی اسلایدهای سخنرانی در واقع هنر یا علمی است که به صورت دقیق و حساب شده به تحلیل بخش‌های مختلف یک پاورپوینت و سایر ملحقات آن در طول ارائه می‌پردازد. در مرحله بعدی باز هم این هنر سخنران است که باید کلمات و جملات را طوری در اسلایدها قرار دهد که از حالت متعادل خارج نشوند.
این آموزش کمک می‌کند تا حین طراحی و ساخت حرفه‌ای اسلایدهای سخنرانی، با دلایل لزوم استفاده از کلمات در هر اسلاید در کنار تصاویر آشنا شوید.
5 دلیل برای استفاده از کلمات در اسلایدهای سخنرانی
برای این که اسلایدهای متفاوتی داشته باشید ممکن است از ترفندهای مختلفی استفاده کنید. تایپوگرافی‌های مدرن‌تر، تصاویر جذاب‌تر، رنگ‌بندی متفاوت نسبت به اسلایدهای متداول و…از جمله ترفندهایی هستند که سخنرانان برای افزودن رنگ و لعاب بیش‌تر به اسلایدها از آن‌ها استفاده می‌کنند. با این حال هر اسلایدی به دلایل زیر به کلمات و عبارات یا متن‌های توضیحی نیاز دارد:
اسلایدها با کلمات توصیف بهتری دارند
شاید تصور کنید یک اسلاید و محتوای آن برای انتقال اطلاعات کفایت می‌کند. حقیقت این است که در بسیاری از موارد به خصوص سخنرانی‌های آموزشی امکان انتقال اطلاعات از طریق یک تصویر وجود ندارد. گاهی تصاویر حاوی نکات ریز و متعددی هستند که برای توصیف بهتر آن‌ها به کلمات نیاز داریم.
به علاوه خیلی از تصاویر ممکن است مفهوم حقیقی را به ما منتقل نکنند یا هر فرد برداشت متعددی نسبت به آن داشته باشد که با درج توضیحات این مشکل تا حدودی رفع می‌شود.
در سخنرانی کلمات مختصر بهتر از تصاویر به یاد می‌مانند
هر چند که معمولا حافظه تصویری افراد خیلی بهتر از حافظه مرتبط با متون به درد می‌خورد اما در سخنرانی که سخنران معمولا زمان اندکی برای انتقال مطالب دارد همه چیز متفاوت است. در واقع مخاطبان در طول سخنرانی تصاویری را می‌بینند که ممکن است خیلی جذاب و متفاوت باشند؛ مثل تبلیغات تلویزیون که شاید خیلی پر زرق و برق باشند اما معمولا به آن‌ها توجهی نداریم و چیزی از آن‌ها در خاطره ما باقی نمی‌ماند.
در دنیای سخنرانی هم به همین صورت است. معمولا یک توضیح کوتاه خیلی بهتر از یک تصویر می‌تواند جلب توجه کند و حتی در خاطره مخاطب ثبت شود.
کلمات نظام محتوای سخنرانی را حفظ می‌کنند
از آن جایی که اسلایدها در سخنرانی باید با ترتیب زمانی مشخصی رد شوند لازم است که یک زمان مشخص به طور کلی برای ارائه آن‌ها معین کنید. اسلایدهای سخنرانی تفاوتی با غذایی که می‌خورید ندارد و بنابراین باید برای مخاطب هضم شود. برای این که اسلایدهای سخنرانی هم به خوبی هضم شوند باید به خودتان و البته مخاطبان زمان بدهید.
کلمات ابزارهای خوبی برای حفظ این نظام جهت انتقال به موقغ و تدریجی مطالب هستند. گاهی مخاطب فقط و فقط یک کلمه کلیدی موجود در اسلایدها را یادداشت می‌کند و بدون توجه به تصویر از آن عبور می‌کند. اگرچه در چنین موقعیتی مخاطب بار اطلاعاتی یک تصویر را از دست داده است اما چون با وجود کلمات توضیحی توانسته است مطلبی از سخنرانی به چنگ آورد پس اوضاع خیلی هم نگران‌کننده نیست!
کلمات به ارائه توضیحات بهتر توسط سخنران کمک می‌کنند
خیلی از اوقات تصاویر ما محتوای یک چارت یا گراف هستند و باید میان آمار و یک سری از معیارها ارتباط برقرار کنیم. در چنین شرایطی با توجه به محتوای سخنرانی ممکن است در همان لحظه نتوانیم ارتباط خوبی میان بخش‌های مختلف کشف نماییم. توصیه ما این است که با استفاده از کلمات این ارتباط را به راحتی کشف کنید. به این شکل که معمولا در پایین هر اسلاید نتایج مربوط به گراف در غالب یک خط نوشته می‌شود. یا این که مطلب به صورت زنجیره‌وار روی اسلاید ظاهر می‌شوند و شما با مطالعه هر یک توضیحات بهتری ارائه می‌کنید.
کلمات امکان برجسته شدن نکات کلیدی را به ما می‌دهند؟
در یک اسلاید تصویری چه طور می‌توان نقطه کلیدی مهم را برجسته‌تر کرد؟ احتمالا در حال حاضر تنها کلمات هستند که قابلیت پررنگ یا توپر شدن را دارند و مخاطب با دیدن آن‌ها به اهمیت موضوع پی می‌برد. این قابلیت با استفاده از کلمات در اسلایدهای سخنرانی دو مزیت مهم دارد:
- افرادی که موفق نشدند هم‌پای شما اسلایدها را ببینند می‌توانند نکات کلیدی را یادداشت کنند
- در صورتی که شما به زبان خارجی صحبت می‌کنید و مخاطبان شما همراهتان به ترجمه و تفسیر مطالب از زبان بیگانه مشغول هستند، وجود این کلمات کلیدی به آن‌ها اطمینان می‌دهد که مفهوم سخنان را به خوبی درک کرده‌اید
فراموش نکنید هر چه قدر بیش‌تر با استفاده از توپر کردن و برجسته کردن مطالب روی چیزی تاکید کنید امکان فراموش شدن و بی‌توجهی به آن بیش‌تر است. پس فقط یک بار روی هر موضوع تاکید داشته باشید!