قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون چیست؟ 5 راهکار مقابله با اثرات پارکینسون در مدیریت زمان

قانون پارکینسون می‌گوید: مقدار زمانی که برای انجام یک کار صرف می‌کنیم، همان زمانی است که به در فکرمان برای آن در نظر گرفته‌ایم. به زبان ساده‌تر، پارکینسون می‌گوید: اگر برای انجام دادن پروژه‌های دانشگاهی خودتان، حدود 8 ساعت وقت در نظر بگیرید، آن را طی 8 ساعت به اتمام می‌رسانید. در مقابل، اگر فرد دیگری با توانایی‌های مشابه شما، برای همین پروژه 4 ساعت زمان در نظر بگیرد، آن را در همین زمان گفته شده به اتمام می‌رساند!

البته گستره‌ی قانون پارکینسون به همینجا محدود نمی‌شود. در ادامه‌ی این مطلب، قصد داریم علاوه بر تعریف دقیق این قانون، جزئیات آن را هم برای شما بیان کرده و آموزش دهیم که به کمک چند راهکار مختلف، بر پارکینسون غلبه کرده و زندگی هدفمندتری داشته باشید:

قانون پارکینسون چیست؟

((هر فعالیت، همان اندازه طول می‌کشد که برایش زمان در نظر بگیرید.))

این دقیقا جمله‌ای بود که حدود 60 سال پیش “سایریل نورث کوت پارکینسون” آن را روی جلد مجله‌ی “اکونومیست” چاپ کرد. همین یک جمله، به بهانه‌ای برای ساخته‌شدن و گسترش قانون پارکینسون تبدیل شد. البته نویسنده، آن را در قالبی طنزگونه بیان کرده بود و قصدش از بیان این موضوع، کنایه به بازدهی پایین کارمندان در ادارات بود. اما به مرور و در آینده، آن را گسترش داده و در نهایت با نوشتن کتابی با اسم قانون پارکینسون، آن را به یک قانون معروف تبدیل کرد. اما در نهایت قانون مذکور به چه چیزی اشاره دارد؟

احتمالا شما هم بارها این تجربه را داشته‌اید که انجام یک کار را به دفعات پشت گوش انداخته‌اید و سرانجام، مجبور شده‌اید که آن را در مدت زمان بسیار کوتاه به اتمام برسانید.

مثلا زمانی که در مقطع راهنمایی، امتحان زبان فارسی داشتید به جای استفاده از وقفه‌ی 2 روزه، کل کتاب را دقیقا در شب امتحان مطالعه کنید. یا در مثالی دیگر، پروژه‌ای که باید در زمان مقرر به مدیر شرکت یا استاد دانشگاه تحویل می‌دادید و آن را دقیقا در مدت یک شب تا صبح (آخرین مهلت) به اتمام رساندید؛ در حالی که بقیه‌ی افراد برای انجام آن، زمان بیشتری صرف کرده بودند.

پارکینسون می‌گوید هرچه اندازه و حجم چیزی بزرگ‌تر شود، در مقابل، بازخورد و بازده‌ی آن کاهش پیدا می‌کند. این قانون عنوان کرده که حتی اگر شما برای کارهای پیش ‌پا افتاده که می‌توان آن‌ها را در 5 ساعت به اتمام رساند، 2 روز وقت بگذارید، صرفا به کاهش کیفیت آن کمک کرده‌اید و این زمان اضافه باعث دریافت بازخورد بهتر در آن نخواهد شد.

با یادآوری همین مثال‌ها به‌خوبی متوجه می‌شویم که پارکینسون در مدیریت زمان واقعا کار می‌کند. اما قبل از اینکه سراغ راهکارهای غلبه بر قانون پارکینسون برویم، بهتر است کمی هم در مورد این قانون در جوانب دیگر زندگی صحبت کنیم:

دیگر کاربردهای پارکینسون

در بالا گفتیم که پارکینسون بیان می‌کند: هر‌چه چیزی را بزرگ‌تر کنیم، بازخورد آن کمتر می‌شود! اما منظور چیست؟ با یک مثال بهتر آن را متوجه می‌شویم:

شاید بعضی از شما، با نحوه‌ی تقسیم کار در آشپزخانه رستوران‌ها و مجموعه‌های غذایی بزرگ آشنا باشید. روند کار این مجموعه‌ها به این صورت است که یک یا دو نفر، برای سرو و تولید غذاهای مخصوص در هر بخش آشپزخانه مشغول به کار می‌شوند. مثلا بخش غذاهای دریایی دو نفر نیرو نیاز دارد و در مقابل بخش غذاهای فست فودی به دلیل سفارش بیشتر، سه نفر نیرو.

