چطور شنونده فعال باشیم
دقیق گوش دادن مهارت ضروری است. که با هوش هیجانی همراه است. اکنون ببینیم چگونه باید ماهرانه صحبت‌های دیگران را بشنویم و شنونده فعال باشیم.
وقتی شما مدیر هستید، افراد زیادی با شما در ارتباط هستند: گزارش های مستقیم، پرسنل، فروشندگان واحدهای کسب‌و‌کار، تامین‌کنندگان، رئیس شما، یا حتی اعضای هیئت مدیره. هرکدام به دنبال فردی می‌گردند که مشکلات، سؤالات، نقد و یا درخواست خود را با او مطرح کنند. در بسیاری از موارد، ممکن است این گفت‌و‌گو‌ها احساسی باشند و بسیاری از آن‌ها نیازمند صبر و حوصله زیادی است.
به همین دلیل است که یکی از مهم‌ترین مهارت‌های مدیر، دقیق گوش دادن است. این بدان معنا نیست که پاسخی سرسری به طرف مقابل بدهیم؛ بلکه بدان معنا است که کلام فرد را درک کنیم.
شنوندگان خوب، رهبران بهتری می‌شوند؛ زیرا با گوش دادن به دیگران احساسات آن‌ها را تشخیص می‌دهند و آن را درک می‌کنند و زمینه ساز ایجاد اعتماد می‌شوند. این، به نوبه‌ی خود، می‌تواند موجب افزایش همسویی با اهداف شرکت، عملکرد بهتر، بهره‌وری و نوآوری شود.
گوش دادن درست، یکی از باارزش‌ترین مهارت‌هایی است که رهبر دارد.
گوش دادن درست باعث ایجاد ارزش به سخنان گوینده می‌شود، چراکه با طرف مقابل به صورت حضوری در تعامل هستید. هنگامی‌که گوینده حقایق را بازگو می‌کند و آن‌ها را بدون ترس از قضاوت، استهزا و یا نادیده گرفتن، به اشتراک می‌گذارد، باعث ایجاد احساس امنیت می‌شود. هم‌چنین گوش دادن باعث می‌شود که گوینده حس کند صدایش شنیده و درک می‌شود.
آیا شما به‌طور مؤثر ارتباط برقرار می‌کنید
مدیران می‌توانند مهارت شنونده فعال بودن و دقیق گوش دادن را (با بکارگیری و تمرین چند مهارت کلیدی بصورت روزانه در ارتباط با هرکسی از جمله زیردستان تا رئیس هیئت مدیره) مانند سایر مهارت‌های رهبری ایجاد و تقویت کنند. در این زمینه، این 5 مورد را درنظر بگیرید:
1- ایجاد محیط فیزیکی مناسب
وقتی کسی می‌خواهد درمورد یک موضوع یا ایده صحبت کند، آن را در وقت ناهار و یا در سالن شلوغ و در کافه تریا انجام ندهید. یک مکان آرام پیدا کنید که کم‌ترین حواس‌پرتی را داشته باشد. تلفن خود را در حالت سایلنت و لب تاپ را در حالت sleep قرار دهید و سعی کنید در طی صحبت‌هایتان وقفه ایجاد نشود.
2- آمادگی ذهنی
به سردی وارد یک مکالمه نشوید، در عین حال آن را بیش از حد پرتلاطم نکنید. حقایقی که درمورد موضوع مکالمه می‌دانید، مرور کنید و فرضیات را کنار بگذارید. این احتمال را بدهید که همه چیز را درمورد موضوع نمی‌دانید و زمانی که طرف مقابل اطلاعات را به اشتراک می‌گذارد، همه چیز آشکار می‌شود. خطای ناخودآگاه به سختی می‌تواند تشخیص داده شود، اما همیشه وجود دارد.
3- دریافت پیغام به طور کامل
تا حد امکان اجازه دهید طرف مقابل بدون وقفه و با سرعت مناسبش به طور کامل درمورد موضوع صحبت کند. این کار به آن‌ها نشان می‌دهد که شما مایل به شنیدن صحبت‌های طرف مقابل هستید. در طول سخنان طرف مقابل، زبان بدنی مناسب را اتخاذ کنید و بررسی کنید که آیا این زبان بدنی با پیام سخنان آن‌ها هم‌خوانی دارد یا با آن در تناقض است. هم‌چنی برای شناسایی هرگونه فیلتر داخلی که ممکن است باعث انحراف شما از دریافت پیام اصلی شود، تلاش کنید.
4- پیام را مجددا بررسی کنید
اعتبار آنچه را که می‌شنوید از طریق شناسایی مفروضات ساخته شده و تفسیر نظرات در مقابل واقعیت، بررسی و اندازه‌گیری کنید. یک راه خوب در این اینجا، کنجکاوی است. از گوینده بخواهید جزئیات بیشتری را برایتان بگوید؛ بطور مثال بگویید: بیشتر برایم توضیح دهید که بعد از کشف اشتباه چه اتفاقی افتاد؟ یا بگویید: فکر کنم که گفتیدX، درست است؟
5- متفکرانه به گوینده پاسخ دهید
توجه داشته باشید که چه نوع واکنشی، با توجه به اطلاعاتی که دریافت کرده‌اید، مناسب‌تر است. لازم نیست پاسخ، تصمیمی واضح یا راهکار مشخصی باشد. ممکن است این‌گونه باشد:
– طوفان ذهنی برای ایده‌های جدید
– تصمیم‌گیری بین گزینه‌های چندگانه
– ارائه پشتیبانی عملی و احساسی
– ارائه راهنمایی(درصورتی که به‌طور واضح درخواست شود)
– ارائه یک پاسخ صریح و حمایتی
وقتی پاسخ می‌دهید، از زبان استفاده کنید(من هدف شما را متوجه شدم). این نشان می‌دهد که شما درک می‌کنید(حسی در من ایجاد کرده است) و یا همدردی می‌کنید(اگر این حادثه برای من اتفاق می‌افتاد، من هم عصبانی می‌شدم).
یک اصل اساسی در گوش دادن فعال این است که نشان دهید پیام آن‌ها را در سطحی عمیق‌تر از یک تکان ساده سر، درک می‌کنید. خوب است که دیدگاه و احساسات افراد را (درحالی که با آن مخالف هستید) بپذیرید. ابتدا درک کنید و سپس تصمیم بگیرید.
شما در مسیر بهبود هوش هیجانی(EQ) هستید. هم‌چنین می‌توانید مطالعه کنید: 10 موردی که رهبران دارای هوش هیجانی هرگز انجام نمی‌دهند.
در تمام پاسخ‌ها، محترم و مثبت و صادق باشید. هرگز تحقیر نکنید و زود قضاوت نکنید. اگر احساس می‌کنید که وضعیت ایجاد شده را نمی‌توانید مدیریت کنید، آن را به بخشی دیگر با فرد مورد اعتمادی که برای کمک مناسب‌تر است، معرفی کنید.