موقعیت تمرینات و اجرا سخنرانی بعدی شما را همین حالا که سخنرانی امروز تمام شده و اقداماتی که قرار است بعد از آن انجام دهید تضمین می‌کنید. می‌پرسید چه طور؟ به جز آمادگی سخنران برای شروع سخنرانی که معمولا در خانه یا محل کار و با تمرین و تکرار کسب می‌شود عامل مهم و حیاتی دیگری وجود دارد که بی‌‌توجهی به آن باعث صعف و افت کیفیت سخنرانی می‌شود. این عامل مهم تجهیز و آماده‌سازی محل سخنرانی است؛ همان فاکتوری که چون سخنران مستقیما در طراحی آن دخالت ندارد معمولا نسبت به امکانات و شرایط موجود در آن بی‌توجه است. غافل از این که این چاردیواری کوچک یا بزرگ ظرفیت این که به نقطه عطف کار شما تبدیل شود را دارد و می‌تواند لحظه درخشش شما روی صحنه را رقم بزند.
همراه با دانشگاه زندگی باشید تا این بار و در مطلبی متفاوت ببینید که چه طور یک سخنران می‌تواند با تجهیز و آماده‌سازی محل سخنرانی شرایط را حتی در بدترین حالت به نفع خود تغییر دهد.
راهنما تجهیز و آماده‌سازی محل سخنرانی برای تمرین و اجرا
پیش از این که بخواهیم به چارچوب و اصول تجهیز و آماده‌سازی محل سخنرانی بپردازیم ابتدا باید مخاطب را در نظر داشته باشیم. هر نوع تغییراتی که قرار است بر سالن سخنرانی اعمال شود باید مخاطب‌محور باشد.
بر این اساس لازم است فاکتورهای زیر را هنگام اجرا هر طرح و نظری در سالن سخنرانی در نظر داشته باشیم:
- راحتی مخاطبان: آیا با این تغییر مخاطبان به راحتی و با نگاه به مستقیم شما را می‌بینند؟ یا برای دیدن شما باید مدام سر خود را بچرخانند؟ آیا با این تغییرات ظرفیت سالن سخنرانی همچنان برای این گردهمایی کفایت می‌کند؟ همه افراد قادر هستند صدا و تصویر را دریافت کنند؟
- میدان دید مخاطبان: مخاطبان با اجرا این طرح می‌توانند اسلایدها را ببینند؟ اگر قرار باشد از ابزارهای دیگری روی صحنه استفاده کنید و در صحنه جا به جا شوید همه افراد دید مناسبی از صحنه خواهند داشت؟ زبان بدن سخنران، محتوا بصری و هر آن چه سخنران به همراه دارد باید برای مخاطب به خوبی قابل دیدن باشند
- کاربرپذیری سالن سخنرانی: هر سخنرانی توقع دیدن مخاطبان فعال و کاملا سرزنده را دارد؛ اما آیا سطح یا محل قرارگیری صندلی‌ها به گونه‌‌ای طراحی شده است که افراد بتوانند از لپ تاپ استفاده کنند، روی صندلی حرکت کنند، بخورند یا چیزی بنوشند و یا به یادداشت‌برداری در سخنرانی بپردازند؟
- مجاورت مخاطبان با سخنران: فاصله مخاطبان با صفحه نمایش، صحنه و خود سخنران استاندارد است یا مخاطبان با فاصله زیادی از سخنران می‌نشینند؟ فاصله زیاد انرژی زیادی از مخاطب و سخنران برای برقراری ارتباط می‌گیرد اما کم بودن فاصله هم چندان دلچسب نیست
- سازگاری: آیا ساختار و چارچوب سالن سخنرانی با لایه‌های سخنرانی شما و برنامه‌هایی که در نظر دارید تطابق دارد؟ سخنرانی شما فضایی مباحثه‌ای دارد؛ فضا برای این نوع گفتگو طراحی شده است؟ سخنرانی شما حالت پرسش و پاسخ دارد؛ اندازه سالن سخنرانی اجازه این تعامل را به شما می‌دهد؟
انواع سبک‌های چینش صندلی و قرارگیری صحنه در سخنرانی
در سخنرانی‌ها سبک‌های مختلفی برای چینش صندلی‌ها و ایجاد گفتگو گروهی به کار گرفته می‌شود. طبیعی است که محل سخنرانی همیشه آن قدر منعطف نیست که سخنران بتواند تمام تغییرات دلخواهش را در آن پیاده کند؛ اما تا حدی می‌توانیم فضای سخنرانی را مطابق با نیازهای خودمان عوض کنیم.
