همیشه همه چیز طبق میل ما در سخنرانی پیش نمی‌رود؛ خصوصا وقتی که سخنرانی در حال برگزاری باشد و هر اتفاقی که بیفتد همچون آبی است که هرگز به جوی بازنمی‌گردد! به طور معمول پیش از سخنرانی آمادگی‌های زیادی صورت می‌پذیرد تا این که روند سخنرانی به بهترین شکل ممکن صورت پذیرد. مثلا نهایت تلاش را طی یک برنامه‌ریزی برای مشارکت دادن مخاطب به کار می‌بریم و یا سعی می‌کنیم از انواع سخنرانی و شیوه‌های نوین آن استفاده کنیم تا کار ما رنگ و لعاب تازه‌ای داشته باشد. با این حال و با وجود چالش‌های متعددی که در این راه وجود دارد همچنان نیاز اساسی برای برنامه ریزی بهتر سخنرانی در هر شرایطی احساس می‌شود.
برنامه ریزی بهتر سخنرانی شامل هر موردی می‌شود. از زمان‌بندی برای سخنرانی تا اشیا و موادی که به عنوان ابزارهای کمکی استفاده می‌کنیم. از طراحی اسلایدها تا برنامه‌هایی که برای تعامل با مخاطبان در نظر داریم. در ادامه چند نکته نجات‌بخش برای برنامه‌ریزی بهتر سخنرانی می‌خوانید که احتمالا در یک سخنرانی حرفه‌ای به دردبخور خواهند بود.
7 نکته نجات‌بخش برای برنامه ریزی بهتر سخنرانی
دست کم 50 درصد از سخنرانی به واسطه برنامه ریزی مناسب و صحیح شما پیش می‌رود. هر سخنران هنگام نوشتن متن سخنرانی باید چند برابر واژگانی که قرار است روی پهنه کاغذ جا خوش کنند کلمه و جمله در سر داشته باشد. اصلا سخنران باید مشابه با یک سناریو مستقل به سخنرانی نگاه کند و به ازای هر سکانس‌بندی در سخنرانی، متن‌های متعدد و act یا حرکت‌های گوناگون داشته باشد.
همیشه در حالت آماده‌باش باشید!
سخنرانان حرفه‌ای همواره توصیه می‌کنند به عنوان یک سخنور و کسی که قرار است با فن بیان خود سخنرانی کند داستان‌های زیادی به همراه داشته باشید. داستان‌هایی نه فقط از جنس متن، بلکه از جنس ویدیو، تصویر و…
خیلی از سخنرانی‌ها از روی متن ارائه می‌شوند و حتی در برخی از موارد ما ملزم به این هستیم که برای یک مراسم رسمی، با استفاده از متن سخنرانی کنیم. به منظور ارائه یک سخنرانی از روی متن فوق العاده، همواره به لحن خود توجه کنید. شما می توانید از نشانه هایی نظیر درشت نویسی، کج نویسی یا قرار دادن عبارات در پرانتز برای مشخص نمودن لحن های مختلف استفاده کنید. همچنین ضروری است که با علامت گذاری بر روی متن قسمت هایی که باید با لحن متفاوتی بگویید را مشخص کنید.
برنامه ریزی برای سخنرانی را بلافاصله شروع کنید!
به محض آن که سخنرانی شما برای یک موضوع خاص قطعی شد برنامه ریزی را شروع کنید. سخنرانی فرآیندی نیست که با وجود سطح بالای مهارت شما، خیلی راحت و در ساعات کوتاهی جمع و جور شود.
برای آن دسته از سخنرانان مبتدی که هنوز در ابتدای راه هستند بهتر است فرضیه‌سازی و نظریه‌پردازی را طی تمرینات متعددی که پیش از قطعی شدن سخنرانی دارند آغاز کنند. هر چه قدر زودتر برنامه ریزی بهتر سخنرانی را شروع کنید زمان بیش‌تری را برای پرداختن به تمرین اصلی سخنرانی ذخیره کرده‌اید.
برنامه ریزی سخنرانی را گام به گام پیش ببرید
اغلب ما فکر می‌کنیم دیگر آن قدر با تجربه شده‌ایم که نخواهیم برای هر سخنرانی مختصری همچون روزهای اول تمرین و تکرار داشته باشیم؛ غافل از این که سخنرانی پر است از این تله‌هایی که درست در جایی که انتظارش را نداشتیم ما را گرفتار می‌کند.
به طور کلی شروع برنامه‌ریزی می‌تواند هولناک و وحشت‌آور باشد. همین که سخنران با یک لیست طولانی از کارهایی که باید انجام داده شوند رو به رو می‌شود به مرور زمان اعتماد به نفس خود را از دست می‌دهد و ممکن است این موضوع روی کیفیت سخنرانی نهایی اثر بگذارد. از این رو توصیه می‌کنیم:
- نکات کلیدی سخنرانی را از قبل پیش‌نویس کنید
- برای کل بدنه سخنرانی خود، سه بخش ساختاری اساسی در نظر بگیرید
- برای این که سند و مدرک محکمی جهت اثبات ساختار سخنرانی خود داشته باشید آن را به سه بخش کلی تقسیم کنید
- آغاز سخنرانی را به طور جداگانه و جذاب‌تر برنامه ریزی کنید
- در صورت لزوم با استفاده از ابزارهای پاورپوینت، مطالب را دسته‌بندی کنید
از طوفان مغزی بر حذر باشید!
هر چند که ایجاد طوفان مغزی همواره بار مثبت به همراه داشته است اما برای برنامه ریزی بهتر سخنرانی ایجاد طوفان مغزی توصیه نمی‌شود. البته نباید طوفان مغزی را با نقشه‌پردازی ذهنی اشتباه گرفت؛ چرا که در طوفان مغزی به انتظار ایده‌های جدیدی هستیم که بر ذهن خطور می‌کنند اما در نقشه‌پردازی ذهنی با همان ایده‌هایی که در اختیار داریم سر و کار داریم.
هنر سخنرانی، انتخاب همان موضوع مورد نیاز مخاطبان و آرایش آن با دیتا و اطلاعات موجود است. در سخنرانی، خصوصا اگر قرار باشید سخنرانی‌های ignite ارائه دهید اصل بر گلچین کردن اطلاعات است؛ نه جمع‌آوری اطلاعات!
پیش از این که احساس آمادگی کردید، تمرین و اجرا کنید!
خیلی از سخنرانان زمان موجود را با جمع‌آوری اطلاعات بلااستفاده از دست می‌دهند. در حالی که سخنران تنها به گلچین کردن اطلاعات نیاز دارد و زمانی که جریان اولیه سخنرانی شکل گرفت باید با آن همراه شد!
طی تمرین و اجرا است که سخنران متوجه می‌شود چه مقدار زمان نیاز دارد و چه قدر از زمانی که در اختیارش قرار گرفته است را می‌تواند صرف برنامه‌های دیگر کند. اگر فردی مشتاق و هوشیار در اطراف خود دارید از او بخواهید تا به اجرا و نحوه پیاده‌سازی برنامه‌ریزی شما توجه نماید.
در مورد طوفان مغزی بیشتر توضیح بدین لطفا