اگر تجربه‌ی مشاهده‌ی فعالیت نیروهای رستوران‌ها از نزدیک را داشته باشید، یک نکته‌ی خیلی جالب نظر شما را جلب می‌کند: در بعضی مواقع کاری که به دو یا سه نفر واگذار می‌شود، می‌تواند با فعالیت‌های همان یک نفر هم به انجام برسد!

این، تجربه‌ی یکی از دوستان است: در بخشی از رستوران، دو نفر نیرو فعالیت می‌کردند، بعد از زمانی دو نیرو به صورت همزمان از کار در آشپزخانه استعفا داده و به دلیل کمبود نفر، یک نیروی جدید بعد از استخدام شدن، جای آنها قرار گرفت. بسیار جالب بود که نیروی جدید علاوه بر انجام تمام فعالیت‌های نیروهای قبلی، گه‌گاه زمان آزاد به دست آورده و به کمک بخش‌های دیگر در رستوران هم می‌رفت!

این، دقیقا یکی دیگر از قوانین پارکینسون است. طبق این قانون، اگر کاری را که یک نفر در حال انجام آن است به پنج نفر بسپاریم، بعد از گذشت زمانی می‌فهمیم که انجام این فعالیت واقعا به 5 نیرو نیاز دارد! این، یعنی همان بزرگ‌تر شدن و کاهش بازخورد.

نکته: متاسفانه بسیاری از کارفرماها در کشور ایران دچار یک مشکل مرتبط با پارکینسون هستند. آنها به‌جای مشاهده‌ی بازخورد واقعی، نظر خودشان را صرفا به زمان کار معطوف می‌کنند. یعنی نیرویی را که برای انجام فعالیت‌های خودش یک ساعت زمان بیشتری را در محل کار می‌ماند، تشویق می‌کنند؛ اما در مقابل، به نیرویی که با افزایش توان خود، فعالیت‌ها را با کیفیت و سریع‌تر از زمان مقرر انجام می‌دهد اهمیتی نداده و حتی او را متهم به کم‌کاری می‌کنند. این اشتباه یکی از بدترین اشتباهات مدیریتی است که باعث کاهش بازخورد از فعالیت نیرو در کل مجموعه خواهد شد.

تعریف و کاربرد دیگر قانون پارکینسون، مربوط به دخل‌و‌خرج و صرف هزینه‌هاست! طبق این قانون، مهم نیست انسان‌ها چه‌قدر درآمد داشته باشند؛ هزینه‌ی‌ آنها همیشه با درآمد‌های‌شان برابر می‌شود.

به همین دلیل است که می‌بینیم یک کارگر با حقوق یک میلیون تومانی در هزینه‌های زندگی دچار مشکل می‌شود و در مقابل یک کارمند دولتی با حقوق بیشتر از 5 میلیون تومان هم هنوز در مورد دخل‌وخرج منزل خود گلایه دارد. این موضوع، جواب آن سوالی است که خیلی از انسان‌ها در ذهن خود دارند؛ چرا نمی‌توانم پولی پس انداز کنم؟

علاوه بر موارد بالا، قانون پارکینسون در موارد جزئی‌تر هم وارد شده و ذهن ما را مشغول می‌کند:

به نظر شما چرا زمانی که هاردِ رایانه‌ی شما صرفا 250 گیگابایت حافظه داشت، همه‌ی آن پر می‌شد و در مقابل، امروز که لپ‌تاپ جدیدتان یک ترابایت (1000 گیگ) فضا دارد، باز هم تمام منابع آن پر شده و دائما مجبور به خالی کردن فضایش می‌شوید؟

یا اصلا چرا حتی زمانی که برای مدیریت بهتر لباس‌های خودمان در اتاق، یک کمد لباسی دیگر اضافه می‌کنیم، باز هم کمد جدید سریعا پر شده و فضای خالی در آن دیده نمی‌شود؟ اگر کمی به زندگی اطراف خودمان فکر کنیم، می‌بینیم این قانون لعنتی همه چیز را در خودش حل می‌کند!

