آماده‌سازی متن یک سخنرانی مواد خاصی چیزی جز یک ذهن متمرکز، جستجوگر و خلاق و برخی از پارامتر‌های فیزیکی نمی‌خواهد؛ اما گاهی همین فکر معمولی شما ممکن است برای دیگران سخنرانی را پیچیده کند و فهم مطالب دشوار شود. همین موضوع باعث می‌شود تا سخنران نگران شود و برای این که محتوای قابل فهمی تولید کند رویه کار را عوض کند و زمان بیش‌تری را صرف تولید متن و انتخاب موضوع سخنرانی کند. در همین مسیر و طبق تجربه مشخص شده که ساده سازی محتوای سخنرانی معمولا نتیجه عکس داده است و سطح علمی آن را پایین آورده است. تا جایی که برخی سطح سخنرانی شما را در حد عوام و عموم مردم یا زیر دیپلم تلقی می‌کنند!
حالا سخنران در یک دوراهی سخت قرار می‌گیرد؛ این که سطح علمی سخنرانی را برای فهم ساده‌تر پایین بیاورد و یا با حفظ سطح علمی و پیچیدگی سخنرانی همان رویه را ادامه دهد؟
برای پاسخ به این سوال، دانشگاه زندگی راهنمای کاملی در اختیارتان قرار می‌دهد و کمک می‌کند که در عین ساده کردن محتوا و فهم صحیح آن توسط مخاطب، سطح علمی مطلب حفظ شود.
ساده سازی محتوای سخنرانی بدون این که سطح علمی افت کند
در ارتباط با ساده‌گویی، سخنرانان مشهور نظرات مختلفی دارند:
- Oliver Wendell Holmes می‌گوید: من به نقطه مقابل پیچیدگی یعنی سادگی اهمیتی نمی‌دهم؛ اما حاضرم زندگی‌ام را بدهم تا علاوه بر پیچیدگی، به سادگی در عین پیچیدگی برسم!
- Alan Perlis معتقد است: شاید سادگی نتواند از پیچیدگی محتوا در سخنرانی سبقت بگیرد؛ اما قطعا سادگی، پیچیدگی را دنبال می‌کند!
با این اوصاف متوجه می‌شویم که به طور کلی دو نوع سادگی در سخنرانی‌ها وجود دارد: اول از همه سادگی‌هایی که باعث می‌شود مطلب را خیلی زود دریافت کنیم. نوع دوم از سادگی آن دسته از توصیف است که باعث می‌شود یک مطلب بر خلاف ظاهر دشواری که دارد به مرور قابل فهم شود.
برای فهم بهتر ساده سازی محتوای سخنرانی سوارکاری را تصور کنید که در حال آموزش سوارکاری در مراحل اولیه است. در این مرحله و هنگام نشستن روی اسب اولین و مهم‌ترین قانون، پایین بودن پاشنه پا برای کنترل بهتر اسب است. حالا مربی‌ای را تصور کنید که دائما فریاد می‌زند “پاشنه پایین، پاشنه پایین!” این شیوه آموزشی ممکن است سطحی به نظر برسد و درک آن خیلی ساده باشد اما خود هنرجو ممکن است به هر دلیلی که هرگز نمی‌فهمد در پایین نگه داشتن پاشنه پا ناموفق باشد؛ مثلا به درستی روی اسب ننشسته باشد و اصول اولیه را رعایت نکرده باشد و بنابراین نتواند با پاشنه پا و پایین نگه داشتن آن، اسب را مدیریت کند.
حالا شیوه ارائه این آموزش را طور دیگری تصور کنید. طوری که مربی به جای یک آموزش ساده و سطحی، با استفاده از فنون بیان نظیر استعاره هنرجو را به سمت قرار دادن موقعیت مناسب پاشنه هدایت کند:
خودتان را نظیر یک درختی بدانید که در خاک مدت‌ها است که ریشه دوانده است. این ریشه‌ها آن قدر باید در خاک جاگیر شوند و مستحکم باشند تا شاخه‌ها بدون خم شدن کمر درخت در آسمان برافراشته شوند.
چه طور به ساده سازی محتوای سخنرانی برسیم؟
ساده گفتن متن سخنرانی یک تعهد پیچیده ما نسبت به مخاطبانمان است. قبلا هم در ارائه قابل فهم داده‌ها در سخنرانی به این موضوع اشاره کردیم و گفتیم به طور معمول سخنران به سرعت داده‌ها را مرور می‌کند و یکی پس از دیگری از اسلایدها گذر می‌نماید. این وسط مخاطب مانده است وهزاران علامت سوالی که با دیدن گراف‌ها در ذهنش به وجود آمده است: چرا این مقدار بالا/پایین/ زوج/ منفی و …شد؟ چرا به این دیتا در این مرحله نیاز داریم؟ و…
مسلما هیچ سخنرانی نمی‌تواند به تمام سوالات تمام مخاطبان خود پاسخ دهد؛ اما با یک آینده‌نگری هوشمندانه می‌توان حین تدوین و انتخاب داده‌ها “چرا” یا “چگونه”های ذهن مخاطبان را پیش‌بنی کرد.
هسته اصلی ایده خود را پیدا کنید
منظور از ساده سازی محتوای سخنرانی پیدا کردن هسته اصلی ایده است و منظور از رسیدن به ایده اصلی یک بررسی موشکافانه است که طی آن بتوانیم به اصل کلام و هدف اصلی پی برد. آن چیزی که معمولا به عنوان هسته اصلی عنوان می‌شود کلید اصلی سخنرانی شما است و بنابراین باید خودتان پیش از خود مخاطب آن را درک کرده باشید.
به نمونه‌های زیر که دقیقا در دو نقطه مقابل یکدیگر قرار دارند توجه کنید:
- سطحی: نیرو‌های کاری دستیاران خوبی برای خدمت به مشتری هستند
- پیچیده و ساده‌سازی شده: همیاری منابع انسانی در تمام محیط‌های عملیاتی افزایش پیدا کردند تا بتوانیم با حداکثر فشار به مشتریان خود خدمات بدهیم
مدل‌سازی کنید
یک راه برای ساده سازی یک محتوای پیچیده بدون کاهش سطح علمی آن استفاده از الگوها و یا ساختن مدل است. مثلا در باب شخصیت‌شناسی همه ما می‌دانیم که تیپ‌های شخصیتی زیادی در دنیا وجود دارد. شاید تشریح این تیپ‌ها با استفاده از مدل یا الگویی که بتواند به سادگی ارتباط میان هر یک را با هم روشن کند بهترین گزینه باشد. استفاده از مدل چند مزیت مهم در ساده‌سازی محتوای سخنرانی دارد:
- فشرده‌سازی اطلاعات: بسیاری از اطلاعاتی که شاید به صورت جداگانه باید درباره آن‌ها مطالب را ارائه دهیم نقاط مشترک زیادی با هم دارند. با استفاده از مدل می‌توانیم تنها در موارد تفریقی به بررسی جداگانه بپردازیم
- تنظیم‌بندی داده: با استفاده از یک مدل یا الگو، مطالب به سادگی بر اساس ترتیب زمانی، اولویت و ارتباطی که دارند ردیف می‌شوند و بنابراین از این نظر بهتر قابل‌فهم هستند.