چینش صندلی‌ها به سبک سالن تئاتر
مرسوم‌ترین سبک برای ارائه صفر تا صد سخنرانی، سبک تئاتری است که در آن ردیف‌های موازی صندلی پشت سر هم قرار می‌گیرند و میان آن‌ها هیچ صندلی یا وسیله اضافی وجود ندارد. با این استایل مخاطبان فقط به رو به رو نگاه می‌کنند؛ چون صحنه دقیقا رو به رو آن‌ها و به موازات ردیف‌ها قرار گرفته است. این سبک برای سخنرانی‌های بزرگی توصیه می‌شود که جریان انتقال پیام در آن‌ها صرفا یک طرفه و از سخنران به مخاطب است و افراد به استفاده از وسایل اضافی نظیر لپ تاپ معمولا نیازی ندارند.
مزایای سالن سخنرانی به سبک تئاتر
- این سبک امکان استفاده از حداکثر ظرفیت سالن را برای نشستن مخاطبان فراهم می‌آورد و از این رو برای سخنرانی‌های بزرگ و پرجمعیت بسیار مناسب است
- چون صندلی‌ها با هم قرابت زیادی دارند و فاصله افراد از هم کم است و از طرف دیگر سخنران هم فاصله چندانی با جمعیت ندارد انرژی جمع حفظ می‌شود و معمولا در بالاترین سطح خود باقی می‌ماند
معایب سالن سخنرانی به سبک تئاتر
- هیچ سطحی برای قرار دادن وسایل اضافی شرکت‌کنندگان وجود ندارد و مثلا مخاطب نمی‌تواند به راحتی از لپ تاپ استفاده نماید
- از آن جایی که در محل سخنرانی به سبک تئاتر خود به خود گوشه‌هایی به وجود می‌آید معمولا در این قسمت میدان دید کافی و مناسب نیست و تنها کسانی که در مرکز سالن قرار دارند وضعیت خوبی دارند
- زاویه‌بندی بخش‌هایی از سالن باعث شده تا قرارگیری صندلی‌ها هم کاملا مستقیم نباشد و برخی برای دیدن اسلایدها یا خود سخنران سرشان را کج کنند
- بر اساس محل قرارگیری صندلی ممکن است مسیر رسیدن به ردیف موردنظر بعد از نشستن افراد دشوار باشد
- تماس چشمی مخاطبان با یکدیگر در حد صفر است و این موضوع از هیجان و جذابیت بحث می‌کاهد
چینش صندلی‌ها به سبک کلاسی
در این سبک چینش صندلی‌ها مشابه سبک قبلی و به صورت ردیفی و به موازات یکدیگر است؛ با این تفاوت که مقابل هر چندتا صندلی یک میز قرار می‌گیرد.
مزایای سالن سخنرانی به سبک کلاسی
- میزهایی که مقابل صندلی‌ها قرار دارند فضای مناسب برای قرار دادن وسایل اضافی نظیر لپ تاپ را فراهم می‌کنند و از این نظر مخاطب امکان فعالیت بیش‌تری دارد
- ظرفیت این سبک از چینش معمولا بالا است و می‌توان با توجه به ظرفیت سالن سخنرانی و بسته به سبک سخنرانی آن را تغییر داد
معایب سالن سخنرانی به سبک کلاسی
- در این سبک هم برای کسانی که در گوشه قرار دارند میدان دید خوبی وجود ندارد
- زوایه قرارگیری صندلی‌ها گاهی مخاطبان با وادار به چرخاندن سر و تلاش به دیدن مخاطب می‌کند
- این روش مشابه با سبک تئاتر است. بنابراین مخاطبان هیچ گونه تماس چشمی با هم ندارند و شیوه بحث در این حالت هیجان‌انگیز و جذاب نیست
چینش صندلی‌ها به سبک سالن جلسات
این سبک شامل قرارگیری یک میز بزرگ در مرکز اتاق و سپس چینش صندلی‌ها مقابل بکدیگر است. ساختاری که به این ترتیب به وجود می‌آید هم می‌تواند مستطیل شکل باشد و هم به شکل دایره باشد.
این سبک که کاملا بر خلاف دو سبک قبلی است مزایا و معایبی دارد:
مزایای سالن سخنرانی به سبک سالن جلسات
- میز به شرکت‌کنندگان امکان قرار دادن لپ تاپ و وسایل اضافی را می‌دهد
- بی‌نهایت تماس چشمی بین مخاطبان برقرار می‌شود که برای بحث‌های گروهی بی‌نظیر است
معایب سالن سخنرانی به سبک سالن جلسات
- برای افراد اصلا دید مناسبی جهت دیدن اسلایدهایی که مستقیم و در مرکز و بالای سالن قرار گرفته وجود ندارد
- چندکاره بودن این سبک از چینش سالن سخنرانی (تمرکز روی لپ تاپ و نوشتن و سپس نگاه به سخنران) باعث حرکات پیوسته سر و بدن و افت زودرس انرژی مخاطبان می‌شود
- بسته به شکل و ساختار میز (مستطیل، مربع و…) افرادی که در گوشه‌های انتهایی میز قرار دارند احساس جداافتادگی از جمع دارند و معمولا با دیگران تعاملی نخواهند داشت. میز دایره‌ای این مشکل را برطرف می‌سازد