درهرحال، بهتر است ادامه‌ی مطلب را به‌جای اشاره به بقیه‌‌ی کاربردها و تعاریف، به آموزش بگذرانیم. آموزش مقابله با اثرات قانون پارکینسون و استفاده‌ی بهینه از آن:

آموزش مقابله با قانون پارکینسون در زمان

به نظر شما، چرا یک نفر می‌تواند کاری را در 2 ساعت انجام دهد و نفر دیگر برای انجام همان کار، 6 ساعت زمان صرف می‌کند؟ اگر یک دوربین برداریم و از هر دوی این افراد حین انجام فعالیت فیلم بگیریم، متوجه می‌شویم که:

اصل انجام کار از هر دو نفر، همان 2 ساعت زمان را صرف می‌کند. با این تفاوت که نفر اول تمامی این 2 ساعت را روی انجام کار متمرکز شده و نفر دوم 4 ساعت را به صورت پیوسته و ناپیوسته به فعالیت‌های مختلف دیگر، استرس، ناراحتی، استراحت و… می‌گذراند.

طبق همین شرایط، وقتی مجبوریم کاری را در زمان کم انجام دهیم، دیگر فرصتی برای گذران زمان در فعالیت‌های دیگر به دست نیاورده و با تمام تمرکز به انجام آن مشغول می‌شویم. در مقابل، وقتی برای انجام یک کار زمان زیادی را در نظر می‌گیریم، در اصل فرصت زیادی به انجام فعالیت‌ها و استرس‌های روحی اختصاص می‌دهیم و بازده‌ی کار را پایین می‌آوریم. اما چه‌طور با این موارد مقابله کنیم؟ در ادامه به شما آموزش می‌دهیم تا:

1_ محدوده‌های زمانی را مشخص کنید

تصور کنید شما به صورت روزانه باید این فعالیت‌ها را انجام دهید: تولید و تحویل پروژه‌ها به کارفرما، مطالعه‌ی 20 صفحه کتاب، آموزش یک فصل از کتاب زبان انگلیسی، تحویل پروژه‌های دانشگاه.

در حالت اول برای اتمام همه‌ی آنها، می‌توانید چنین برنامه‌ریزی کنید: باید همه‌ی اینها را تا آخر امروز و قبل از ساعت 12 شب به اتمام برسانم.

اینجا دقیقا زمانی است که باید منتظر پارکینسون و اتلاف زمان و انرژی باشید. در مقابل و در حالت دوم، می‌توانید این‌طور برنامه‌ریزی کنید:

• انجام پروژه‌های کارفرما به 4 ساعت زمان نیاز دارد؛
• مطالعه‌ی 20 صفحه کتاب، 30 دقیقه از زمانم را می‌گیرد؛
• آموزش زبان انگلیسی یک ساعت از زمانم را صرف می‌کند؛
• و در نهایت، تحویل پروژه‌های دانشگاه نیازمند 2 ساعت زمان است؛

در برنامه‌ریزی بالا هم احتمال به‌وجود‌آمدن پارکینسون و اتلاف زمان وجود دارد اما مطمئنا نه به‌اندازه‌ی روش برنامه‌ریزی دفعه‌ی اول. همین‌طور می‌توانید در ادامه با توجه به زمانی که برای هر یک از فعالیت‌ها صرف می‌کنید، برنامه‌ریزی را تغییر داده و آن را فشرده‌تر کنید تا از حجم اتلاف زمان بکاهید.

نکته‌ی مهم در استفاده از تکنیکِ تعیین محدوده‌ی زمانی، این است که بتوانید به‌خوبی انجام فعالیت‌ها را “اولویت بندی” کنید. اگر به نظر شما تحویل پروژه‌های دانشگاه مهم‌تر از تحویل پروژه‌های کارفرما است، از قانون “قورباغه‌ات را قورت بده” استفاده کرده و آن را به صدر لیست برنامه‌ریزی خود بیاورید. به این صورت با انجام سریع این کار، ادامه‌ی روز را با مشغله‌ی ذهنی بسیار کمتر و خیالی آسوده به انجام بقیه فعالیت‌ها مشغول می‌شوید.

2_ تعیین بایدها و نبایدها

در مثال ابتدای این قسمت گفتیم که انجام یک فعالیت مشابه برای دو نفر، در اصل 2 ساعت زمان می‌برد. اما یکی از آنها صرفا روی کار تمرکز می‌کند و دیگری با عدم تمرکز، زمان انجام فعالیت را افزایش می‌دهد. بنابراین برای اینکه بتوانید مثل شخص اول تمرکز کافی جهت انجام کار را به دست بیاورید، بایدها و نبایدهای خودتان را تعیین کنید.

یکی از مواردی که می‌تواند در حین انجام کارها باعث حواس‌پرتی شما شود، احتمالا بررسی صندوق ورودی ایمیل‌تان است. شاید هم بررسی آخرین پیام‌های واتس اپ، اینستاگرام و حتی مراجعه به وب سایت بورس برای مشاهده‌ی قیمت امروز سهام خودتان.

به‌خوبی می‌دانید که هر یک از اینها می‌تواند بیشتر از 20 دقیقه زمان‌تان را تلف کند در حالی که حتی خودتان هم متوجه آن نشوید. بنابراین، بایدهایی تعیین کنید که در یک زمان خاص، مثلا ابتدای روز، سراغ انجام همه‌ی این کارها بروید و نبایدهایی که تعیین می‌کند انجام هیچ یک نباید از چند دقیقه تجاوز کند. مثلا راس ساعت 8 صبح 5 دقیقه برای بررسی ایمیل‌ها، 10 دقیقه در سایت بورس، 15 دقیقه مشاهده‌ی پیام‌های شبکه‌های اجتماعی و… . در صورتی که بتوانید به این بایدها و نبایدها پایبند باشید، مطمئنا به اندازه‌ی زیادی پارکینسون را از خودتان دور کرده‌اید.

3_ خودتان را اذیت کنید!

قانون پارکینسون می‌گوید؛ حتی اگر زمان کمی به انجام یک کار اختصاص دهید، مغز راه خودش را برای انجام آن در زمان تعیین شده پیدا می‌کند. بنابراین بهتر است به مرور زمان انجام بعضی فعالیت‌هایی را که به نظر خودتان بیش از حد زمان‌گیر است کاهش دهید. به این صورت ذهن شما عادت کرده و مجبور می‌شود برای انجام فعالیت مورد نظر در زمان محدود، خلاقیت به خرج دهد.

نکته: چه این برنامه‌ریزی برای خودتان باشد و چه نیروهایی که در مجموعه دارید، به‌شدت توصیه می‌کنیم در آن وسواس به‌خرج ندهید. تصور نکنید کاری که همیشه در 5 ساعت انجام می‌شده می‌تواند حالا با یک ساعت زمان انجام شود. مطمئنا این برنامه ریزی‌های افراطی و بیش از حد سخت، باعث ایجاد ناراحتی‌های ذهنی و خستگی زیادی می‌شود.

احتمالا اگر آن را برای نیروهای خود به‌صورت کنترل نشده به کار ببندید، باید به مرور، شاهد ازدست‌رفتن اعضای پرکار و موفق تیم خود باشید. (این هشدار را جدی بگیرید.)

4_ هدیه بدهید

به طور کلی، هدیه دادن یکی از تکنیک‌های جذاب برای ایجاد رفتارهای مناسب در زندگی است. در مطالب قبلی هم گه‌گاه به این تکنیک اشاراتی داشتیم.

مثالی را که در اواسط این مطلب در مورد نیروی رستورانی زده شد، به یاد دارید؟ گفتیم نیروی جدید علاوه بر انجام فعالیت‌های دو نیروی قبلی، به بقیه‌ی افراد هم در انجام کارهای‌شان کمک می‌کرد. می‌دانید نتیجه‌ی این فعالیت‌های زیاد و تلاش مستمر او چه شد؟ ارتقای شغلی؟ اضافه حقوق؟ نه! نتیجه‌ی آن افزایش وظایف او بود!

این سناریو برای بسیاری از افراد تکرار می‌شود. یعنی زمانی که باید برای انجام فعالیت بیشتر از کارفرمای خود پاداش بگیرند، کارفرما تصور می‌کند که این یک فرصت عالی برای کاهش هزینه‌هاست و سعی می‌کند به نیرو وظایف بیشتری تحمیل کند. نتیجه‌ی نهایی هم کاهش رضایت و ترک شغل خواهد بود. در ادامه خیلی از نیروها هم دقیقا با استناد به همین سناریو، از انجام فعالیت‌های بیشتر در مجموعه‌ی خودشان خودداری می‌کنند.

پیشنهاد می‌کنیم برای ایجاد انگیزه چه در خود و چه نیروهای زیردست‌تان، هدیه‌هایی برای انجام سریع‌تر و البته با کیفیت‌تر کارها در نظر بگیرید. مثلا یک پاداش واقعا لذت‌بخش برای انجام سریع‌تر پروژه‌های دانشگاه می‌تواند چند دقیقه استراحت، مشاهده‌ی ویدیوی آموزشی یا سینمایی، یک خوراکی یا تفریح دلچسب و… باشد.

این هدیه برای نیروها هم می‌تواند علاوه بر موارد بالا، تشویقی، اضافه کار، حقوق بیشتر و… در نظر گرفته شود. نکته‌ی مهم این است که یادتان بماند هدیه‌ها صرفا در صورتی باید ارائه شود که کار انجام شده، علاوه بر زمان کمتر، کیفیت استاندارد و دلخواه را هم حفظ کرده باشد.

5_ به جنگ ترس‌ها بروید

نیروی فروش یک مجموعه قرار بوده برای مذاکره با مشتریان، به لیستی که مدیر به او داده رجوع کرده و با 20 نفر تماس تلفنی برقرار کند. به نظر شما چه دلیلی باعث شده او این کار مهم را از ابتدای هفته‌ی کاری تا انتهای آن به عقب بیندازد؟ جواب یک کلمه است؛ ترس؛ ترس از مکالمه‌ی تلفنی!

همه‌ی ما دچار این حالت‌ها هستیم. گاهی کارهایی در برنامه ریزی خود داریم که انجام آنها برای‌مان ترس‌های ذهنی زیادی به همراه دارد؛ اغلب هم سعی می‌کنیم از آنها فرار کرده و عقب‌شان بیندازیم. اما مشکل زمانی جدی می‌شود که برای فرار کردن از آن حاضریم زمان انجام کارهای دیگر را افزایش دهیم. این یعنی برای اینکه سراغ تلفن و لیست تماس نرویم، فعالیت حسابداری را بیشتر از آن چیزی که نیاز است طول می‌دهیم و… شاید حتی خودمان هم به خوبی متوجه این موضوع نشویم اما درهرحال، اینجاست که قانون پارکینسون کار می‌کند و تمامی زمان را به هدر می‌دهد.

بنابراین برای جلوگیری از این موضوع، سعی کنید به دل ترس‌ها رفته و کارهای ترسناک روزمره‌ی خود را در ابتدای روز انجام بدهید. اینجا بار دیگر قانون قورت دادن قورباغه برایان تریسی به کار می‌آید.

کلام آخر؛ پارکینسون در همه‌ی زوایای زندگی

گفتیم که قانون پارکینسون در قسمت‌های زیادی از زندگی ما جریان دارد. در یک جنبه‌ی زندگی زمان را از ما می‌گیرد و در جنبه‌ی دیگر باعث افزایش هزینه‌ها می‌شود. اما گستره‌ی این قانون به همین‌جا ختم نمی‌شود. به این مثال‌ها توجه کنید:

• طبق قانون پارکینسون، افزایش زمان مکالمه باعث کاهش بازخوردها و در نتیجه ردوبدل شدن صحبت‌های بی‌ارزش می‌شود،
• طبق قانون افزایش بودجه شرکت به هر مقدار هم که باشد باز مصرف می‌شود،
• و…

به عنوان کلام آخر پیشنهاد می‌کنیم برای پیدا کردن این موارد در زندگی زمان گذشته و هر یک را با راهکارهای مربوط به خود از بین ببرید. مثلا یکی از نکاتی که می‌تواند باعث افزایش ولخرجی شما شود، عدم نوشتن حساب و کتاب‌های روزانه‌تان است.

می‌توانید به عنوان یک فعالیت تنبیهی، خودتان را مجبور کنید که بعد از خرج کردن حتی یک عدد هزار تومانی، آن را در دفترچه یا تلفن همراه خود ثبت کنید. به این صورت، این کار حوصله سربر، از انجام بسیاری خرج‌های بی مورد جلوگیری می‌کند.

راهکارهای دیگر در جنبه‌های مختلف زندگی هم وجود دارد که می‌توانید با جستجو در سطح وب یا مطالعه‌ی کتاب‌های مربوط، آنها را پیدا کنید. امیدواریم از مطالعه‌ی مطلب قانون پارکینسون لذت برده باشید.